Kund, ta bort/anonymisera kund

Valet "Ta bort kunder (GDPR)" finns under huvudrubriken Register - Kundregister. Systemet kommer att ta reda på om kunden kan tas bort eller anonymiseras. Detta styrs av om kunden har transaktioner/händelser kopplade till sig eller inte.

Om kunden inte har några transaktioner/händelser visas knappen "Ta bort kund".
Om kunden har transaktioner/händelser visas knappen "Anonymisera kund".

När knappen "Anonymisera kund" visas innebär det att kunden kan anonymiseras i systemet. När en kund har anonymiserats så visas kunden inte längre i kundlistningarna. Det kommer inte att vara möjligt att spåra kunden i systemet efter att en anonymisering är gjord. Vi väljer att byta ut känslig data mot Xxxx. Till exempel Anna Andersson omvandlas till Xxxx Xxxx.

För att kunna anonymisera en kund måste alla ordrar vara levererade och fakturerade. Alla fakturor måste även vara betalda.

Nedan bild visar att kunden är klar att anonymisera. För att gå vidare så klickar man i kryssrutan för att man läst vår information om kundborttagning och anonymisering, förutsatt att man gjort det, och klickar sedan på knappen "Anonymisera kund".

Efter att anonymiseringen är gjord skickas man tillbaka till kundkortet där det framgår att kunden är anonymiserad samt att flikarna på kunden döljs.

Alla länkar till anonymiserade kunder tas bort i systemet. Detta gäller t.ex. fakturalista, orderlista mm. I dessa fall kommer Xxxx visas i listan utan att vara klickbar. Detta för att det inte ska kunna gå att spåra kunden. När kunden är anonymiserad kan man komma in på kundkortet men man kommer inte att kunna se information under flikarna då dessa är borttagna.

Alla kunder som är anonymiserade kommer att exkluderas från den vanliga kundsökningen (även för den avancerade sökningen). Det finns dock ett sätt att se även anonymiserade kunder under den avancerade sökningen. Välj i så fall “Visa anonymiserade kunder/prospects" i dropdown-menyn för "Visa kunder/prospects" under "Urval / Sortering".

Enligt bokföringslagen får man inte ta bort fakturor eller kvitton. Bokföringslagen står över GDPR vilket innebär att fakturan måste finnas kvar med kundens information. Det får heller inte ändras någon information på dem och vi behåller alla fakturor även vid anonymisering.

Följande poster i systemet kommer att anonymiseras

Generell kundinformation

Benämning	Ändras till
Förnamn	Xxxx
Efternamn	Xxxx
Kundnamn	Xxxx
Organisationsnummer	Fältet nollställs
Momsregistreringsnummer	Fältet nollställs
Tar emot information via e-post	Nej
Tar emot information via post	Nej

Fakturaadress

Benämning	Ändras till
Företagsnamn	Xxxx
Att	Fältet nollställs
Adress	Fältet nollställs
Adressrad 2	Fältet nollställs
Adressrad 3	Fältet nollställs
Ort	Fältet nollställs
Adress-koordinater gällande kundens position på kartan	0.000000, 0.000000 (Koordinaterna ändras till nollvärden vilket innebär att ingen position visas på kartan)

Besöksadress

Benämning	Ändras till
Företagsnamn	Xxxx
Adress	Fältet nollställs
Adressrad 2	Fältet nollställs
Adressrad 3	Fältet nollställs
Ort	Fältet nollställs
Adress-koordinater gällande kundens position på kartan	0.000000, 0.000000 (Koordinaterna ändras till nollvärden vilket innebär att ingen position visas på kartan)

Kontaktuppgifter

Benämning	Ändras till
Kontaktperson	Xxxx
Telefon	Fältet nollställs
Mobil	Fältet nollställs
Fax	Fältet nollställs
E-post	Fältet nollställs
Hemsida	Fältet nollställs
Födelsedatum	ÅÅÅÅ-01-01 (Vi sparar endast året. Datum och dag sätts till 01-01. Detta för att kunna göra CRM-sökningar på ålder.)
Kreditkontroll / Rating-uppgifter	Information samt pdf-filer tas bort

Filialer

All information under filialer kommer att raderas förutom namn-fälten som ändras till Xxxx. 

Benämning	Ändras till
Namn	Xxxx
Resterande fält	Fälten nollställs

CRM/Säljstöd 

För funktionen CRM/Säljstöd kommer alla aktiviteter och händelser att anonymiseras. Om det finns en kundkoppling till aktiviteten/händelsen så anonymiseras den också.

Ärendehantering

Benämning	Ändras till
Namn	Xxxx
E-postadress	Fältet nollställs
Telefonnummer	Fältet nollställs
Rubrik	Fältet nollställs
Ärendetext	Fältet nollställs
Postade svar	Fältet nollställs
Intern kommentar	Fältet nollställs

Mailhistorik

Fälten nedan beskriver vad som händer med de fält som rör e-postutskick i systemet. Detta gäller e-postutskick av offert, order, faktura samt dokument som finns kopplade till den kund som anonymiseras.

Benämning	Ändras till
Namn	Xxxx
E-postadress	Fältet nollställs
Telefonnummer	Fältet nollställs
Rubrik	Fältet nollställs
Ärendetext	Fältet nollställs
Postade svar	Fältet nollställs
Intern kommentar	Fältet nollställs

Offerter

Nedan fält anonymiseras och gäller både för faktura- och leveransaddress.

Benämning	Ändras till
Kundreferens	Fältet nollställs
Namn	Fältet nollställs
Attention	Fältet nollställs
Address	Fältet nollställs
Postnr	Fältet nollställs
Postort	Fältet nollställs

Order

Nedan fält anonymiseras och gäller både för faktura- och leveransaddress.

Benämning	Ändras till
Kundreferens	Fältet nollställs
Kundorderreferens	Fältet nollställs
Notifieringsmobilnummer	Fältet nollställs
Namn	Fältet nollställs
Attention	Fältet nollställs
Address	Fältet nollställs
Postnr	Fältet nollställs
Postort	Fältet nollställs

Leveransinformation

Nedan fält anonymiseras och gäller både för faktura- och leveransaddress.

Benämning	Ändras till
Kundreferens	Fältet nollställs
Notifieringsmobilnummer	Fältet nollställs
Namn	Fältet nollställs
Attention	Fältet nollställs
Address	Fältet nollställs
Postnr	Fältet nollställs
Postort	Fältet nollställs

Handelsfaktura

Nedan fält anonymiseras och gäller adressuppgifter för mottagare och avsändare.

Benämning	Ändras till
Kund	Xxxx
Namn	Fältet nollställs
Address	Fältet nollställs
Postnr	Fältet nollställs
Postort	Fältet nollställs
Mottagare Org.nr	Fältet nollställs
Mottagare VAT.nr	Fältet nollställs
Mottagare namn	Fältet nollställs
Mottagare e-post	Fältet nollställs
Mottagare telefon	Fältet nollställs

Dropship

Nedan fält anonymiseras och gäller både för faktura- och leveransaddress.

Benämning	Ändras till
Orderreferens	Fältet nollställs
Telefonnummer	Fältet nollställs
Mobilnummer	Fältet nollställs
Kundnamn	Fältet nollställs
Attention	Fältet nollställs
Address	Fältet nollställs
Postnr	Fältet nollställs
Postort	Fältet nollställs

Kopplade inköp till dropship-order

Nedan fält anonymiseras och adressuppgifterna gäller för leveransadress.

Benämning	Ändras till
Orderreferens	Fältet nollställs
Telefonnummer	Fältet nollställs
Mobilnummer	Fältet nollställs
Publicerad kommentar	Fältet nollställs
Kundnamn	Fältet nollställs
Attention	Fältet nollställs
Address	Fältet nollställs
Postnr	Fältet nollställs
Postort	Fältet nollställs

Avtal

Följande poster i systemet kommer att anonymiseras förutsatt att avtalet inte är pågående.

Benämning	Ändras till
Kundreferens	Xxxx
Mottagare	Xxxx
E-postadress	Fältet nollställs

Betalningspåminnelser

Kundinformation som finns kopplade till betalningspåminnelser kommer att tas bort när kunden anonymiseras i systemet.

Kvitto

Kundinformation som finns kopplade till kvitton kommer att tas bort när kunden anonymiseras i systemet.

Vad kommer inte att anonymiseras?

I listningarna nedan beskriver vi vilken information som INTE anonymiseras i systemet. Notera att vi exempelvis inte kan anonymisera viss fritext som ni lagt in manuellt i systemet. Denna information måste därför tas bort manuellt.

Kund

Här finns uppgifter som skulle kunna identifiera en person tillsammans med annan information men utan den utökade informationen så är det inte möjligt. Denna information sparas för att exempelvis kunna se i vilka områden man säljer.

Benämning	Ändras till
Kön	Bibehålls
Postnummer	Bibehålls
Kundgrupp	Bibehålls

Region och Land bibehålls för samtlig adressinformation under kund.

Benämning	Ändras till
Kundland	Bibehålls
Leveransland	Bibehålls
Fakturaland	Bibehålls
Fliken info	Bibehålls (Kan finnas information ni som kund har angett och kan behöva ta bort manuellt.)
Intern information	Bibehålls (Kan finnas information ni som kund har angett och kan behöva ta bort manuellt.)

Dokument som finns sparade under fliken Dokument på kundkortet tas inte bort per automatik. Om de innehåller personuppgifter måste dessa uppgifter tas bort manuellt, lämpligtvis innan kunden anonymiseras. Samma gäller för egenskaper på kund.

Offert

Följande poster i systemet kommer inte att anonymiseras.

Benämning	Ändras till
Publicerad kommentar	Bibehålls
Krav/Villkor	Bibehålls
Intern kommentar	Bibehålls

Order

Följande poster i systemet kommer inte att anonymiseras.

Benämning	Ändras till
Publicerad kommentar	Bibehålls
Krav/Villkor	Bibehålls
Intern kommentar	Bibehålls

Region och Land bibehålls för både leverans- och fakturaadress under order.

Leveranser

Följande poster i systemet kommer inte att anonymiseras.

Benämning	Ändras till
Publicerad kommentar	Bibehålls
Intern kommentar	Bibehålls

Region och Land bibehålls för både leverans- och fakturaadress för leveranser.

Dropship

Följande poster i systemet kommer inte att anonymiseras. Det kan finnas känslig information där som bör tas bort innan en anonymisering genomförs. Den informationen måste tas bort manuellt.

Benämning	Ändras till
Land	Bibehålls
Intern kommentar	Bibehålls

Inköp kopplat till dropship-order

Följande poster i systemet kommer inte att anonymiseras. 

Benämning	Ändras till
Land	Bibehålls
Krav/Villkor	Bibehålls
Intern kommentar	Bibehålls

Inleverans av Inköp kopplat till dropship-order

Följande poster i systemet kommer inte att anonymiseras.

Benämning	Ändras till
Land	Bibehålls
Krav/Villkor	Bibehålls
Intern kommentar	Bibehålls

Fakturor

Enligt bokföringslagen får man inte ta bort fakturor eller kvitton. Bokföringslagen står över GDPR vilket innebär att fakturan måste finnas kvar med kundens information. Det får heller inte ändras någon information på dem och vi behåller alla fakturor även vid anonymisering.