Uppstart Ekonomikoppling - Spiris Plus

Denna guide beskriver hur integrationen mellan Specter och Spiris (tidigare Visma eEkonomi) fungerar. Integrationen inkluderar både automatisk synkronisering av verifikat och skapande av fakturaunderlag. Vi går igenom de förutsättningar som krävs och hur data synkroniseras för att hålla din bokföring uppdaterad i realtid.

Info om Ekonomikopplingen

Ekonomikopplingen fungerar som en automatiserad brygga mellan systemen, vilket minskar den manuella hanteringen och minimerar risken för felmatningar. Integrationen hanterar två huvudflöden:

• Verifikat: Dina verifikat skapas automatiskt i Spiris baserat på de affärshändelser som sker i Specter. Klicka här för att se listan över alla affärshändelser som bokförs.
• Fakturaunderlag: Synkroniserar kundfakturor direkt till Spiris för vidare hantering och bokföring.

 

Beställning och aktivering

Du beställer enkelt integrationen via [e-mail] eller direkt via vår webbshop. När beställningen är lagd får ni all relevant information från oss.

Skapandedatum styr synkroniseringen

För att undvika dubbelbokning eller saknade verifikat är det avgörande att förstå hur integrationen väljer ut data.

• Huvudregel: Det är verifikatets skapandedatum i Specter som styr om det skickas till Spiris, inte dess bokföringsdatum (verifikationsdatum).
• Exempel vid månadsskifte: Om integrationen startar 1 april och du den 2 april registrerar en inbetalning med bokföringsdatum 30 mars, kommer denna att skickas till Spiris då händelsen skapades efter kopplingens start.
• SIE-fil: Vid flytt av befintlig bokföring ska SIE-filen läsas in i Spiris precis före kopplingens startdatum.
  Stäng perioden: Månaden före startdatum ska slutställas och stämmas av manuellt i Spiris. Inga manuella konteringar ska göras i Specter för perioden efter kopplingens start.

Viktiga inställningar i Spiris vid uppstart

Innan du aktiverar integrationen behöver du säkerställa att rätt behörigheter och moduler är aktiva i Spiris för att Specter ska kunna skriva data till systemet.

Användarrättigheter

Den användare som utför kopplingen mellan systemen behöver ha omfattande behörighet. Samtliga rättigheter Spiris krävs för denna integration, med undantag för rättigheten ”eAccounting purchase”.

Aktiva moduler

För att integrationen ska fungera behöver modulerna för de funktioner ni ska använda vara aktiva på ert konto i Spiris. Om rätt moduler inte är aktiverade kan integrationen nekas åtkomst när den försöker skapa fakturor eller verifikat.

Systeminställningar och Konfiguration

Innan start måste inställningarna i båda systemen synkroniseras för att säkerställa ett korrekt dataflöde och att bokföringen hamnar på rätt ställe.

Verifikationer och Bokföring

Hanteringen av verifikationer styrs primärt av inställningarna i Specter.

• Verifikationsserier: Dessa måste vara identiska i båda systemen. Inställningen i Specter (Ekonomi > Inställningar > Verifikationsserier) styr vilken serie som används i Spiris och vilken benämning den får.
• Projekt och Kostnadsställen (Resultatenheter): Om ett verifikat i Specter innehåller ett projektnummer eller en resultatenhet (motsvarar kostnadsställe), försöker integrationen hämta och matcha dessa mot befintliga register i Spiris. Om de inte existerar i Spiris läggs verifikatet in utan denna koppling.
• Kontoplan: Samtliga bokföringskonton som används i Specter måste redan finnas upplagda i Spiris för att integrationen ska kunna matcha och bokföra händelserna korrekt.

Fakturainställningar

• Standardisera betalsätt: För att aktivera kopplingen till Spiris fakturaexport måste du skapa ett nytt standardiserat betalsätt i Specter. Detta säkerställer att fakturaunderlaget markeras som "betalt" i Specter vid faktureringstillfället (eftersom fordran flyttas till Spiris) och möjliggör att fakturan skapas direkt i ditt externa ekonomisystem. Du kan läsa mer om hur du går tillväga i vår guide: Standardiserade betalsätt 
• Avrundning: Kontrollera att reglerna för avrundning är identiska i Specter och Spiris. Om dessa skiljer sig åt finns risk för differenser mellan fakturorna i de olika systemen.
• Enheter: Se över era enheter (t.ex. "st", "kg") så att de heter exakt samma sak i båda systemen. Om enheten inte matchar kan fakturan stoppas vid synkronisering.
• E-postadress för faktura: För att fakturan skall synkas till rätt kundkort i Spiris, matchas vad ni angivet som epost-order på kundkortet i Spiris med vad ni har angett som epost på kundkortet i Specter. 
• Förskottsfakturor: Det går utmärkt att skapa förskottsfakturor i Specter enligt dina vanliga rutiner, men för att dessa ska synkroniseras korrekt till Spiris är det en förutsättning att ordern är kopplad till det standardiserade betalsättet Spiris faktura. När fakturan har skapats förs informationen över till Spiris, men eftersom systemet saknar automatisk återrapportering tillbaka till Specter behöver du själv bevaka och hantera orderns fortsatta status. Efter att förskottet är färdigbehandlat i Spiris måste du därför manuellt administrera utleveransen i Specter, vilket säkerställer att varorna skickas i rätt tid och att inga ordrar blir liggande eller levereras av misstag. 

Skapa order i Specter för fakturautkast i Spiris

Här beskrivs hur data överförs från Specter till Spiris och vilken logik som styr de olika flödena för att dina fakturor ska hamna rätt.

Generera fakturautkast (Betalsätt SR)

För att en order i Specter ska skapa ett underlag i Spiris används följande logik:

• Identifierare: Välj betalsättet Spiris (SR) på ordern i Specter.
• Trigger: När ordern sätts till status Levererad i Specter skapas ett fakturautkast automatiskt i Spiris.
• Synkronisering: Integrationen hämtar fakturaunderlag var 15:e minut baserat på identifieraren "SR".
• Automatisk betalmarkering: Vid fakturering skapas en betalning på fakturan i Spiris och den sätts som betald direkt.

Uppdatera betalsätt på befintliga ordrar före utleverans

När integrationen aktiveras är det viktigt att se över de ordrar som redan ligger öppna i Specter och som ni vill ska synkas till Spiris.

• Före leverans: Gå igenom era öppna ordrar och säkerställ att betalsättet är ändrat till Spiris (SR) innan leverans sker. Ordrar skapade före integrationen har kvar sina gamla betalsätt och kommer annars inte att synkroniseras.
• Vid fel: Om en order har fakturerats med fel betalsätt kan detta inte korrigeras i efterhand för att få över den till Spiris. I dessa fall måste en helt ny order skapas med korrekt betalsätt.
   

Automatisk artikelhantering

Spiris kräver att en artikel finns i systemet för att en fakturarad ska kunna skapas. För att göra flödet så smidigt som möjligt hanterar integrationen detta automatiskt åt dig.

• Systemartiklar: Istället för att synka hela ditt artikelregister skapar integrationen automatiska artiklar i Spiris baserat på land, momssats och enhet.
• Namngivning: Artikeln får ett namn baserat på dessa parametrar, till exempel SE_25_st (Sverige, 25% moms, styck).
• Beskrivning: På själva fakturaraden i Spiris kommer dock rätt artikelnummer och benämning från Specter att skrivas ut som text, så att kunden ser exakt vad de har köpt.

Datasynkronisering (Fältmappning)

Här ser du hur informationen i Specter matchas mot fälten i Spiris för att säkerställa att kundregister och fakturaunderlag förblir korrekta.

Kunddata

Befintliga kunder matchas mellan systemen primärt baserat på Namn och E-postadress order. Om ingen matchning hittas skapas ett nytt kundkort automatiskt i Spiris.

Fält som synkas

• Namn 
• Adressuppgifter 
• Kundtyp
• E-post och telefon (om tillgängligt i Specter)

 

Viktigt om kundmatchning och dubbletter

För att undvika att dubbletter skapas i Spiris är det viktigt att:

• Kunduppgifterna i Specter är identiska med de i Spiris.
• Kontrollera att inga dolda mellanslag finns efter E-post eller i namnfältet.
• Observera att Spiris tilldelar kunden ett nytt kundnummer från sin egen serie om kunden inte redan finns; kundnumret från Specter följer alltså inte med.  

 

Detaljer i fakturautkastet

När ett underlag skickas från Specter till Spiris mappas informationen enligt följande logik:

Fält i Specter	Information / Logik i Spiris
Fakturadatum	Det datum som väljs i Specter vid leverans/fakturering.
Förfallodatum	Specters förfallodatum används ej; detta sätts automatiskt av Spiris baserat på kundens villkor.
Valuta & Kurs	Valutan hämtas från Specter, men Spiris använder sin egen registerkurs för omräkning.
Referenser	Hämtas från Specter och mappas enligt: Vår referens (Specter) → Vår referens (Spiris), Kundreferens (Specter) → Er referens (Spiris) samt Orderreferens (Specter) →  Er orderreferens (Spiris).
Prisvisning	Skickas som standard exklusive moms (netto).
Språk	Språkinställningen sätts på kunden

 

Fakturarader (Artikelrader)

Som tidigare nämnts skapas rader baserat på automatiska systemartiklar (t.ex. SE_25_st), men innehållet på raden styrs av följande:

• Beskrivning: Innehåller både Specters artikelnummer och benämning i textform.
• Antal: Överförs direkt (notera kravet på identiska enhetsnamn).
• Pris & Rabatt: Nettopris och eventuell procentsats för rabatt överförs per rad.
• Moms & Konto: Försäljningskonto väljs baserat på momssatsen och dina inställningar i Specter.
• Krediteringar: Integrationen stödjer fakturarader med negativa belopp (minus-rader).

Exempel på hur en rad omvandlas:
I Specter: Art nr: 123, Benämning: Blå Skjorta, Moms: 25%, Enhet: st

Integrationen gör om detta till:
I Spiris: Art nr: SE_25_st, Benämning: 123 - Blå Skjorta