Import av artiklar

Följ

Import av artiklar och artikelinformation kan göras ifrån en semikolonseparerad textfil.

OBS! I Microsoft Excel sparas filen i filformat .csv, kommaavgränsad (det som står som alternativ när filen sparas). Filen blir dock semikolonseparerad  (inte konsekvent i Microsoft Office) och det är just semikolonseparerade filer som kan importeras i Specter .

Genom artikelimport kan du både lägga in nya artiklar och uppdatera befintliga.

Nedan förklaras de vanligaste fälten som används framförallt vid import av nya artiklar: 

Artikelnummer

Obligatoriskt fält vid alla importer

Benämning

Obligatoriskt fält vid import av nya artiklar

Artikeltyp

Följande bokstavskombinationer används vid importen:

GW Vara lagerförd
GN Vara ej lagerförd
SN Tjänst ej planerbar
SP Tjänst planerbar
PA Paketartikel

Har man inte angivit något värde alls kommer artikeln importeras som "Vara ej lagerförd".
Artikelgrupps id

Ett unikt id som systemet sätter på alla artikelgrupper (för att hitta id på befintliga artikelgrupper klicka på ”Artiklar” i vänstermenyn, klicka på ”Visa Artikelgrupper” i menyn högst upp till höger, id.nr står till vänster om artikelgruppens namn). Artikelgrupp måste skapas manuellt innan du startar importen.

Om inget artikelgrupps id anges i importen av nya artiklar kommer artikeln läggas under standardgrupp.
Försäljningspris ex moms

Obligatoriskt fält vid import av nya artiklar.

Anges som decimaltal med antingen komma (,) eller punkt (.). Detta gäller alla priser. Pris exkl. moms kan importeras med upp till 8 decimaler för att mer exakt ge det pris inkl. moms som önskas. Detta är framförallt relevant för avvikande momssatser.

Leverantör id

Ett unikt id som systemet sätter på varje leverantör (för att hitta id på befintliga leverantörer klicka på ”Leverantörer” i vänstermenyn, id nr står till vänster om leverantörens namn).

Leverantör Inköpspris

Anges som decimaltal med antingen komma (,) eller punkt (.). Kräver att en kolumn med leverantör id finns i importfilen eftersom inköpspris sätts per leverantör.

Om inget pris anges i importen av nya artiklar kommer artikeln få pris 0 i standardvaluta.
Inventeringspris

Anges som decimaltal med antingen komma (,) eller punkt (.). Används vid beräkning av lagervärde om FIFO-metoden inte används. 

Om inget pris anges i importen av nya artiklar kommer artikeln få pris 0 i standardvaluta.
Kalkylinköpspris

Anges som decimaltal med antingen komma (,) eller punkt (.). Används för beräknings av täckningsbidrag om FIFO-metoden inte används. Om FIFO-metoden används används kalkylinköpspris om andra pris saknas. 

Om inget pris anges i importen av nya artiklar kommer artikeln få pris 0 i standardvaluta.
Moms id

Ett unikt id som systemet sätter på alla momstyper (för att hitta id på befintliga momstyper klicka på ”Inställningar” i vänstermenyn, välj ”Moms”). 

Om inget moms id anges i importen av nya artiklar kommer artikeln få standardmoms, 25%.
Enhet id

Ett unikt id som systemet sätter på alla enhetstyper (för att hitta id på befintliga enhetstyper klicka på ”Inställningar” i vänstermenyn, välj ”Enheter”). 

Om inget enhets id anges i importen av nya artiklar kommer standardenhet på artikeln vara styck.
Köpstopp

Köpstopp innebär att det inte går sälja en artikel som har 0 i lagersaldo. Kan endast importeras, finns ej som val på artikeln.

  • 0 = Köpstopp inaktiverat (standard)
  • 1 = Artikeln har köpstopp
Försäljningskonto
(hemland, EU, export)
Om inga konton anges i importen av nya artiklar kommer standardkonton användas, se Systemet/Inställningar/Standardkonton.
Kostnadskonto Om inga konton anges i importen av nya artiklar kommer standardkonton användas, se Systemet/Inställningar/Standardkonton.
Lagersaldo Om inget saldo anges i importen av nya artiklar kommer artikeln få 0 i lagersaldo. Kan inte importeras ihop med disponibelt lagersaldo då dessa är beroende av varandra. Se nedan.
Disponibelt lagersaldo

Lagersaldo som inte är uppbokat av olevererade kundorder.

Kan inte importeras ihop med lagersaldo då dessa är beroende av varandra. Se ovan.

 

Det finns betydligt fler fält som kan importeras. För att se vilka och vad de heter gå gärna till Import/Export och exportera artiklar.

Du kan även hämta vår Exempelmall för import av nya artiklar genom att klicka på länken Hämta mall. Mallen visar dock inte alla de alternativ som finns just i ditt system, t.ex. antal på flera lager, lagerplatser, flera leverantörer, benämningar i utländsk valuta, rabattprislistor, m.m.

Viktigt att tänka på!

  • Max antal tillåtna rader per import är 5000.
  • Dina artiklar måste ha unika artikelnummer.
  • Om ett fält är tomt ignoreras uppgiften.
  • Om du har nollutfyllnad före själva artikelnumret (t.ex. 000123) bör du göra om artikelkolumnen i Excel till ett textfält för att inte nollorna skall försvinna, rekommenderas ej. Läs om Specters Addin  och/eller om Textimportguiden
  • Specialtecken och apostrofer leder till att filen inte kan importeras.
  • Mellanrum i artikelnumret kan leda till problem vid inläsningen.
  • Otillåtna specialtecken listas här:
    ×
    Ø
    ½
    ¼
    \
    ; (semikolon i en cell)

 

Observera att det finns flera steg innan importen sker, du kan ångra dig flera gånger innan du klickar på "Importera"

 

Importen genomförs i följande steg:

  • Klicka på ”Import/Export” i systemets vänstermeny.
  • Välj ”Import” i menyn.
  • Välj vad som skall importeras

  • Välj den fil du vill importera genom att klicka på ”Bläddra” och markera fil som skall importeras.
    Bockar du i ”Försök matcha kolumner” så försöker systemet hitta rätt rubrik till rätt kolumn (men du har möjlighet att ändra innan import sker)

  • Klicka på "Gå vidare".
Filen kan ej användas. Orsak: Felaktigt filformat eller för få kolumner. Kontrollera att filen är sparad som csv, kommaavgränsad i kommandot men öppnas den i t.ex. Notepad skall den ha semikolon som fältavgränsare.
Filen kan ej användas. Orsak: Antalet kolumner varierar från rad till rad. Se kommentaren ovan först. Det kan också finnas semikolon eller hårda radbryt (oftast i benämningar eller i kommentarer) som gör att Excel delar upp cellerna. Behöver du dessa kolumner vid importen om det handlar om en uppdatering? Du kan ta bort dessa kolumner och spara om filen. Testa igen. Annars leta upp dessa tecken, ersätt och spara igen. 
Vanliga felmeddelanden

 

  • De första 10 raderna i importfilen visas nu på skärmen.


      • Om det finns artiklar i importfilen som överensstämmer med befintliga artiklar i systemet välj mellan ”Uppdatera” eller ”Hoppa över”. Observera att vid val ”Uppdatera” kommer den importerade artikelns data att skriva över befintligt data som finns i systemet om artikeln. Vid val ”Hoppa över” uppdateras endast de artiklar i importfilen som ej finns i systemet sedan tidigare.
      • Om första raden i importfilen innehåller rubriker/fält namn, bocka i rutan "Första raden innehåller rubriker" så ignoreras första raden.
      • Välj korrekt rubrik på de olika kolumnerna via rullgardin ovanför varje kolumn, finns det fält som inte skall med i importen välj ”Importera ej” på dessa kolumner.
      • Skrolla hela vägen till höger så du är säker att alla dina rubriker har tolkats på korrekt sätt.

 

  • När allt är korrekt klicka på ”Analysera”.


  • Sammanfattning av importen visas längst ner på bilden. Då borttag av artiklar i artikelregistret ej är möjligt är det mycket viktigt att i detta läge kontrollera att importen blir som man tänkt.
      • "Skapade poster" visar hur många nya artiklar som kommer att uppdateras i registret om import sker.
      • "Uppdaterade poster" visar hur många befintliga artiklar som kommer att bli uppdaterade.
      • "Ignorerade poster" visar poster som ej kommer att tas med i importen.

 

  • Överensstämmer sammanfattningen med ditt förväntade resultat av importen klicka på ”Importera” annars korrigera eventuella felaktigheter och gör om analysen.


  • Om några fel påträffas i filen vid analysen så syns detta. Man får då gå tillbaka och ladda upp en ny korrekt fil eller möblera om bland kolumnerna och göra en ny analys.

 

Tips för eventuell felsökning av importfil:

klicka här för information om Specters Addin

klicka här för information om Textimportguiden

Var denna artikel till hjälp?
0 av 4 tyckte detta var till hjälp

Kommentarer