Inköp från leverantör med förskottsbetalning/FIFO.

Rutinförslag för inköp från leverantör med förskottsbetalning/FIFO.

Om det ofta förekommer att förskottsbetalning vid beställning, eller fakturan kommer före leverans etc. blir det ibland svårt att hålla ordning vilka leveranser som har levererats och fakturerats och inte.

Genom uppbokning av förskottsfakturan direkt på ett förskottskonto som sedan töms allt efter att leveranserna genomförs skapas en tydlig process för hanteringen, och risken för obalanser mellan bokföring och lagervärdering minskar.
Förskottet bokas upp som en fordran på leverantör, normalt konto 1480.

Ibland består förskottet av ett regelrätt förskott, med senare leveransfaktura. Ibland är det en vanlig leverantörsfaktura men det är ändå en tid mellan faktura och leverans som behöver hanteras.

När leverans sker betalas slutfakturan alternativt en intern faktura med förskottet. På så sätt har hela bokföringsflödet runt förskott och inleverans med lagerförning skett med standardfunktionalitet i systemet utan att manuella bokföringskonteringar har behövts göras.

Nedan visas flödet för ett fristående förskott med en leverantörsfaktura som sänds vid leverans från leverantören.

Beroende på om man alltid betalar varor i förskott till en specifik leverantör eller om det är då och då förenklas arbetet om standardkonto för inköp ställs om till det valda förskottskontot i stället för kostnadskonto eller lagerkonto, beroende på hur verksamheten ser ut.

Om man vill lägga en enstaka faktura som förskott byter man ut kontot när fakturan registreras,

Nedan visas inställningen för standardkontot för en leverantör, annars får man manuellt byta konto vid skapandet av förskott:

Leverantörsinställningar:

Inställningar i Kontoplanen på Förskottskontot för att göra det tillgängligt som betalkonto:

Rutinen kan användas för flera delbetalningar, liksom att hantera den avslutande leveransfakturan ifall den innehåller delar som är förskottsbetalda och delar som ska betalas vid leverans.

Det går även att hantera en förskottsfaktura som är 100% av det totala beloppet, det vill säga man direkt en faktura på alla artiklar, inte att man betalar ett "a´conto" eller liknande.

Skillnaden blir att slutfakturan som skapas i samband med inleveransen i flödesbilden ovan inte blir en riktig faktura utan en intern faktura som sedan betalas med förskottsfakturans uppbokning som förskott till leverantör. Och inleveransen har därmed bokförts på lager. Se punkt 8. nedan.

EU-Inköp, Förvärvsmoms
Om man vill använda rutinen på EU-inköp fungerar även det, med skillnaden att eventuella förvärvsmomskonteringar på förskottsfakturorna tas bort, denna kontering skapas vid inleveransens leveransfaktura. Notera att en kontering för EU-inköp behöver finnas med på leveransfakturan för att göra momsrapporten komplett. Det vill säga, att det sker en kontering

Klippt från Skatteverket:
“En förskottsbetalning vid ett unionsinternt förvärv utlöser inte någon skattskyldighet. Om ett förskott betalas från Sverige i samband med ett varuinköp från ett annat EU-land uppkommer ett unionsinternt förvärv då förvärvet genomförs, d.v.s. då varan levereras”

Svenska inköp, Moms

Vid svenska inköp ska eventuell moms inte heller tas upp förrän varorna inlevereras till lagret.

Klippt från Skatteverket;
“Skattskyldighet inträder när en vara levereras (1 kap. 3 § första stycket ML). Leverans av vara är att varan avlämnas (1 kap. 3 § tredje stycket ML). En vara är levererad när rätten att såsom ägare förfoga över varan har gått över från säljaren till köparen (artikel 14.1 i mervärdesskattedirektivet).”

Process när betalning sker i förskott, helt eller delvis:

1, En inköpsorder skapas i Spectersystemet, beställning görs hos leverantören.

2. Betala förskottet till bank etc. Notera valutakursen. Om det är helt eller delvis förskott spelar ingen roll.

Sedan ska vi "fylla på" Förskottskontot:
3. Sätt valutakursen i Specter på berörd valuta till betalkursen. Då kommer systemet att beräkna förskottet till rätt belopp på förskottsutgiften.
Detta är valfritt, systemet hanterar ev. valutadiffar, men trevligt med inte så stora valutadifferenser.

4. Skapa en utgift för förskottsfakturan/betalningen som har 2440 som kredit och 1480 som debet. Dessa konton hämtas från leverantörsregistret automatiskt. Alternativt, om detta är ett enstaka förskott/faktura för denna leverantören, ändra manuellt till 1480.

Om det finns betalningsavgifter, från tex bank, läggs dessa på aktuellt kostnadskonto för avgiften genom en egen konteringsrad på utgiften.

Om EU-faktura, ta bort ev. förvärvsmomsbokning som föreslås.

Om det inte finns något riktigt fakturanummer, skriv in inköpsordernumret i fakturanummerfältet på utgiften, för spårbarhet på kontoutdraget för 1480 senare. Lämpligen ett IO och mellanslag före numret.
Spara utgiften.

5. Sätt utgiften som betald. Betalningsdatum ska vara samma dag som betalningen gjordes.
Eventuella transaktionsuppgifter kan skrivas in i fältet Kommentar på utgiften. 

Efter detta ligger förskottet på konto 1480, Förskott till leverantör i väntan  att varorna ska levereras.

6. Uppdatera inköpsordern.
Under Intern kommentar, ange vilket Utgiftsnummer det blev på förskottsfakturan. Detta för att enkelt kunna ange detta vid skapandet av lagerombokning av förskottet. På så sätt går det enklare att stämma av vilka belopp som ligger på kontot.

"Tömma" Förskottskonto, fylla på lagerkonto:

7. När varorna har kommit gör inleveransen på inköpsordern. Datum ska vara den dagen då varorna levererades. Tänk på att ha rätt valutakurs.

8. Registrera en “leverantörsfaktura” via Inköpsfunktionen, det ska vara Leveransfaktura.
I fältet Intern kommentar på inköpsordern står vilket utgiftsnummer förskottsfakturan fick. I fältet "Leverantörens fakturanummer" läggs utgiftsnumret för den förskottsbetalda fakturan in, med ett U och mellanslag före. Detta kommer då att synas på förskottskontots transaktioner.

Notera i minnet/papper vilket utgiftsnummer den interna leverantörsfakturan fick.

Klicka på Spara, då visas Utgiftssidan.

9. Sök upp utgiften, alternativt klicka Sök. Då kommer om man har sorteringen på Utgiftsnummer i omvänd ordning den senaste uppgiften att visas överst.

Välj att betala utgiften, som betalkonto välj 1480. 

I och med detta har förskottet flyttats till lagerkontot.

Om leveransen ej är komplett och ingen mer leverans förväntas på denna inköpsorder avbryt inköpsordern med hjälp av den röda “fyrkantsikonen “ till höger på inköpsorderraden.

Viktigt är att detta görs EFTER att leverantörsfakturan skapats, då man efter att ordern avbrutits inte kan göra något mer med den.

Rutin för Kreditfakturor från leverantör.

En kreditfaktura läggs in på samma sätt som vilken kreditfaktura som helst, kreditkontot hämtas från leverantörsregistret, dvs 1480. Innebär att fordringsbeloppet flyttas från Förskott till leverantör till en kreditpost i leverantörsreskontran, och kan användas för att betala kommande leverantörsfakturor med.

Observera! Om kreditfakturan är på ett större belopp än vad som återstår av det ursprungliga förskottsbeloppet läggs det överskjutande beloppet på ett kostnadskonto 4XXX  “goodwill från leverantör” eller liknande.

För att se detta kan man söka på Verifikat, se gulmarkerat Ver.serie = Leverantörsfaktura/utgifter, samt verifikationstexten.

För att se beloppen på 1480, hoovra över konteringsrutan till höger.

Det går även att välja kontoanalys (ny), där syns transaktionerna på t.ex 1480.