Återläsning från Svea Checkout och Klarna

Syftet med den automatiska återläsningen är att ni som användare skall slippa jobba i två system och därmed spara tid samt minska risken för fel.

När kopplingen till resp. betalleverantör är aktiverad kan man i Specter avläsa vilka fakturor som är utbetalda till ert bankkonto samt om det uppstått något problem med någon transaktion. Varje fakturabetalning konteras och bokförs sedan enligt inställningar i ert system. 

OBS! Om man inte använder Direktbokföring behöver man som vanligt skapa en inbetalningsjournal i Specter. Annars blir inte inbetalningen bokförd.

OBS! Du ska inte göra en manuell betalning av fakturan eftersom du kommer att få en inläsning från Svea/Klarna som sätter fakturan som betalmarkerad.

Inläsningarna visar;

• bankbetalning
• kreditförsäljningskostnad
• moms på kreditförsäljningskostnad

För att se de utbetalningar som är inlästa går man in under ”Ekonomi” - ”Kundreskontra - Externa inbetalningar”. Välj därefter  ”Typ” av inläsning och klicka på ”Sök”. Det går att precisera sökningen genom att sortera på:

• Inläsningsnummer
• Källa
• Datum
• Felaktiga
• Varning
• Hanterade

Finns inte valt betalsätt som val i dropdownlistan innebär det att ni inte har fått någon återläsning ännu.

 Välj betalsätt i dropdownlistan samt sortera inläsningarna på ”Felaktiga”, "Hanterade" eller ”Varningar” (eller en kombination av dessa) och klicka på ”Sök”.

För att få en mer detaljerad lista per faktura klickar man på en inläsnings Idnummer längst till vänster på raden, nedanstående bild visas.

Du kan här klicka på fakturanumret (ovan) för att se fakturan i sin helhet. Du kan också se att det på exempelvis Radnummer 657, 658 samt 659 ges information gällande bankbetalning för ”Faktura 42580”. En utbetalning på 2389,34 SEK är er tillhanda för en ursprunglig försäljning på 2435,00 SEK, där det resterande beloppet täcker "Kreditförsäljningskostnad" samt "Moms kreditförsäljningskostnad". (2389,34 SEK + 36,53 SEK + 9,13 SEK = 2435,00 SEK)

Felaktiga inbetalningar eller varningar

Transaktioner markerade med röda kryss kan kopplas i denna vy till en eller flera fakturor. Att inte kopplingen har fungerat automatiskt beror normalt på att fakturan inte finns.

OBS! De transaktioner som har en varning på sig har inte blivit bokförda, vilket ger upphov till diffar mellan bokföring och bankkonto till exempel.

Ett väldigt vanligt scenario är att en användare har gått in i Svea/Klarna och gjort en "snabb återbetalning" som i stället blir ganska stökig att hantera i efterhand.

Leta upp grundaffären med hjälp av betalreferensen som syns i "pratbubblan" i början av inläsningsraden, hoovra över, markera och kopiera.
Oftast kan man hitta order via orderbilden i Specter, och därigenom även ursprungsfakturan.

För att dels göra bokföringen rätt, men även få historiken på kunden riktig, kreditera ursprungsfakturan med det belopp och artiklar som är relevant. I detta läge kan även artiklarna läggas tillbaka på lager om det inte är gjort tidigare.

OBS! skicka inte fakturan till Svea, utan håll den enbart i Specter. Detta görs genom att klicka i rutan uppe till höger i kreditfakturabilden;

Sätt fakturan till utbetald genom att "betala" den i Specter via alternativ ett nedan. Klicka på Betalakrysset.

Om ordern inte hittas i Specter så titta i Svea/Klarnas backoffice. Då har dock ordern aldrig kommit in i Specter, vilket behöver utredas.

I exemplet nedan ser vi en betalningsreferens för en ursprunglig försäljning på 371:-
(364,04 SEK + 5,57 SEK + 1,39 SEK). det vill säga, grundfakturan saknas. Gör som ovan, leta upp grundorder eller lägg upp den ifall den inte har passerat Specter. Leverera och fakturera som vanligt. Koppla fakturan till inbetalningen.

• Utbetalningsrader med ett rött kryss  markerar ”Felaktiga” och innehåller poster som kräver en eller flera åtgärder. 
• Utbetalningsrader med gul varningstriangel  markerar ”Varningar” och innehåller poster som inte matchar någon faktura, men där (antagligen) ingen åtgärd krävs, exempelvis vid ”Beloppet är 0, ingen betalning skapades”. 
• Utbetalningsrader med grön bock  markerar ”Hanterade” utbetalningar där allt matchar.

För utbetalningsrader markerade med ett rött kryss  eller en gul triangel  har man följande tre alternativ. Vilket man väljer beror på orsaken till varför transaktionen inte gått igenom.

Koppla till faktura; Om en affärshändelse, faktura, kreditfaktura etc inte har skapats väljs Koppla faktura efter att faktura skapats, se ovan.

Skapa verifikat kan användas om Svea/Klarna skickat in en avgift eller liknande som inte är en försäljning och inte berör en faktura.

Arkivera är för att dölja händelser som man inte vill se för bättre överblick.

1. Koppla till faktura 
   
   Klicka på ikonen  för att koppla denna post till en faktura: 
   
   
        Välj den faktura du vill koppla till den aktuella affärshändelsen.
   
   
2. Skapa verifikat  
   
   Klicka på ikonen  för att boka bort denna post med ett manuellt verifikat. (Observera att detta exemplet egentligen borde hanterats med en faktura):
   
   
   
   
   
   
   

   Nedan ett exempel på hur ett färdig verifikat kan se ut:

   

   
   De kvarvarande radnummerna kan nu arkiveras.
3. Arkivera 
   

   Klicka på ikonen  för att dölja denna post: 
   
   
   
   Motivet till att arkivera/dölja poster kan exempelvis vara att förbättra översikten över de 0-inbetalningar som utförts, om dessa är flertaliga, eller som ovan - att dölja affärshändelser som redan är hanterade. Observera att man inte tar bort en post genom att dölja den.

Jämförelse av återläsningar från Klarna V3 respektive Svea Checkout

	Klarna V3	SVEA Checkout
Återläsning	Implementerad	Implementerad
Kort- och direktbetalningar via bank (förskott på order)	Implementerad	Implementerad
Stöd för valutakonton	Ja, man kan ange separat konto för varje valuta	Ej Implementerad
Hantering av valutadiffar	Ja, vi utgår från växlingskursen i SBM-systemet och eventuella diffar bokförs som valuta-vinst/-förlust.	Ja, vi utgår från växlingskursen i SBM-systemet och eventuella diffar bokförs som valuta-vinst/-förlust
Hantering av öresdiffar	Ja, upp till 1 kr. Är diffen större än 1 kr så blir fakturan över- eller delbetald.	Ja, upp till 1 kr. Är diffen större än 1 kr så blir fakturan över- eller delbetald.
Matcha betalningen till faktura	Går på fakura med matchande ExternalInvoiceId. Om Fakturan inte kan hittas försöker vi hitta ordern via betalningsreferensen (paymentIdentifier) och sedan tittar vi på om ordern har EN debetfaktura. I så fall registrerar vi betalningen på den fakturan. Finns det flera debetfakturor så kan vi inte avgöra vilken faktura betalningen gäller, ingen faktura prickas av.	Går på fakura med matchande ExternalInvoiceId. Om Fakturan inte kan hittas försöker vi hitta ordern via betalningsreferensen (paymentIdentifier) och sedan tittar vi på om ordern har EN debetfaktura. I så fall registrerar vi betalningen på den fakturan. Finns det flera debetfakturor så kan vi inte avgöra vilken faktura betalningen gäller, ingen faktura prickas av.
Återläsningsfrekvens	Enligt avtal med Klarna.	Varje dag med en viss fördröjning beroende på bl.a. helgdagar.