Behandla ett ärende

För att behandla/svara på ett ärende så klickar vi ärenderubriken i listan.

Då kommer vi in till läget där vi kan posta ett svar till ärendeläggaren och om vi vill lägga till en intern kommentar för vidarebehandling senare så skrivs den texten in under fältet för ”Intern kommentar:”.

För att spara ärendet så klickar vi på knappen ”Spara ärende” och om vi vill posta vårt svar så klickar vi på knappen för ”Spara ärende & posta svar”. Vi här i detta läge även möjlighet att ändra statusen på vårt ärende. Ett nyskapat ärende får automatiskt statusen ”Inväntar svar” och när kunden besvarat ärendet via länken som skickas till kundens e-postadress så sätts statusen till ”Att besvara”. Om behandlingen av ärendet slutförs genom vårt svar så ändrar vi statusen på ärendet till Slutförd innan vi sparar och postar vårt svar till ärendeläggaren. Längre ner på sidan, under rubriken ”Konversation:”, ser vi de svar som vi skickat till samt mottagit från ärendeläggaren.

Det finns två E-postmallar som du når via det gula kugghjulet högst uppe till vänster -  Grundinställningar och Systeminställningar. E-postmall som skickas till kund om ett ärende skapas i systemet och/eller då ett ärende har uppdaterats med ett nytt svar. Dessa har namnen ”E-postmall för utskick då ett ärende har skapats” och ”E-postmall för utskick då ett ärende har uppdaterats med ett nytt svar”. I dessa mail kan variablerna som är synliga i listan till höger användas för att hämta upp diverseuppgifter kring ärendet.

Viktigt att notera är att svaren, både från kund och användare av systemet, måste göras i länken som går ut i mailet för att ärendehanteringen skall fungera. E-postadressen som anges som från-adress ska helst vara en så kallad no-reply adress.