Offert, skapa ny offert

Ny Offert finns övre menyn Försäljning och Offert i vänstermenyn.

Skriv in offert- och giltighetsdatum eller välj datum genom att klicka på kalendern ().

När du klickar i Kundfältet kommer rullgardin med alla registrerade kunder upp (är det många ange namn/del av namn så får du färre att välja på) välj kund genom att klicka på kundnamnet, eller piltangent och Enter-tryck.

Väljer du en kund på vilken filialer är upplagda fås nytt fält där filial kan väljas. Då hämtas filialens adress till offerten.

Vid skapandet av ny offert finns möjlighet att koppla offerten till ett projekt. Detta gör du enkelt genom att trycka på ”Hämta projekt” på sidan ”Ny offert”, du får då upp projektträdet med möjlighet att markera önskat projekt.

Om offerten godkänns och order skapas följer kopplingen till projektet med vidare i kedjan.

Vid skapande av ny order finns samma möjlighet som vid skapandet av ny offert, att koppla ordern till projekt.

Detta gör du på samma sätt som vid ny offert, genom att trycka på ”Hämta projekt”, du får då upp projektträdet med möjlighet att markera önskat projekt.

Projektkopplingen följer sedan med vidare i kedjan på t.ex. faktura och betalningspåminnelse.

• Ange vilken Specteranvändare som skall stå som ”Vår referens” på offerten och senare i kedjan vid eventuell order/faktura.
• Ange dokumentspråk och vilken valuta som skall användas på offerten. Inställningen på kundkortet väljs per automatik som förval när man valt kund på offerten.
• Ange om priser skall anges inklusive eller exklusive moms. I Systeminställningar kan förval ställas in om vad som ska visas som standard.
• ”Publicerad kommentar” är den text som kommer synas på offerten, förutom de artiklar du lägger till.
• ”Intern kommentar” syns bara internt för dig och dina medarbetare i Spectersystemet.
• Har man lagt in intern kommentar syns kommentars-ikon på offert/orderraden i vyn Sök Offer ().

Om du har lagt in artikeln du vill offerera i Spectersystemet är det bara att söka upp den, antingen på artikelnumret eller på benämningen, eller del av artikelnummer/benämning.

Kommentar, pris etc. hämtas och du behöver bara fylla i hur många du vill sälja. Vill du kan du ändra dessa, till exempel ifall du gjort en speciell överenskommelse med kunden.

Direkt när man väljer artiklar i offertbilden visas disponibelt lagersaldo på aktuella artiklar. Om man väljer att mata in en del av ett artikelnummer eller -benämning visas alla relevanta artiklar, med disponibelt saldo. Det vill säga att alternativa artiklar visas samtidigt, om en artikel är slut kan ett alternativ enkelt väljas. Endast huvudlagrets saldo visas här.

Har du inte lagt in artikeln kan du antingen göra det (”Artiklar” under ”Artiklar/Lager” i menyn till vänster), eller helt enkelt skriva in benämning, kommentar, pris och antal rakt i offerten.

Detta är lämpligast att göra om du ska sälja någon specialartikel du inte säljer så ofta. När man gör detta kommer inte artikeln ha någon koppling till artikelregistret utan blir en textartikel. En textartikel bokförs enligt standardkonto för 25% moms Sverige/hemland i systemet. Se inställningen under Systeminställningar -> Standardkonton för vilket konto som är valt.

Om du har lagt in en speciell rabattprislista för kunden, eller en stafflingsrabatt på artikeln, tas dessa med automatiskt. Du kan även ställa rabatten själv, om det är någon speciell artikel du vill ge rabatt på.

Ska du offerera flera artiklar klickar du på ”Ny Rad” eller enter, och en ny artikelrad skapas.

Offertsumma, exkl. samt inkl. moms visas.

Ställ muspekaren över ikonen för kompletterande information avseende Täckningsbidrag () så visas skillnaden inköpspris/försäljningspris med hänsyn tagen till eventuella rabatter (TB1).

Bocka i ”Skriv ut offert” för att genererar en PDF som du kan skriva ut och skicka till kund per post, eller bocka i ”E-posta offert”, vilket mailar offerten till kund.

När du är klar klickar du på ”Skapa Offert”.

Nu får du upp offerten på skärmen. Om du upptäcker att något i offerten blivit fel kan du välja ”Editera Offert” i menyn i överkant och rätta till det.