Anonymisera kund

Följ

När man klickar på "Ta bort kund" i menyn kommer systemet att ta reda på om kunden kan tas bort eller anonymiseras. Detta styrs av om kunden har transaktioner/händelser kopplade till sig eller inte.

Om kunden inte har några transaktioner/händelser visas knappen "Ta bort kund".
Om kunden har transaktioner/händelser visas knappen "Anonymisera kund".

När knappen "Anonymisera kund" visas innebär det att kunden kan anonymiseras i systemet. När en kund har anonymiserats så visas kunden inte längre i kundlistningarna. Det kommer inte att vara möjligt att spåra kunden i systemet efter att en anonymisering är gjord. Vi väljer att byta ut känslig data mot Xxxx. Till exempel Anna Andersson omvandlas till Xxxx Xxxx.

För att kunna anonymisera en kund måste alla ordrar vara levererade och fakturerade. Alla fakturor måste även vara betalda.

Nedan bild visar att kunden är klar att anonymisera. För att gå vidare så klickar man i kryssrutan för att man läst vår information om kundborttagning och anonymisering, förutsatt att man gjort det, och klickar sedan på knappen "Anonymisera kund".

 

Efter att anonymiseringen är gjord skickas man tillbaka till kundkortet där det framgår att kunden är anonymiserad samt att flikarna på kunden döljs.



Alla länkar till anonymiserade kunder tas bort i systemet. Detta gäller t.ex. fakturalista, orderlista mm. I dessa fall kommer Xxxx visas i listan utan att vara klickbar. Detta för att det inte ska kunna gå att spåra kunden. När kunden är anonymiserad kan man komma in på kundkortet men man kommer inte att kunna se information under flikarna då dessa är borttagna.

Alla kunder som är anonymiserade kommer att exkluderas från den vanliga kundsökningen (även för den avancerade sökningen). Det finns dock ett sätt att se även anonymiserade kunder under den avancerade sökningen. Välj i så fall “Visa anonymiserade kunder/prospects" i dropdown-menyn för "Visa kunder/prospects" under "Urval / Sortering".



Enligt bokföringslagen får man inte ta bort fakturor eller kvitton. Bokföringslagen står över GDPR vilket innebär att fakturan måste finnas kvar med kundens information. Det får heller inte ändras någon information på dem och vi behåller alla fakturor även vid anonymisering.


Följande poster i systemet kommer att anonymiseras

Generell kundinformation

Benämning Ändras till
Förnamn Xxxx
Efternamn Xxxx
Kundnamn Xxxx
Organisationsnummer Fältet nollställs
Momsregistreringsnummer Fältet nollställs
Tar emot information via e-post Nej
Tar emot information via post Nej

 

Fakturaadress

Benämning Ändras till
Företagsnamn Xxxx
Att Fältet nollställs
Adress Fältet nollställs
Adressrad 2 Fältet nollställs
Adressrad 3 Fältet nollställs
Ort Fältet nollställs
Adress-koordinater gällande kundens position på kartan

0.000000, 0.000000

(Koordinaterna ändras till nollvärden vilket innebär att ingen position visas på kartan)

 

Besöksadress

Benämning Ändras till
Företagsnamn Xxxx
Adress Fältet nollställs
Adressrad 2 Fältet nollställs
Adressrad 3 Fältet nollställs
Ort Fältet nollställs
Adress-koordinater gällande kundens position på kartan

0.000000, 0.000000

(Koordinaterna ändras till nollvärden vilket innebär att ingen position visas på kartan)

 

Kontaktuppgifter

Benämning Ändras till
Kontaktperson Xxxx
Telefon Fältet nollställs
Mobil Fältet nollställs
Fax Fältet nollställs
E-post Fältet nollställs
Hemsida Fältet nollställs
Födelsedatum ÅÅÅÅ-01-01
(Vi sparar endast året. Datum och dag sätts till 01-01. Detta för att kunna göra CRM-sökningar på ålder.)
Kreditkontroll / Rating-uppgifter Information samt pdf-filer tas bort

 

Filialer

All information under filialer kommer att raderas förutom namn-fälten som ändras till Xxxx. 

Benämning Ändras till
Namn Xxxx
Resterande fält Fälten nollställs

 

CRM/Säljstöd 

För funktionen CRM/Säljstöd kommer alla aktiviteter och händelser att anonymiseras. Om det finns en kundkoppling till aktiviteten/händelsen så anonymiseras den också.

 

Ärendehantering

Benämning Ändras till
Namn Xxxx
E-postadress Fältet nollställs
Telefonnummer Fältet nollställs
Rubrik Fältet nollställs
Ärendetext Fältet nollställs
Postade svar Fältet nollställs
Intern kommentar Fältet nollställs

 

Mailhistorik

Fälten nedan beskriver vad som händer med de fält som rör e-postutskick i systemet. Detta gäller e-postutskick av offert, order, faktura samt dokument som finns kopplade till den kund som anonymiseras.

Benämning Ändras till
Namn Xxxx
E-postadress Fältet nollställs
Telefonnummer Fältet nollställs
Rubrik Fältet nollställs
Ärendetext Fältet nollställs
Postade svar Fältet nollställs
Intern kommentar Fältet nollställs

 

Offerter

Nedan fält anonymiseras och gäller både för faktura- och leveransaddress.

Benämning Ändras till
Kundreferens Fältet nollställs
Namn Fältet nollställs
Attention Fältet nollställs
Address Fältet nollställs
Postnr Fältet nollställs
Postort Fältet nollställs

 

Order

Nedan fält anonymiseras och gäller både för faktura- och leveransaddress.

Benämning Ändras till
Kundreferens Fältet nollställs
Kundorderreferens Fältet nollställs
Notifieringsmobilnummer Fältet nollställs
Namn Fältet nollställs
Attention Fältet nollställs
Address Fältet nollställs
Postnr Fältet nollställs
Postort Fältet nollställs

 

Leveransinformation

Nedan fält anonymiseras och gäller både för faktura- och leveransaddress.

Benämning Ändras till
Kundreferens Fältet nollställs
Notifieringsmobilnummer Fältet nollställs
Namn Fältet nollställs
Attention Fältet nollställs
Address Fältet nollställs
Postnr Fältet nollställs
Postort Fältet nollställs

 

Handelsfaktura

Nedan fält anonymiseras och gäller adressuppgifter för mottagare och avsändare.

Benämning Ändras till
Kund Xxxx
Namn Fältet nollställs
Address Fältet nollställs
Postnr Fältet nollställs
Postort Fältet nollställs
Mottagare Org.nr Fältet nollställs
Mottagare VAT.nr Fältet nollställs
Mottagare namn Fältet nollställs
Mottagare e-post Fältet nollställs
Mottagare telefon Fältet nollställs

 

Dropship

Nedan fält anonymiseras och gäller både för faktura- och leveransaddress.

Benämning Ändras till
Orderreferens Fältet nollställs
Telefonnummer Fältet nollställs
Mobilnummer Fältet nollställs
Kundnamn Fältet nollställs
Attention Fältet nollställs
Address Fältet nollställs
Postnr Fältet nollställs
Postort Fältet nollställs

 

Kopplade inköp till dropship-order

Nedan fält anonymiseras och adressuppgifterna gäller för leveransadress.

Benämning Ändras till
Orderreferens Fältet nollställs
Telefonnummer Fältet nollställs
Mobilnummer Fältet nollställs
Publicerad kommentar Fältet nollställs
Kundnamn Fältet nollställs
Attention Fältet nollställs
Address Fältet nollställs
Postnr Fältet nollställs
Postort Fältet nollställs

 

Avtal

Följande poster i systemet kommer att anonymiseras förutsatt att avtalet inte är pågående.

Benämning Ändras till
Kundreferens Xxxx
Mottagare Xxxx
E-postadress Fältet nollställs

 

Betalningspåminnelser

Kundinformation som finns kopplade till betalningspåminnelser kommer att tas bort när kunden anonymiseras i systemet.



Kvitto

Kundinformation som finns kopplade till kvitton kommer att tas bort när kunden anonymiseras i systemet.

 

 

Vad kommer inte att anonymiseras?

I listningarna nedan beskriver vi vilken information som INTE anonymiseras i systemet. Notera att vi exempelvis inte kan anonymisera viss fritext som ni lagt in manuellt i systemet. Denna information måste därför tas bort manuellt.


Kund

Här finns uppgifter som skulle kunna identifiera en person tillsammans med annan information men utan den utökade informationen så är det inte möjligt. Denna information sparas för att exempelvis kunna se i vilka områden man säljer.

Benämning Ändras till
Kön Bibehålls
Postnummer Bibehålls
Kundgrupp Bibehålls

 

Region och Land bibehålls för samtlig adressinformation under kund.

Benämning Ändras till
Kundland Bibehålls
Leveransland Bibehålls
Fakturaland Bibehålls
Fliken info Bibehålls
(Kan finnas information ni som kund har angett och kan behöva ta bort manuellt.)
Intern information Bibehålls
(Kan finnas information ni som kund har angett och kan behöva ta bort manuellt.)

 

Dokument som finns sparade under fliken Dokument på kundkortet tas inte bort per automatik. Om de innehåller personuppgifter måste dessa uppgifter tas bort manuellt, lämpligtvis innan kunden anonymiseras. Samma gäller för egenskaper på kund.

 

Offert

Följande poster i systemet kommer inte att anonymiseras.

Benämning Ändras till
Publicerad kommentar Bibehålls
Krav/Villkor Bibehålls
Intern kommentar Bibehålls

 

Order

Följande poster i systemet kommer inte att anonymiseras.

Benämning Ändras till
Publicerad kommentar Bibehålls
Krav/Villkor Bibehålls
Intern kommentar Bibehålls

 

Region och Land bibehålls för både leverans- och fakturaadress under order.

 

Leveranser

Följande poster i systemet kommer inte att anonymiseras.

Benämning Ändras till
Publicerad kommentar Bibehålls
Intern kommentar Bibehålls

Region och Land bibehålls för både leverans- och fakturaadress för leveranser.

 

Dropship

Följande poster i systemet kommer inte att anonymiseras. Det kan finnas känslig information där som bör tas bort innan en anonymisering genomförs. Den informationen måste tas bort manuellt.

Benämning Ändras till
Land Bibehålls
Intern kommentar Bibehålls

 

Inköp kopplat till dropship-order

Följande poster i systemet kommer inte att anonymiseras. 

Benämning Ändras till
Land Bibehålls
Krav/Villkor Bibehålls
Intern kommentar Bibehålls

 

Inleverans av Inköp kopplat till dropship-order

Följande poster i systemet kommer inte att anonymiseras.

Benämning Ändras till
Land Bibehålls
Krav/Villkor Bibehålls
Intern kommentar Bibehålls

 

Fakturor

Enligt bokföringslagen får man inte ta bort fakturor eller kvitton. Bokföringslagen står över GDPR vilket innebär att fakturan måste finnas kvar med kundens information. Det får heller inte ändras någon information på dem och vi behåller alla fakturor även vid anonymisering.

 

 

Var denna artikel till hjälp?
3 av 3 tyckte detta var till hjälp

Kommentarer