Journaler, fakturajournal

Fakturajournalen visar hur mycket du fakturerat. Du kan filtrera på tidsperiod, säljare, kundgrupp och återförsäljare. Fakturajournalen används även för att skapa bokföringsunderlag. Systemet konterar automatiskt fakturorna och ger dig ett verifikat för bokföringsperioden (För att skapa verifikat krävs funktionen för Bokföring i systemet).

För att ta ut en fakturajournal så klickar du på "Rapporter" i övre och vänster meny följt av att du väljer "Fakturajournal" under rubriken inkomstrapporter i dropdown-menyn.

För att titta på en fakturajournal, dvs alla fakturor under en viss period så fyller du i datumintervallen fr.o.m och t.o.m. Knappen "Visa detaljerad info" bestämmer om du vill visa en detaljerad konteringsinformation för varje faktura i journalen, dvs vilka konton som fakturorna berör.

Det går också att filtrera resultatet på säljare, kundgrupper, länder och återförsäljare. För att markera enstaka värden i en ruta så kan man hålla inne tangenten "ctrl" på tangentbordet och sedan klicka på de värden man vill ha med t.ex om du bara vill ha med fakturor från Sverige och Norge som länder i journalen.

Kryssrutan för "Skapa bokföringsorder" kryssas i om du vill skapa ett bokföringsunderlag där fakturorna från och med senast skapade journal till och med det datum du anger samlas. När journalen är skapad visas en knapp i det högra hörnet med texten "Bokför denna journal". Om du vill gå vidare och bokföra journalen, dvs skapa ett verifikat av den så klickar du på denna knapp.

Om du klickar på fakturaraderna på respektive faktura när journalen är skapad så visas konteringsinformationen för fakturan, alltså motsvarande som gäller för samtliga fakturor i listan om "Visa detaljerad information" är ikryssad innan fakturajournalen skapas.

Du kan välja att inte bokföra journalen direkt och i de fallen så stänger du bara popup-fönstret med journalinformationen.

Om du skapar en journal t.om ett datum och systemet upptäcker att det finns fakturor i en tidigare period som ännu inte är journalförda så säger systemet ifrån och ber dig gå tillbaka för att ta det datumet där de fakturorna finns. Då väljer man det datumet eller den sista dagen i den månaden för att få fram de fakturor som inte är journalförda. Det kan till exempel vara fakturor som lagts till efter det att journalen för den perioden skapades och då måste ytterligare en journal tas fram för att få med det fakturorna i bokföringen.

För att bokföra fakturajournalen i ett senare skede så klickar du på "Rapporter" i övre och vänster meny följt av "Visa bokföringsjournaler" i den övre menyn. Där kan du sedan välja "Fakturajournal" i dropdown-menyn och i översikten som då visas ser du om en fakturajournal är bokförd (skapad som ett verifikat) eller ej. Om ikonen  visas så är journalen bokförd vilket också syns i kolumnen för "Ver nr" och "Bokföringsdag" och om ikonen  visas så är journalen ännu inte skapad som ett verifikat.

I denna vyn kan du också skriva ut journalen genom att klicka på skrivar-ikonen och titta på journalen genom att klicka på namnet. Du kan även ta bort/backa en journal men det förutsätter att den är sist i journalnummerserien och att den inte är bokförd som ett verifikat i systemet. En utgråad "soptunne"-ikon innebär att du inte kan ta bort den. Om journalen går att ta bort så visas "soptunne"-ikonen med en grå färg istället.

För att bokföra journalen så klickar du på ikonen och får då välja vilken verifikationsserie samt vilket verifikationsdatum som journalen ska skapas med.