Skapa ny utgift

Välj Ekonomi i översta menyn, Leverantörsreskontra - Utgifter och Ny Utgift längst uppe till höger. Alternativt så går du via plustecknet för att skapa ny:

Välj den utgiftstyp som passar för den kostnad som skall lägga in. Specter har fyra stycken olika utgiftstyper. Vilken av dessa man ska använda beror på vilken typ av kostnad det är.

Ny leverantörsfaktura
Den här utgiftstypen väljer man när man har leverantörsfakturor med förfallodatum framåt i tiden.

Ny lev.kreditfaktura
Den här utgiftstypen väljer man när man har ett innestående tillgodo hos sin leverantör.

Utgift med leverantör
Den här utgiftstypen väljer man när man exempelvis har ett kassakvitto från kontant betalning eller ett banklån som dras direkt från banken. Då är det bra att koppla dessa transaktioner till en leverantör för att kunna söka fram historik.

Utgift utan leverantör
Den här utgiftstypen väljer man när man exempelvis har ett kassakvitto från kontant betalning där man inte har behov att söka fram historik.

Tips! Använd Enter-tangenten när leverantörsfakturor och utgifter registreras. Snabb hantering plus att man får full koll på sina kostnader i staplarna på startsidan i sitt Spectersystem.

Ny leverantörsfaktura

När man väljer leverantör så hämtas de grundinställningar som lagts in på leverantören, exempelvis betalningsvillkor, standardkonto för inköp och bankgiro. Om bokföring sker genom FIFO-metoden hämtas standardkontot för lager under inställningar.

Datum fylls enkelt i genom att skriva tex. 160816 och sedan trycka enter. Då räknar systemet automatiskt ut förfallodatum beräknat på de dagar man fyllt i på leverantören sedan tidigare.

Anger man ett OCR-nummer så kommer detta att användas vid skapande av utbetalningsfil. Finns inget OCR-nummer används fakturanummer istället.

Innehåller leverantörsfakturan blandade poster, exempelvis tjänst och vara, lägger man enkelt till nya konteringsrader och kan dela upp kostnaderna på olika konton.

Ny leverantörskreditfaktura

Det är samma arbetssätt som med en vanlig leverantörsfaktura när man skall skapa en kredit. Det som är viktigt att tänka på är att man ska aldrig lägga till ett minustecken framför beloppen då allt sådant sköts av systemet i bakgrunden.

Se upp! När du är klar med din kreditfaktura så glöm inte att byta utgiftstyp när du skall skapa nästa faktura. Om detta missas kan man lätt skapa felaktiga fakturor som egentligen skulle vara debet men blir kredit.

Utgift med leverantör

Den här utgiftstypen är alltid redan betald, det finns alltså inget förfallodatum. De grundinställningar som är inlagda på leverantören hämtas och registreringen går snabbt och smidigt.

Exempel på utgift med leverantör är inköp man gör ofta hos samma leverantör exempelvis närbutiken, bensinmacken eller vill man få en bra överblick över hur mycket banken dragit på lånet under året är detta ett bra alternativ. Använder man den här utgiftstypen blir inköpen enkelt sökbara.

Innehåller utgiften blandade poster, exempelvis tjänst och vara, lägger man enkelt till nya konteringsrader och kan dela upp kostnaderna på olika bokföringskonton.

Utgift utan leverantör

Den här utgiftstypen har samma princip som "utgift med leverantör". Den är alltid redan betald, det finns alltså inget förfallodatum.

Exempel på utgift utan leverantör är inköp man gjort som tex är engångshändelser. Använder man den här utgiftstypen blir inköpen endast sökbara på den text man fyller i fältet beskrivning.

Innehåller utgiften blandade poster, exempelvis tjänst och vara, lägger man enkelt till nya konteringsrader och kan dela upp kostnaderna på olika bokföringskonton.

Ta bort utgift

Utgiften/leverantörsfakturan ska inte vara journalbokförd (gäller om inte direktbokföring används).

Om en betald utgift/leverantörsfaktura tas bort på soptunnan tas både faktura och betalning bort.

  (För att ta bort en utbetalning, se Ångra utbetalning.)