Bokföring, direktbokföring - hur fungerar det?

Hjälptexten nedan beskriver för vilka affärstransaktioner det skapas verifikat i Specter samt även för vilka affärstransaktioner det inte skapas verifikat.

När skapas det verifikat/konteringar?

Grundprincipen är att så fort en bokföringspåverkande händelse äger rum så bokförs den i huvudboken. Bokföringspåverkande händelser är tex:

• Skapande av kundfaktura och leverantörsfaktura
• Förändring av fakturastatus från obetald till inbetald/utbetald
• Bokföring när man ångrar en inbetalning/utbetalning på en faktura.
• Bokföring av kostnad sålda varor vid FIFO
• Bokföring av förskottsbetalning av kundorder med hänglås
• Skapande av dagsavslut för Specter Kassa

Skapande av kundfaktura och leverantörsfaktura 

Oavsett om det är en kundfaktura eller leverantörsfaktura, samtidigt som det skapas en

• förskottsfaktura,
• leveransfaktura,
• slutfaktura
• kreditfaktura

så skapas verifikat i huvudboken per automatik. 

Detta gäller både när en faktura skapas via Specters gränssnitt (eller när ett externt system skickar in en signal som gör att Specter skapar en faktura vid tex utleverans).

Kundfakturan bokas mot kundfordringskonto, försäljningskonto och ev. momskonto. 

Leverantörsfakturan bokas mot leverantörsskuldskontot, utgiftskonto och ev momskonto.

Förändring av fakturastatus från obetald till inbetald/utbetald

Samtidigt som en faktura markeras som betald - det spelar ingen roll om detta sker manuellt, via anrop eller via filinläsning - så skapar Specter ett verifikat per automatik i huvudboken. 

För att underlätta avstämningen av ert bankkonto har vi säkerställt att de transaktioner som med fördel kan buntas ihop kommer att göra det. Tex

1. Om du bokför ett antal transaktioner som tillhör samma post på ditt bankkonto, tex bankgiro-inbetalningar, märk upp varje inbetalning med ett och samma referensnummer, tex BGCs Id-nummer eller något annat unikt ID. När man senare ska stämma av bankkontot i Specter med bankkontoutdraget kan Specters rapport "Kontoanalys" slå ihop alla rader som har samma referensnummer. Inbetalningen bokas mot kundfordringskonto och bankkonto som vanligt.
2. Om en betalleverantör skickar anrop till Specter kommer verifikatet innehåller inbetalt belopp, kreditförsäljningskostnad samt moms på kreditförsäljningskostnaden. Varje verifikationsrad kommer att märkas med inbetalningens referensnummer. När man senare ska stämma av bankkontot i Specter med bankkontoutdraget kan Specters rapport "Kontoanalys" att slå ihop alla rader som har samma referensnummer.

Bokföring när man ångrar en inbetalning

För att ångra en inbetalning:

1. Sök rätt på fakturan under menyvalet “Kundfakturor”.
2. På fakturraden, hovra över den gröna bocken. Då dyker det upp en soptunna.
3. Klicka på soptunnan för att ta bort inbetalningen.
4. Samtidigt som du tar tar bort inbetalningen skapas det ett nytt verifikat i huvudboken som vänder bort den tidigare gjorda bokföringen. 

När du sedan markerar fakturan som betald igen, men denna gång med rätt information, kommer Specter att skapa ett nytt verifikat.

Bokföring av kostnad sålda varor vid FIFO-metoden

För kunder som har valt lagervärdering enligt FIFO metoden kommer det automatiskt att skapas verifikat vid utleverans avseende kostnad sålda varor. Detta gäller både när man gör utleverans från Specters gränssnitt och när ett externt lagersystem skickar utleverans-anrop till Specter.

Det finns således inte längre något behov av att använda rapporten “Kostnad sålda varor” för att bokföra dessa händelser.

Bokföring förskottsbetalning av order med hänglås 

När du skapar en order finns det en ruta uppe till höger som går att kryssa i för "Förskottsbetalning". När den är ikryssad kommer ordern att få ett hänglås så att den inte av misstag skall levereras innan förskottet har betalats.

OBS: ingen faktura skickas till kund avseende förskottet. Mejla därför kunden orderbekräftelse med hjälp av e-postmallen "E-postmall för utskick av förskottsbetalning". Själva e-posten tillsammans med orderbekräftelsen utgör bokföringsunderlag för den som betalar förskottet.

När du klickar på hänglåset och registrerar inbetalningen bokförs den på 2420 (förskott från kunder) och 1930 (bankkonto). Kunden får använda mejl och orderbekräftelse som bokföringsunderlag.

När sedan slutfakturan skapas, konteras 2420-förskott från kunder (och 1510-kundfordran om det kvarstår belopp att betala), försäljningskonton och momskonton.

På fakturan som skapas kommer det att framgå hur mycket som betalats i förskott och hur mycket som eventuellt kvarstår att betala.

Om det kvarstår belopp att betala på slutfakturan kommer betalningen av fakturan att konteras mellan kundfordringskonto och bankkonto.

Skapande av kvitto och dagsavslut för Specter Kassa

När du skapar ett kvitto i Specter kassa så bokförs det i hudboken direkt.

När du skapar ett dagsavslut baserat på z-dagrapport, då bokförs eventuella diffar automatiskt i huvudboken.

När skapas det inte verifikat/konteringar?

OBS, generellt för alla affärstransaktioner där det ekonomiska värdet är noll, skapas det inget verifikat.

Tex:

• En utleverans av en kundorder/kassakvitto där inleveransvärdet på varorna är noll
• En faktura som har 100% rabatt eller om summan av artiklarnas värde är noll, samt betalning av densamma
• Ett kassakvitto med 100% rabatt 
• Ett dagsavslut där in/uttag tar ut varandra under dagen. Tex en dag när det enbart har skett kortköp
• En leverantörsfaktura där inleveransvärdet på varorna är noll