E-faktura grundinställningar Specter

Följ

 För att det skall gå att skicka e-faktura optimalt från Specter så behövs det göras inställningar både i Specter och även i Pageros system.

Nedan beskrivs hur man ställer in Specters system. Här hittar ni hur ni ställer in Pageros system.

 

 

Användare:

Adminanvändaren får rättigheten, E-faktura kund, på sin användare per automatik. Har ni fler användare så som standardanvändare eller lageranvändare som skall kunna hantera funktionen behöver ni sätta rättigheten på den berörda användaren. Detta är något adminanvändaren i respektive system har möjligheten till. 

Välj användare i vänster meny och klicka på hänglåset på den användare som rättigheten skall delas ut till. 

Klicka i rutan "E-faktura kund" och spara användaren. Nu har även den användaren rättigheten att skapa E-fakturor i systemet. 

 

 

Företagsinställningar: 

Under inställningar i vänster meny och Företagsuppgifter i övre menyn behöver ni ange de tvingande fälten under företagsuppgifterna som är markerade med en *

När ni kommer till fältet Elektronisk adresstyp finns det tre olika typer att välja mellan. När en av typerna väljs hämtas informationen och sbm fyller i fältet Elektronisk adresstyp per automatik, förutsatt att organisationsnumret och momsregistreringsnumret är ifyllt sedan innan.

De olika typer av Elektroniska adresser är

Organisationsnummer: Ert företags organisationsnummer. I första hand rekommenderas organistationsnummer som e-adress
Momsregistreringsnummer: Landsbeteckning innan organisationsnumret
EAN/GLN kod: Den här koden skriver ni in själva utefter den kod ni har skapat i GS1-nätverket. Kontakta Pagero för mer information gällande GS1-nätverket.

När behövs GLN?
GLN kan vara användbart när du vill skilja på olika funktioner eller roller i dina e-handelsflöden, som till exempel:

  • Företag
  • Organisatoriska delar, till exempel: avdelning, arbetsställen eller institutioner
  • Leveransplatser och godsmottagare, till exempel: central administration av leveransadresser
  • Fakturaadresser
  • Abonnenter, till exempel: elmätare


GLN ges ut och administreras av GS1 Sweden. Läs mer här GS1 Sweden

Den elektroniska adressen är en identifierare som krävs vid elektronisk fakturakommunikation och är er avsändare. 

 

 

 

Kundkort: 

På kundens kundkort, under kunder i vänster meny och välj att editera kunden, behövs även här göras valet av vilken elektronisk adress som kunden vill använda sig av.

I dagsläget hanteras enbart elektroniska fakturor till företag. Välj vilken typ av elektronisk adress som kunden skall använda och fyll i det i fältet Elektronisk adress.Se ovan beskrivning, under företagsinställningarna, gällande de olika Elektroniska adresserna. 

Vid valet "föreslå e-faktura" bockar ni i rutan om kunden skall ges möjlighet att ta emot sina fakturor elektroniskt. I vyn skapa faktura och kreditfaktura, visas "Skicka som E-faktura". Ni kan då bocka ur rutan om fakturan inte önskas skickas elektroniskt och skapas då endast i Specter. Läs mer om hur ni skapar en e-faktura här. 

 

Privatpersoner och utländska företag kan enbart skickas med bifogad PDF eller en printutskrift. Då kan enbart "Föreslå e-faktura" bockas i och en elektronisk adresstyp inte väljas utan det blir mailadressen på kundkortsfliken kontakter som styr. 

 

 

Kontakter 

Vid de tillfällen kunden önskar att en pdf-faktura skall bifogas i ett mail, eller om en elektronisk adress inte är vald eller angiven, är det mailadressen under kontakter som skall anges. Det är den mailadress dit mailet med den bifogade pdf:en skickas.

Att tänka på! Om en mailadress inte finns på fliken kontakter på kundkortet blir det per automatik en printutskrift och kan medföra merkostnader. 

Kunder i vänster meny och klicka på sökknappen. Klicka på kundnamnet på den kund ni önskar. Ni kommer då till kundkortet och väljer fliken kontakter.

Skapa ny kontaktperson, där anger ni den mailadress som skall ta emot mailet med den bifogade pdf-fakturan. Viktigt också att bocka i rutan för "Kontaktperson för fakturadokument". 

 

 

Filialer

Ni kan också skicka e-faktura till filialer. Då väljer ni fliken filialer istället och ett nytt avsnitt gällande E-faktura har tillkommit. 

I denna sektion anger man de specifika uppgifterna för den aktuella filialen (samma fält som på kundkortet). På samma sätt som fakturaadress och leveransadress kan man välja att ignorera filialens elektroniska adressinfo och istället använda använda kundens elektroniska adress.

Vid valet att bocka i rutan "Använd kundens elektroniska adress" används den elektroniska adressen som finns högst upp på kundkortet. Om en ogiltig elektronisk adress är angivet kommer fakturan att skickas till angiven e-post istället.

Väljer ni att bocka ur rutan så kan en annan adresstyp väljas om så önskas. 

 

 

Enheter:

Under inställningar i vänster meny och enheter i övre menyn behövs enheterna anges med en enhetskod.  

 

Editera enheten och välj i rullisten den kod som passar. 

Var denna artikel till hjälp?
2 av 3 tyckte detta var till hjälp

Kommentarer