Registrera betalning av leveransfaktura

OBS! Nedanstående instruktion gäller endast när man manuellt skall förändra status på sina leverantörsfakturor från obetald till utbetald. Använder man LB-rutinen ( elektronisk filöverföring till banken ) för att hantera sina utbetalningar automatiskt skall dessa steg inte följas. Se egen hjälptext om LB-rutin.

För att ändra status på leverantörsfakturan från obetald till betald ska följande steg göras:

Klicka på huvudmenyn Ekonomi - Leverantörsreskontra - Utgifter och sök upp fakturan som skall sättas som utbetald. Sökning kan göras på utgiftsnummer, leverantörens namn eller både och. Klicka sedan på det röda krysset:

Vanlig utbetalning:

Fyll i följande fält

1. Betaldatum
   
   
2. Utbetalningstyp - För utbetalning från bank eller kontant välj Vanlig utbetalning
    
3. Utbetalningskonto - Välj det konto som utbetalningen sker ifrån, tex "1930 Checkräkningskonto".
    
   Tips! Vill man använda andra utbetalningskonton än de som är förinställda i Specter kan man lägga till fler. Detta görs direkt i kontoplanen på respektive konto. Läs mer i hjälptexten "Utbetalningskonton".
   
   
4. Utbetalt belopp - fyll i den summa som du har betalt. Det är detta belopp som i detta exempel bokförs på 1930.
    
   Är det en delutbetalning så fyller man endast i det faktiska belopp man betalat.
    
   (i utländsk valuta) - Detta fält syns endast för fakturautbetalningar avseende fakturor i utländsk valuta. Detta belopp skall endast ändras om du bokför en delbetalning.
   
   
5. Betalning - detta belopp bokförs på 2440 och skall endast ändras om du bokför en delbetalning.
   
   
6. Valutadifferens - Detta fält syns endast för fakturautbetalningar avseende fakturor i utländsk valuta. Valutadifferensen beräknas per automatik (behöver dock justeras manuellt om du ändrar i fältet "Dröjsmålsränta"). Du kan kontrollera vilket bokföringskonto som valutadifferensen bokförs på under Inställningar / Systeminställningar / Standardkonton. 
   
   
7. Dröjsmålsränta - Här fyller du i dröjsmålsränta med ett minustecken framför beloppet.
    
   TIPS 1: I de fall som utskriften från ert bankkonto visar summan av utbetalt belopp och bankkostnaden kan du använda detta fält för bankens transaktionskostnad. Börja med att gå till Inställningar / Systeminställningar / Standardkonton och korrigera bokföringskontot för Dröjsmålsränta (Dröjsmålsintäkter & Dröjsmålskostnader) till kontot för Bankkostnader, ex 6570.
   När du anger bankkostnaden i fältet Dröjsmålsränta skall du ange beloppet med ett minustecken framför.
    
   TIPS 2: I de fall som utskriften från ert bankkonto innehåller en rad för utbetalt belopp avseende fakturan och en rad för bankkostnaden får ni i efterhand antingen gå in på verifikatet för utbetalningen och komplettera med bankkostnaden på egna bokföringsrader, eller skapa ett eget verifikat.
   
   
8. Registrera utbetalning - fungerar endast när summa utbetalt belopp stämmer överens med utbetalt belopp.

 

Steg 3b - kvittning mot kreditfaktura

1. Betaldatum
    
2. Utbetalningstyp - För att kvitta en utbetalning helt eller delvis mot en kreditfaktura, välj utbetalningstyp Kreditfaktura. Systemet känner då av om det finns en kreditfaktura. 
   
   
3. Utbetalt belopp - Fyll i det belopp som skall nyttjas. Ni kan välja att använda hela eller delar av kreditfakturan.
   
   
4. Registrera utbetalning Registrera sedan kvittningen genom att klicka på "Registrera utbetalningen".

Steg 4:

I översikten över alla leveratörsfakturor/utgifter kan du se att leverantörsfakturan/utgiften är fullt utbetald då det blivit en grön bock bredvid.

När du ställer muspekaren över bocken så syns det när den utbetalades och från vilket bokföringskonto.

OBS: Om du bokfört valutadifferens och/eller dröjsmålsränta kommer beloppet som visas på raden avseende Utbetalningar / Krediteringar att vara felaktigt, men det blir korrekt i huvudboken. 

                                                                                                                                              

Har man gjort en delutbetalning, tex. nyttjat en kreditfaktura så blir det istället en gul fyrkant som indikerar att en transaktion har skett men att det finns återstående belopp att justera.