Allmänt om dokumenthantering

Specter Dokumenthantering består i huvudsak av två olika delar av Spectersystemet.
Dels har du möjligheten att skapa dokument inifrån systemet, och dels har du möjligheten att lagra dokument i systemet.

Du kan också läsa specifika hjälptexter för hur du skapar dokument inifrån systemet och hur du lagrar externa dokument under våra hjälptexter för Dokumenthanteringen.

Skapa dokument

Med dokumenthanteringsfunktionen för att skapa egna dokument i Specter kan massbearbetning av kunderna göras med kundunikt innehåll, både via e-post och papper. 

Ett pdf-dokument skapas per kund. Dokumentmallar skapas som kan formges, med logotyp etc.
Data kan hämtas från andra delar av systemet, till exempel adresser, uppgifter om offert, order, faktura, artiklar etc. för olika ändamål.
Varje dokument som skapas fylls med den information som lagrats på respektive kund.

Dessutom kan dokument skapas ett och ett, via några knapptryckningar inifrån kundkortet. 

Om du har Specter CRM/Offert får du tillgång till en funktion som heter "Avancerad Sökning" på kundsidan.
Härifrån kan du söka och filtrera kunder på massvis av olika parametrar, och sedan skicka dokument via e-post till precis de kunder du vill nå.

Lagra dokument

Med hjälp av funktionen Lagra Dokument kan du lagra filer i Spectersystemet, och komma åt dem varifrån som helst. 

Du lagrar dokument per kund. När du börjar använda Specter Dokumenthantering får du en ny flik på varje kundkort, som helt enkelt heter "Dokument". Här kan du lägga upp en mappstruktur där du kan lagra dokument som har med kunden att göra.

Om du vill lagra dokument som mest har med ditt eget företag att göra föreslår vi att du skapar en kund med ditt företagsnamn, och lägger de dokumenten där. 

Alla dokument säkerhetskopieras varje natt, precis som resten av affärssystemet.