Daniel Öhrström
Updated :
Behöver du importera artiklar eller uppdatera artikeldata? Detta kan göras genom att använda en semikolonseparerad textfil.
OBS! När du sparar filen i Microsoft Excel, ska den sparas som .csv-format, som är kommaavgränsat (det är det alternativ som visas när filen sparas). Trots detta blir filen semikolonseparerad (vilket inte alltid är konsekvent i Microsoft Office), och endast semikolonseparerade filer kan importeras i Specter.
Med artikelimport kan du både lägga till nya artiklar och uppdatera befintliga sådana.
Nedan förklaras några av de vanligaste fälten som används framförallt vid import av nya artiklar.
| Artikelnummer |
Obligatoriskt fält vid alla importer |
||||||||||
| Benämning |
Obligatoriskt fält vid import av nya artiklar |
||||||||||
| Artikeltyp |
Följande bokstavskombinationer används vid importen:
OBS! Om inget värde anges alls så importeras artikeln som "Vara ej lagerförd". Innebär alltså att dessa artiklar inte saldoberäknas och därför inte har lagersaldo eller beställningsförslag. |
||||||||||
| Artikelgrupps id |
Ett unikt id som systemet tilldelar alla artikelgrupper (för att hitta id på befintliga artikelgrupper klicka på "Register" i toppmenyn, ”Artikelregister” i vänstermenyn, sedan på ”Artikelgrupper” i samma meny. Id.nr står till vänster om artikelgruppens namn). Artikelgrupper måste skapas manuellt innan du startar importen. Om inget artikelgrupps id anges i importen av nya artiklar kommer artikeln läggas under standardgrupp. Om du får felmeddelande "standardartikelgrupp saknas" ska du ange någon av dina grupper som standard.
|
||||||||||
| Försäljningspris ex moms |
Obligatoriskt fält vid import av nya artiklar. Anges som decimaltal med antingen komma (,) eller punkt (.). Detta gäller alla priser i importfunktionen.Pris exkl. moms kan importeras med upp till 8 decimalers noggrannhet för att mer exakt få det pris inkl. moms som önskas, särskilt relevant för avvikande momssatser. |
||||||||||
| Leverantör id |
Detta är ett unikt ID som systemet tilldelar varje leverantör. För att hitta ID på befintliga leverantörer, klicka på "Register" i toppmenyn, därefter ”Leverantörer” i vänstermenyn; ID-numret står till vänster om leverantörens namn. |
||||||||||
| Leverantör Inköpspris |
Detta anges som ett decimaltal med antingen komma (,) eller punkt (.). För att detta ska kunna sättas krävs en kolumn med leverantörs ID i importfilen eftersom inköpspris sätts per leverantör. Om inget pris anges i importen av nya artiklar kommer artikeln få pris 0 i standardvaluta. |
||||||||||
| Inventeringspris |
Anges som decimaltal med antingen komma (,) eller punkt (.). Används vid beräkning av lagervärde om FIFO-metoden inte används. Om inget pris anges i importen av nya artiklar kommer artikeln få pris 0 i standardvaluta. |
||||||||||
| Kalkylinköpspris |
Anges som decimaltal med antingen komma (,) eller punkt (.). Används för beräknings av täckningsbidrag om FIFO-metoden inte används. Om FIFO-metoden används används kalkylinköpspris om andra pris saknas. Om inget pris anges i importen av nya artiklar kommer artikeln få pris 0 i standardvaluta. |
||||||||||
| Moms id |
Ett unikt ID som systemet tilldelar alla momstyper. För att hitta ID på befintliga momstyper, klicka på ”Inställningar” i toppmenyn, sedan "Ekonomi" och "Moms" i vänstermenyn. Om inget moms id anges i importen av nya artiklar kommer artikeln få standardmoms, 25%. |
||||||||||
| Enhet id |
Ett unikt id som systemet sätter på alla enhetstyper. För att hitta id på befintliga enhetstyper klicka på ”Inställningar” i toppmenyn, i vänstermenyn välj "Grundinställningar" och ”Enheter”. Om inget enhets id anges i importen av nya artiklar kommer standardenhet på artikeln vara styck. |
||||||||||
| Köpstopp |
Köpstopp innebär att det inte går sälja en artikel som har 0 i lagersaldo. Kan endast importeras, finns ej som val på artikeln.
|
||||||||||
| Försäljningskonto (hemland, EU, export) |
Om inga konton anges i importen av nya artiklar kommer standardkonton användas, se Systemet/Inställningar/Standardkonton. | ||||||||||
| Kostnadskonto | Om inga konton anges i importen av nya artiklar kommer standardkonton användas, se Systemet/Inställningar/Standardkonton. | ||||||||||
| Lagersaldo | Om inget saldo anges i importen av nya artiklar kommer artikeln få 0 i lagersaldo. Kan inte importeras ihop med disponibelt lagersaldo då dessa är beroende av varandra. Se nedan. | ||||||||||
| Disponibelt lagersaldo |
Detta är lagersaldo som inte är uppbokat av icke-levererade kundorder. Ska normalt INTE importeras, systemet räknar ut detta. Kan inte importeras ihop med lagersaldo då dessa är beroende av varandra. Se ovan. |
Det finns betydligt fler fält som kan importeras. För att se vilka och vad de heter kan du gå till Import/Export och exportera artiklar. Observera att vissa kryssval innebär att det tillkommer flera fält i export/importfilen. Du kan också hämta vår exempelmall för import av nya artiklar genom att klicka på länken Hämta mall.
(Notera att vissa webbläsare, bl a Firefox kan spara ner filen som .zip, byt då filändelse till .xlsx manuellt så kan filen öppnas korrekt i Excel)
Mallen visar dock inte alla de alternativ som finns just i ditt system, t.ex. antal på flera lager, lagerplatser, flera leverantörer, benämningar i utländsk valuta, rabattprislistor, m.m.
Viktigt att tänka på!
- Max antal tillåtna rader per import är 5000.
- Dina artiklar måste ha unika artikelnummer, utan mellanslag.
- Om ett fält är tomt ignoreras uppgiften.
- Om du har inledande nollor i artikelnumret (t.ex. 000123) bör du omvandla artikelkolumnen i Excel till ett textfält för att bevara nollorna, även om detta rekommenderas att undvika.. Läs mer om Textimportguiden
- Specialtecken och apostrofer leder till att filen inte kan importeras.
- Mellanrum i artikelnumret kan leda till problem vid inläsningen.
- Otillåtna specialtecken listas här:
× Ø ½ ¼ \ ; (semikolon i en cell)
Observera att det finns flera steg innan importen sker, du kan ångra dig flera gånger innan du klickar på "Importera"
Importen genomförs i följande steg:
- Välj huvudmenyn Register: Gå till vänstermenyn Artikelregister - Artikelimport.
-
Välj fil: Klicka på ”Bläddra” och välj den fil som ska importeras.
Bockar du i ”Försök matcha kolumner” så försöker systemet hitta rätt rubrik till rätt kolumn (men du har möjlighet att ändra innan import sker) - Klicka på "Gå vidare".
- De första 10 raderna i importfilen visas nu på skärmen.
- Om det finns artiklar i importfilen som överensstämmer med befintliga artiklar i systemet, välj mellan ”Uppdatera artikeln” eller ”Ignorera artikeln”. Observera att vid valet ”Uppdatera” kommer den importerade artikelns data att skriva över befintlig data som finns i systemet om artikeln. Vid valet ”Ignorera artikeln” uppdateras endast de artiklar i importfilen som inte finns i systemet sedan tidigare.
- Om det finns nya artiklar i importfilen, välj mellan att “Skapa artikeln” eller “Ignorera artikeln”.
Användbart om man till exempel har fått en prislista från sin leverantör och bara vill läsa in de artiklar man redan säljer. Då kan alla artiklar läsas in, men systemet plockar bort de som inte är aktuella för dig.
- Om första raden i importfilen innehåller rubriker/fältnamn, bocka i rutan "Första raden innehåller rubriker" så ignoreras första raden
- Du ska även välja korrekt rubrik på de olika kolumnerna via rullgardin ovanför varje kolumn. Om det finns fält som inte ska med i importen välj ”Importera ej” på dessa kolumner. Bläddra hela vägen till höger för att försäkra dig om att alla dina rubriker har tolkats på korrekt sätt. Även om systemet har lyckats matcha rubrikerna är det viktigt att kontrollera att alla rubriker är rätt.
- När allt är korrekt klicka på ”Analysera”.
- En sammanfattning av importen visas längst ner på bilden. Då borttagning av artiklar i artikelregistret ej är möjligt är det mycket viktigt att i detta skede kontrollera att importen är som du tänkt.
- "Skapade poster" visar hur många nya artiklar som kommer att uppdateras i registret om importen sker.
- "Uppdaterade poster" visar hur många befintliga artiklar som kommer att uppdateras.
-
"Ignorerade poster" visar de poster som inte kommer att tas med i importen.
- Om sammanfattningen överensstämmer med ditt förväntade resultat av importen, klicka på ”Importera”, annars korrigera eventuella felaktigheter och gör om analysen.
- Om några fel upptäcks i filen vid analysen så syns detta. Då behöver du gå tillbaka, ladda upp en ny korrekt fil eller möblera om bland kolumnerna och göra en ny analys.
- Om några fel påträffas i filen vid analysen så visas detta nederst på sidan. Man får då gå tillbaka och ladda upp en ny korrekt fil eller möblera om bland kolumnerna och göra en ny analys.
| Filen kan ej användas. Orsak: Felaktigt filformat eller för få kolumner. | Kontrollera att filen är sparad som csv, kommaavgränsad i kommandot men öppnas den i t.ex. Notepad skall den ha semikolon som fältavgränsare. |
| Filen kan ej användas. Orsak: Antalet kolumner varierar från rad till rad. | Se kommentaren ovan först. Det kan också finnas semikolon eller hårda radbryt (oftast i benämningar eller i kommentarer) som gör att Excel delar upp cellerna. Behöver du dessa kolumner vid importen om det handlar om en uppdatering? Du kan ta bort dessa kolumner och spara om filen. Testa igen. Annars leta upp dessa tecken, ersätt och spara igen. |
Tips för eventuell felsökning av importfil:
Kommentarer