Ongoing

Ongoing Warehouse är ett webbaserat, standardiserat Warehouse Management System (WMS) för företag verksamma inom tredjepartslogistik (så kallat 3PL). Kommunikation mellan Specter och Ongoing sker mellan Specters API och Ongoings API.

Är ni intresserade och vill veta mer om vad en koppling till Ongoing innebär så kan ni läsa mer här.

Starta med din integration mot Ongoing

Innan ni kan börja använda er integration mellan Ongoing och Specter måste ni ha gått igenom så att följande punkter är uppfyllda.

• De uppgifter ni har fått via e-post av oss (SBMid och MD5-nycklar) skall ni vidarebefordra till ert tredjepartslager. 
  
  
• Skicka in de uppgifter (GoodsOwnerCode, GoodsOwnerId, LoginName, Password och WmsServiceURL) som ni har mottagit från ert tredjepartslager till Specter.
  
  
• Specter har möjlighet att sätta upp att kundorder, inköpsorder och/eller artiklar skall skickas per automatik till Ongoing i kopplingen. Vi rekommenderar vanligtvis att artiklarna överförs per automatik.
  
  
• I de fall ni har multilager, alltså fler än ett lager i ert Spectersystem, så har ni möjlighet att välja vilket/vilka lager som skall vara kopplade till Ongoing.
  
  
• Specter behöver även få veta från vilket leveransdatum som ordrarna i ert spectersystem skall börja skickas över till Ongoing. Tänk noga igenom vilket startdatum ni vill att vi sätter då all data (kundorder och inköpsorder) skickas över från datumet ni anger.
  
  
• Kontrollera och/eller skapa leveranssätten i ert Spectersystem om ni vill få med det till Ongoing. För att leveranssätten skall matchas korrekt så måste motsvarande transportör och transportkod vara upplagd i Ongoing.
  
  
• Kontakta ert tredjepartslager för att säkerställa vilken version av Ongoing de använder för att ni i er tur skall veta vilken information som de har stöd för att skicka över till Specter.
  
  
• Om annan valuta utöver SEK skall användas så måste valutan finnas upplagd både i Ongoing och i Specter.

Leveranssätt

Kontrollera och/eller skapa leveranssätten i ert Spectersystem om ni vill få med det till Ongoing. För att leveranssätten skall matchas korrekt så måste motsvarande transportör och transportkod vara upplagd i Ongoing.

Transportörer och leveranssätt som lagts upp i Ongoing

För att leveranssätt och transportör skall matchas mellan Ongoing och Specter så kontrollerar ni att både kod och servicekod (se bild ovan) i Ongoing stämmer överens med valt fraktsätt i Specter (se bild nedan).

Om ni inte vet vilka transportörer ert tredjepartslager använder sig av så måste ni kontakta dem och fråga.

Om en webbutik skickar en order till Specter så kan de använda den externa nyckel som kan anges på ett leveranssätt för att tala om med vilket leveranssätt som skall användas för ordern.

Export av artiklar

Specter skickar över nya och uppdaterade aktiva artiklar vid varje export. Artikelexporten sker varje halvtimma måndag till fredag 07:00 - 20:00 med start 07:00.

Följande fält på artikeln skickas över till Ongoing:

• Artikeltyp
• Artikelnummer
• Benämning
• Leverantörens artikelnummer
• Streckkod
• Intrastatnummer
• Vikt
• Volym

Viktigt att tänka på!
Vår artikelintegration till Ongoing är en envägssynkronisering, vilket innebär att data som läggs in i ert Spectersystem går över till Ongoing men uppdateringar som görs i Ongoing på artiklarna går inte över till ert Spectersystem. Det är därför viktigt att ert Spectersystem innehåller korrekt och uppdaterad artikelinformation.

Textartiklar

I Specter finns begreppet textartikel. En textartikel är en artikel som inte har någon koppling till lagret. Gå till hjälpavsnittet "Vad är en textartikel?" för att läsa mer om textartiklar i Specter.

Om en order som innehåller en eller flera textartiklar skickas över till Ongoing så kommer dessa artiklar inte att få stämpeln "Att plocka" eftersom de betraktas som att de inte är lagerförda vilket i sin tur medför att artikeln varken plockas av lagret eller finns med på återrapporteringen av leveranser till Specter.

För att undvika att textartiklar förekommer i systemet så är det viktigt att skapa upp artiklarna i artikelregistret i Specter.

Fraktartiklar

Det är vanligt förekommande att webaktörer som integrerar mot Specter skickar in separata orderrader med artiklar för frakt samt kostnad för eventuellt betalsätt.

För att denna typen av artiklar inte skall skickas över till Ongoing så är det viktigt att de först skapas upp som en faktisk artikel i Specter och inte ligger som en textartikel (se stycket om textartiklar ovan).

När denna typen av artiklar skapas upp skall de skapas med artikeltyp "Tjänst / Ej planerbar". Den artikeltypen talar om för systemet att artikeln ej skall plockas hos Ongoing.

Valutor

Om annan valuta utöver SEK skall användas så måste valutan finnas upplagd både i Ongoing och i Specter. Finns inte valutan upplagd i Ongoing så kommer den inte med på ordern till Ongoing.

Valutor upplagda i Ongoing

Export av kundorder

Kundorder kan skickas manuellt eller automatiskt till Ongoing. Exporten sker måndag till fredag 05:00 - 21:00, varje kvart med start 05:00.

Följande fält på order skickas över till Ongoing:

Utlämningsställe (på order) som skickas in till Specter från webshop skickas vidare till ongoing.

Om ordern skickas manuellt så görs det genom att man i sitt Spectersystem för muspekaren över ordernumret och där klickar man på knappen "Skicka order till tredjepartslager".

När ordern är skickad till Ongoing så ändras knapptexten till "Uppdatera order hos tredjepartslager". Texten "Ej skickad" ändras och datum samt tid för när ordern skickades visas.

OBS: Vid förändring i Specter av en skickad order , så måste man klicka på knappen "Uppdatera order hos tredjepartslager". När man klickat på knappen så går den uppdaterade ordern över till Ongoing.

En kundorder kan uppdateras tills det att Ongoing har rapporterat att den är fullt levererad. En kundorder som avbryts i Specter makuleras i Ongoing vid nästkommande orderexport förutsatt att den automatiska exporten är aktiverad.

Viktigt att tänka på!
Om en order skall makuleras får ni endast avbryta ordern genom att klicka på den röda fyrkanten till höger om ordern i Specter.

Anledningen till att ni inte skall ta bort ordern genom att klicka på soptunnan är på grund av att ordernumret tas bort i Specter och återanvänds vid nästkommande order vilket det inte gör i Ongoings system. Detta medför att den nya ordern i Specter inte kan skickas över till Ongoing på grund av att ordernumret redan är taget av den makulerade ordern.

Om detta ändå inträffat så måste ni kontakta ert tredjepartslager så att de får ändra ordernummer på den makulerade ordern så att den nya ordern kan skickas över från Specter.

En makulerad order visas inte som standard i orderlistningen i Ongoings system såvida man inte har ställt in att man vill visa makulerade ordrar. Om inställningen är aktiv så visas makulerade ordrar längst ner i orderlistningen.

Utleverans av kundorder

En kundorder som skickats över till Ongoing, antingen manuellt eller per automatik, behandlas av ert tredjepartslager. När tredjepartslagret gjort leveransen av ordern så skickas informationen tillbaks till ert Specterssystem. Kundordern i Specter levereras då ut, helt eller delvis.

Här visas en helt inlevererad kundorder

Det finns också möjlighet för Ongoing att skapa fakturan i Specter i samband med att de gör utleveransen av kundordern. Har man integration mot Klarna så aktiveras även klarnafakturan i det läget.

Om ni vill att fakturan skall skapas i Specter, i samband med att Ongoing gör inleveransen av kundorder, så måste ni kontakta Ongoing.

Export av inköpsorder

Om inköpsordern skickas manuellt så görs det genom att man i sitt Spectersystem för muspekaren över ordernumret och där klickar man på knappen "Skicka inköpsorder till tredjepartslager".

När inköpsordern är skickad till Ongoing så ändras knapptexten till "Uppdatera inköpsorder hos tredjepartslager". Texten "Ej skickad" ändras och datum samt tid för när ordern skickades visas.

Vid förändring av en skickad inköpsorder så måste man klicka på knappen "Uppdatera inköpsorder hos tredjepartslager" såvida man inte har den automatiska exporten av inköpsorder aktiverad. Om man har den automatiska exporten av inköpsorder aktiverad så kommer förändringar att skickas automatisk till Ongoing. Den exporten sker måndag till fredag 05:35 - 20:35 varannan timme med start 05:35.

En inköpsorder kan uppdateras tills Ongoing har rapporterat att den är fullt inlevererad. En inköpsorder som tas bort i Specter, makuleras i Ongoing vid nästkommande export. Viktigt att notera är att om man tar bort en inköpsorder i Specter kommer inköpsordernumret att återanvändas när en ny inköpsorder skapas. När inköpsordern skickas över till Ongoing så kommer Ongoing att meddela att denna inköpsorder redan existerar.

Om detta ändå inträffat så måste ni kontakta ert tredjepartslager så att de får ändra inköpsordernummer på den makulerade inköpsordern så att den nya inköpsordern kan skickas över från Specter.

Inleverans av inköpsorder

En inköpsorder som skickats över till Ongoing, antingen manuellt eller per automatik, behandlas av ert tredjepartslager. När tredjepartslagret gjort leveransen av inköpsordern så skickas informationen tillbaks till ert Specterssystem. Inköpsordern i Specter levereras då ut, helt eller delvis.

Här visas en delinlevererad inköpsorder

Export av internbeställning

En internbeställning kan endast skickas manuellt till Ongoing genom att man i sitt Spectersystem för muspekaren över internbeställningsnumret och där klickar man på knappen "Skicka /uppdatera order hos tredjepartslager".

Vid förändring av en skickad internbeställning så måste man klicka på knappen "Skicka /uppdatera order hos tredjepartslager".

En internbeställning kan uppdateras tills Ongoing har rapporterat att den är fullt levererad. En internbeställning som tas bort i Specter, makuleras i Ongoing vid nästkommande export. Viktigt att notera är att om man tar bort en internbeställning i Specter kommer internbeställningsnumret att återanvändas när en ny internbeställnings skapas och exporteras till Ongoing. När internbeställningen skickas över till Ongoing så kommer Ongoing att meddela att denna internbeställning redan existerar.

Om internbeställningen ändå tagits bort så måste ni kontakta ert tredjepartslager så att de får ändra internbeställningsnummer på den makulerade internbeställning så att den nya internbeställningen kan skickas över från Specter.

I dagsläget skickas endast de internbeställningar, vars lager som är aktiva i kopplingen och som står som "Från"-lager, vidare till Ongoing. Om aktiva lager mot Ongoing står som "Till"-lager på internbeställningen så ges inte möjligheten att skicka över internbeställningen till Ongoing. I hjälpavsnittet "Sök/skapa internbeställning" kan du läsa mer om hur du skapar en internbeställning i ditt Specterssystem.

Lagerjustering

I Ongoing finns möjlighet att aktivera ett anrop som gör att lagersaldot på artiklarna i Ongoing skickas över till Specter med visst tidsintervall. Ongoing kan ställa in när uppdateringen av lagersaldo skall göras och vi rekommenderar att den görs under natten.

I de fall där lagersaldot inte stämmer överens mellan Ongoing och Specter så måste ni säkerställa, med ert tredjepartslager, hur lagersaldot skickas från Ongoing då de står som master för lagersaldot.

Track & Trace

Om ditt tredjepartslager/Ongoing skickar över leveransuppgifter till Unifaun så kan Specter ta emot information som kan användas för att spåra slutkundens sändning.

Tag kontakt med ditt tredjepartslager/ Ongoing för att kontrollera om de kan skicka över informationen och ta sedan en dialog med oss så att vi kan konfigurera ditt konto på vår sida.

Ni kan också läsa vidare om hur ni sätter upp er e-postmall för leverans så att ni får med en eventuell spårningslänk.