Uppstart Ekonomikoppling - Fortnox Plus

Denna guide beskriver hur integrationen mellan Specter och Fortnox fungerar om ni använder vårt Fortnox Plus-paket som inkluderar både synk av verifikat och skapande av fakturaunderlag, vilka förutsättningar som krävs och hur data synkroniseras för att hålla din bokföring uppdaterad i realtid.

Info om Ekonomikopplingen

Ekonomikopplingen är en automatiserad brygga som minskar manuell hantering och risken för fel. Integrationen hanterar två huvudflöden:

• Verifikat: Dina verifikat skapas automatiskt direkt i Fortnox baserat på de affärshändelser som sker i Specter Klicka här för att se listan över alla affärshändelser som bokförs.

• Fakturaunderlag: Synkroniserar kundfakturor direkt till Fortnox.

Beställning och aktivering

Du beställer enkelt integrationen via [e-mail] eller direkt via vår webbshop. När beställningen är lagd får ni all relevant information från oss.

Skapandedatum styr synkroniseringen

För att undvika dubbelbokning eller saknade verifikat är det avgörande att förstå hur integrationen väljer ut data.

Huvudregel: Det är verifikatets skapandedatum i Specter som styr om det skickas till Fortnox, inte dess bokföringsdatum (verifikationsdatum).

Exempel vid månadsskifte: Om integrationen startar 1 april och du den 2 april registrerar en inbetalning med bokföringsdatum 30 mars, kommer denna att skickas till Fortnox då händelsen skapades efter kopplingens start.

SIE-fil: Vid flytt av bokföring ska SIE-filen läsas in i Fortnox precis före kopplingens startdatum.
Stäng perioden: Månaden före startdatum ska slutställas och stämmas av manuellt i Fortnox. Inga manuella konteringar ska göras i Specter efter kopplingens start.

Systeminställningar och Konfiguration

Innan start måste inställningarna i båda systemen synkroniseras för att säkerställa korrekt dataflöde.

Verifikationer och Bokföring

Hanteringen av verifikationer styrs primärt av inställningarna i Specter.

Verifikationsserier: Måste vara identiska i båda systemen. Inställningen i Specter (Ekonomi > Inställningar > Verifikationsserier) styr vilken serie som används i Fortnox och vilken benämning den får. Du kan läsa mer om Verifikationsserier här.

Resultatenheter (Kostnadsställen): Specters "Resultatenheter" motsvarar "Kostnadsställen" i Fortnox. Dessa måste skapas upp manuellt i Fortnox med identiska koder/namn för att matchningen ska fungera.

Automatisk kontohantering: Om ett konto saknas i Fortnox skapas det automatiskt vid den första synkroniseringen. Observera att kontot skapas utan momskod, vilket innebär att du vid behov behöver komplettera detta manuellt i Fortnox. Om kontot redan finns i Fortnox hämtas och används de befintliga kontouppgifterna automatiskt.  

Fakturainställningar

Fakturanummer: Viktigt! Numren i Fortnox fakturaserie måste vara högre än de som finns i Specter för att undvika krockar.

Standardisera betalsätt: Skapa ett nytt standardiserat betalsätt i Specter och koppla detta till Fortnox. Detta säkerställer att transaktionerna landar på rätt ställe i din bokföring. Du kan läsa mer om hur du går tillväga i vår guide: Standardiserade betalsätt 

E-postadress för faktura: Om ni använder en specifik e-postadress för fakturautskick måste denna vara registrerad på respektive kundkort i Fortnox.

Avrundning: Kontrollera att reglerna för avrundning är identiska i Specter och Fortnox. Om dessa skiljer sig åt finns risk för differenser mellan fakturorna.. Du hittar avrundningsregler i Specter via Inställningar > Ekonomi > Valutor. 

Decimaler: Om ni säljer produkter med hög precision (t.ex. vikt eller volym), rekommenderar vi att ställa in Fortnox på 3 decimaler i fältet "Antal" istället för standardvärdet 2.

Skapa order i Specter för fakturautkast i Fortnox

Här beskrivs hur data överförs från Specter till Fortnox och vilken logik som styr de olika flödena.

Generera fakturautkast (Betalsätt FX)

För att en order i Specter ska skapa ett underlag i Fortnox används följande logik:

• Identifierare: Välj betalsättet Fortnox (FX) på ordern i Specter.
• Trigger: När ordern sätts till status Levererad i Specter skapas ett fakturautkast automatiskt i Fortnox.
• Synkronisering: Integrationen hämtar fakturaunderlag var 15:e minut baserat på identifieraren "FX".
• Automatiserat flöde vid leverans: Du kan låta fakturan bokföras och skickas till kund direkt vid leverans. I leveransvyn markerar du rutorna "Bokför intäkt vid leverans" och "Skicka faktura direkt vid utleverans". Då hanteras både intäktsbokföringen och fakturadistributionen automatiskt i ett och samma steg.

Övriga betalsätt

Transaktioner som inte sker via betalsättet "Fortnox (FX)" skapar ekonomiska händelser i Specter som genererar ett verifikat (istället för fakturautkast) vilket sedan överförs till Fortnox.

Uppdatera betalsätt på befintliga ordrar före utleverans

När integrationen aktiveras är det viktigt att se över de ordrar som redan ligger öppna i Specter och som ni avser ska generera fakturautkast i Fortnox. Detta behöver göras innan ni genomför utleverans av ordern.
Gå igenom era öppna ordrar i Specter och identifiera vilka som ska synkroniseras till Fortnox. För dessa specifika ordrar måste ni säkerställa att betalsättet är ändrat till det nya Fortnox (FX) innan leverans sker. 

Varför? Ordrar skapade före integrationen har kvar sina gamla betalsätt. Om de levereras med ett gammalt betalsätt kommer inget fakturaunderlag att skapas i Fortnox.

Övriga ordrar: Ordrar med andra betalsätt (exempelvis direktbetalningar, kortbetalningar eller förskottsfakturor) som ska bokföras som vanliga verifikat i Fortnox, påverkas inte av detta och ska inte ändras. Dessa synkas över som verifikat, efter att kopplingen startats.

Datasynkronisering (Fältmappning)

Kunddata

Befintliga kunder matchas mellan systemen baserat på namn och ort. Om kunden inte hittas skapas ett nytt kundkort automatiskt.
Fält som synkas: Namn, Fakturaadress och E-post.

Detaljer i fakturautkastet

Fält i Specter	Information / Logik i Fortnox
Artikelhantering	Samtliga artiklar överförs som textrader (sparas ej i Fortnox artikelregister).
Benämning	Benämning från Specter
Enhet & Antal	Överförs direkt till respektive rad i Fortnox.
Försäljningskonto	Styrs av inställningar i Specter i kombination med momssats per rad.
Artikelkommentar	Följer med som en extra textrad under artikeln.
Valuta & Kurs	Valutan hämtas från Specter, men kursen hämtas från Fortnox register.
Pris & Rabatt	Netto- eller bruttopris samt eventuella radrabatter överförs.
Fakturadatum	Det datum som väljs i Specter används i Fortnox.
Förfallodatum	Sätts automatiskt av Fortnox baserat på kundens betalvillkor i Fortnox.
Publicerad kommentar	Landar på “fakturatext” i Fortnox
Vår referens	Vår referens
Kundreferens	Er referens
Orderreferens	Ert ordernummer