Förkortningar
FIFO - First In First Out, = artiklarna utlevereras ekonomiskt i den ordning som de har inlevererats.
TB - Täckningsbidrag
TG - Täckningsgrad
Begrepp
Snittvärde - Medelinköpspris på de artiklar som finns på lager vid ett givet tillfälle.
Ingående lagersaldo = Det saldo artiklar har i systemet före saldoförändring görs.
Bakgrund
I Specter Business Management kan man välja att beräkna lagervärdering baserat på artikelns inventeringspris eller genom en FIFO-beräkning.
Vill ni aktivera FIFO i ert system?
För att aktivera FIFO som lagervärderingsmetod behöver er admin-användare gå till: Inställningar - Ekonomiinställngar - Lagervärdering och sedan aktivera detta där. OBS att vi rekommenderar att ni läser igenom hela denna FIFO-manual innan ni aktiverar FIFO.
Skillnaden mellan dessa lagervärderingsmetoder är:
- Lagervärdering baserad på inventeringspris använder inventeringspriset som finns registrerat på artikelkortet för att beräkna lagervärdet. Kalkylinköpspriset används för att beräkna kostnaden för sålda varor och täckningsbidraget.
- Lagervärdering enligt FIFO-metoden använder inköpspriset som registrerats vid inleverans för att beräkna lagervärde, bokföra kostnad sålda varor samt beräkna täckningsbidrag. Mer information om detta finns nedan.
Viktigt att tänka på när Specter beräknar lagervärdering enligt FIFO
När man har aktiverat FIFO som lagervärderingsmetod är det avgörande att rätt inköpspriser finns på inköpsordrar innan inleverans sker.
Det är även viktigt att inleverera inköpsorder innan utleveranser görs av de inköpta artiklarna för att beräkning av lagervärdering, bokföring av kostnad sålda varor samt TB/TG beräkningarna skall bli rätt. Annars kan det vara så att det inte finns några artiklar att utleverera med korrekt FIFO-värde, istället används då kalkylinköpspriset.
Kalkylinköpspris används som backup-pris om Specter inte har någon inköpsorder att hämta värden ifrån. Detta gör det fortsatt viktigt att kalkylinköpspris på artiklarna är korrekta för att ge ett relativt rättvisande FIFO-värde om inköpspris inte kan hämtas på annat sätt.
I texten nedan beskrivs ett antal scenarion vad som händer när lagersaldon ändras upp eller ner. Det är enbart förändringen av antalet som sparas med de beskrivna FIFO-värdena, de befintliga artikelsaldona behåller sina FIFO-värden.
I Specter behålls alla FIFO-värden till dess de utlevereras. Ingen förstörande genomsnittsberäkning görs per månad som är vanlig i många andra system, utan FIFO-posterna är intakta.
Det är enbart på artiklar med artikeltyp Lagerförd som FIFO fungerar, inga andra artikeltyper använder funktionaliteten då de artikeltyperna inte har något saldo. Lagerförd betyder på Specterterminologi att systemet räknar antal, Saldo, och beräknar disponibelt saldo och skapar inköpsförslag med mera. Detta görs inte med artikeltyperna Ej lagerförd eller tjänst. Observera att Specters terminologi skiljer sig från den gängse betydelsen av ordet "Lagerförd".
Uppstart av FIFO
Kunder aktiverar lagervärdering enligt FIFO-metoden genom att navigera till Inställningar i toppmenyn till höger. Därefter vänstermenyn Ekonomi, och Lagervärdering. Då öppnas en vy där val görs mellan inventeringspris eller FIFO-metod för lagervärdesberäkning.
Det är lämpligt att sätta upp en separat verifikationsserie i bokföringsinställningarna för verifikaten som skapas automatiskt vid utleverans, där FIFO-värdet för sålda varor kostnadsförs genom en flytt från lagret till kostnadssidan i redovisningen. Även ett eller flera separata konton för KSV, Kostnad Sålda Varor i kontoklass fyra är att rekommendera.
För kunder som använder Specters Multilager/internbeställningsfunktion är det viktigt att vid FIFO-uppstarten inte ha internbeställningar i Transportlagret, dvs utlevererade från avsändarlagret men ännu inte emottagna av mottagarlagret.
Detta riskerar annars skapa felaktiga eller inga FIFO-värden på artiklarna som flyttas med felaktiga rapporter och bokföring som följd.
OBS! Före FIFO aktiveras i ett system med historik är det avgörande att rätt inventeringspris finns för varje artikel, även de som idag inte har ett lagersaldo, men någon gång har sålts via systemet. Vid uppstarten gör systemet en körning där inventeringsprisen lagras som transaktioner bakåt i tiden.
Här kan en avvägning göras hur långt tillbaka i tiden man kommer att vilja gå i rapportuttag i framtiden, och därmed hur långt tillbaka man vill uppdatera sina Inventeringspriser. Exempelvis säsongsartiklar från tidigare säsonger är troligen inte något man vill uppdatera.
Orsaken till att uppdaterade inventeringspriser behövs är att systemet genom körningen vid uppstart av FIFO kommer att använda artiklarnas inventeringspris som värde vid uttag av rapporter för all tid systemet varit aktivt innan FIFO aktiverades. Avser rapporterna Lagervärdering, Kostnad sålda varor och Täckningsbidrag.
Artikelkortet
En artikel måste vara av artikeltypen Vara/Lagerförd för att dess lagervärdering ska kunna sparas enligt FIFO-metoden. Ingen annan artikeltyp räknar antal, dvs saldo, och utan saldo, inget lagervärde.
Kostnadskontot på artiklarna ska bytas ut till ett konto i kontoklass 4, t.ex 4005, benämning Kostnad Sålda Varor, då Specter med automatik kommer att kostnadsföra alla utleveranser i realtid med FIFO-värdet. Att byta konto kan göras via artikelimport.
I gränssnittet i artikelregistret är det detta kontot det gäller:
På en artikel kan väljas en eller flera leverantörer, där leverantörens artikelnummer, inköpspris, tullkostnad och leveranssätt registreras. Valutan hämtas från inställningarna för den valda leverantören. Inköpspriset i valuta används som förslag vid skapandet av inköpsorder.
FIFO-värdet vid inleverans är summan av inköpspriset från den aktuella inköpsordern plus eventuell tullkostnad och leveranssättets kostnad. Summeras med automatik.
Om fälten Tullkostnad och Leveranssätt ska användas behöver leverantörsfakturorna avseende dessa kostnader också bokas in på lagerkontot och därmed ingå i lagervärdet. Detta för att kunna kostnadsföras av FIFO-funktionen enligt principen att FIFO-värdet ska motsvaras av det bokförda värdet på lagerkontot, normalt konto 1400. Här uppkommer lätt diffar, diskutera med er Specter-projektledare vilket som passar er bäst. Det vanligaste är att inte ta med dessa kostnader i lagervärdet utan hantera det utanför lagret.
Exkludera artikel från FIFO
Att exkludera en artikel från FIFO innebär att artikeln lagervärderas och kostnadsförs till det Inventeringspris som är manuellt angivet på artikeln, inte inköpspris från inleveranser etc.
FIFO-funktionaliteten kommer i övrigt att fungera som vanligt med artikeln, kostnadsförs via bokföring på samma sätt som FIFO-artiklar vid utleverans med mera, men värdet vid alla transaktioner hämtas från fältet Inventeringspris.
Exempel på användningsområden är om man t.ex vill skriva ner en artikels lagervärde, då kommer de tidigare lagrade FIFO-värdena att ignoreras och inventeringspriset används i stället. Även VMB-försäljning av t.ex musikinstrument, "antikmoms", kan förenklas.
Man kan välja att exkludera artiklar från FIFO på följande sätt:
-Via artikelkortet exkluderas artikeln genom att kryssa i Exkludera artikel från FIFO-beräkning och spara
-Via Specters import/export funktion för artiklar anger man 1 för exkluderas och 0 för inkluderas i fältet Exkludera artikeln från FIFO-beräkning.
På artikelkortet visas det tydligt om artikeln är exkluderad eller inte.
Vid exkludering använder alla transaktioner artikelns aktuella inventeringspris. Inköpspriset från inköpsorder sparas som visning men inte för transaktion.
Det vill säga, inköpspriser på inköpsorder vid inleverans sparas och visas i systemet, som en dokumentation av ursprungspris. Däremot, vid automatbokföring av utleverans används Inventeringspris som Kostnad såld vara, och konteras på samma sätt som andra utleveranser via FIFO.
Inventeringspris används vid beräkning av rapporterna Lagervärdering och Kostnad sålda varor.
För Total täckningsbidragsrapport baserad på order samt Total täckningsbidragsrapport används Kalkylinköpspriset. varför det är viktigt att sätta båda dessa priser lika.
Om artikeln senare aktiveras för FIFO kommer dess lagervärde att beräknas enligt FIFO-metoden och FIFO-priset sättas från inköpsorders inköpspris vid inleverans. Gäller från den dag ändringen görs.
Kalkylinköpspris
Kalkylinköpspriset på artikelkortet används i situationer när Specter inte kan räkna ut vilket inköpspris som varan har. Det är med andra ord att rekommendera att hålla kalkylinköpspriserna uppdaterade även efter att FIFO införts om man vet att det kan förekomma manuella justeringar.
Exempel på situation när detta kan inträffa är om lagersaldo är noll eller mindre vid:
- återköp/retur
- lagersaldoändring genom manuell lagersaldojustering
- lagersaldoökning genom manuell inleverans
- justering av lagersaldo vid inventering
Inventeringspris
Inventeringspriset används främst när ett system aktiveras för FIFO. Det vill säga, när man växlar över till FIFO kommer det aktuella inventeringspriset att användas för att sätta lagervärdet på dels de artiklar som finns i lager, och dessutom alla tidigare historiska artiklar och dessas lagerrörelser för att rapportuttag avseende tid före införande av FIFO ska fungera. Det är med andra ord viktigt att Inventeringspriset är korrekt vid detta tillfälle.
Däremot, efter att FIFO införts används normalt inte Inventeringspriset.
Inventeringspris används dock när en artikel har exkluderats från FIFO-metoden. Läs mer om det ovan.
Inköpsorder
När inköpsorder skapas hämtas inköpspris per artikel utifrån angivet inköpspris på artikelkortet. Vid behov kan inköpspriset ändras manuellt på inköpsordern. Inköpsorderns pris är underlag för FIFO-värdet för artiklarna på inköpsordern och sätts vid inleverans av dem.
Observera att om inköpet är i valuta kommer respektive valutakurs användas för att sätta ett FIFO-värde i SEK. Uppdatera därför valutakurserna i systemet regelbundet.
Inköpsorder, belopp efter rabatt används för FIFO
Artikelkort
Leverantörsfaktura via inköp - Specter
När leverantörsfaktura registreras utifrån en inköpsorder och om artikeln är av artikeltyp Lagerförd kommer artiklarna att bokföras på det konto som är inställt för Lager under Standardkonton. Artiklar med annan artikeltyp kommer att bokföras på det kostnadskonto som är angivet på artikeln, och omfattas ej av ytterligare FIFO-funktionalitet.
Standardkonton
Kostnadskonto på artikelkort - rubriken Inköp
Fältet Kostnadskonto vid rubriken Inköp används olika beroende på lagervärderingsmetod och artikeltyp. Vid FIFO används på artikeltypen Lagerförd kostnadskontot för verifikationen som skapas automatiskt vid utleverans av order. Då dras FIFO-värdet från lagret till kostnadskontot, därmed är leveransen kostnadsförd. Inga andra artikeltyper skapar kostnadsbokningar.
Inleverans
Det är inköpspriset, minus ev. rabatt, plus ev. tullkostnad och kostnad för leveranssätt som sparas som FIFO-värde vid inleverans av inköpsorder.
Det som påverkar FIFO-värdet för en inlevererad artikel är således:
- inköpspris på inköpsordern samt ev. valutakurs
- tullkostnad på artikelkortet
- volym på artikelkortet gånger volym och kostnad för valt leveranssätt på artikelkortet hämtas från leveranssätt under Inställningar/Fraktsätt.
Inköpsorder, belopp efter rabatt används för FIFO
Artikelkort
På artikelkortet sätts volymen per artikel, ger andelen av leveranssättets totalvolym.
Leveranssätt (Inställningar - Fraktsätt - Leveranssätt)
Som nämnts ovan är det inte självklart att funktionerna Tullkostnad och Leveranssätt ska användas.
Det är viktigt att inleverans av inköpsorder sker innan utleverans görs av kundorder med inköpsorderns artiklar. Detta för att rätt inköpspris skall användas av Specter vid utleverans. Det går inte att i efterhand redigera ett inköpspris på en artikel som har fått fel inköpspris vid en specifik inleverans.
Däremot går det att för en specifik artikel ändra hela saldots FIFO-värde. Detta innebär att om en inleverans gjorts med fel inköpspris, och man vill rätta priset kan man inte bara ta ut det antal som har inlevererats, hela saldot måste tas ut och läggas tillbaka med ett manuellt uträknat genomsnittspris som kalkylvärde.
Då lagervärdet ändras och därmed direkt påverkar företagets resultat är det medvetet inte enkelt att göra.
Offert
Vid skapande av offert visas nästa lediga FIFO-pris som prognostiserat inköpspris enligt FIFO. Det görs avdrag för antal på ej utlevererade kundorder, som ligger före offerten i tid. Hänsyn tas inte till andra offerter med artikeln. FIFO-värdet sparas på ordern, visas i redigera order-bildens TB-visning.
Editeras en artikel på en tidigare sparad offertrad beräknas ett nytt FIFO-värde utifrån det aktuella orderläget. Övriga artiklar på offerten som inte editeras räknas inte om.
Det beräknade inköpspriset på offert är endast en prognos och kommer inte att påverka övriga FIFO-beräkningar i Specter. Tanken är att i efterhand kunna se vilka marginaler säljaren använt.
När en offert godkänns överförs offertens FIFO-värde till kundordern. Det görs ingen ny beräkning av FIFO-värde.
Kundorder
När man skapar eller editerar en kundorder prognostiseras ett FIFO-värde utefter antal olevererade artiklar på inneliggande kundorder med leveransdatum tidigare än den aktuella ordern.
Undantaget är order som skapas utifrån offert där det beräknade FIFO-värdet förs över från offert till kundorder när offert godkänns. Om en sådan order därefter editeras följs samma regler som övriga order. Ursprungsofferten påverkas inte.
Rapporten “Täckningsbidrag baserad på order” visar vilket TB som beräknats för artiklar som finns orderlagda enligt rapporturval. Rapporten visar i praktiken det TB som säljaren hade att utgå från vid offerttillfället alternativt ordern skapades.
Utleverans
Den verkliga kostnaden för sålda varor uppstår när utleverans sker.
När utleverans av kundorder och kassakvitton sker hämtas de i leveransen ingående lagerförda artiklarnas inköpspris/FIFO-pris enligt FIFO och sparas på utleveransens lagerhändelse. Lagersaldot och därmed lagervärdet minskas och bokföringsverifikat skapas för minskning av lagervärde - ökning av konto Kostnad såld vara.
Sparade FIFO-värden från utleverans tillsammans med kundfaktura eller kassakvitto gör att korrekt TB och TG kan visas i olika rapporter och visningar i systemet.
Observera att kostnadsförningen av utleveransen sker separat från kundfakturaskapandet, även om de två händelserna oftast sker samtidigt på grund av knappen "Leverera och Fakturera" i utleveransbilden. Det blir alltså två olika verifikat, oftast i olika verifikationsserier (beroende på inställningar).
Om en order avbryts efter utleverans utan att faktura skapats kommer därmed ändå ett verifikat ha skapats för Kostnad sålda varor. Omvänt, en kundorder som enbart faktureras utan utleverans kommer enbart att ha ett försäljningsverifikat.
Kreditering av faktura när artikel läggs tillbaks i lager
Kreditering av faktura när ingående lagersaldot är större än noll:
Ökningen av saldot på en artikel inlevereras med lagrets aktuella snittvärde som FIFO-värde per dagens datum för att sedan kunna användas vid FIFO-beräkningar.
Kreditering av faktura när ingående lagersaldot är noll eller mindre:
När lagersaldo är noll eller mindre kommer artikelns kalkylinköpspris på artikelkortet att sparas som FIFO-värde på dagens datum för att sedan kunna användas vid FIFO-beräkningar.
Vid båda dessa tillfällen skapas automatiskt lagerverifikat som konteras med samma FIFO-värde som lagerrörelsen. Konteringen är omvänd jämfört med utleverans mellan Kostnad Sålda Varor och lager
Butikskassaförsäljning
Vid köp i butikskassa hämtas FIFO-värden från lagerförda artiklar enligt FIFO-ordning. Dessa används som FIFO-värde per utleverans. Lagersaldot och därmed lagervärdet minskas och bokföringsverifikat skapas för minskning av lagervärde - ökning av konto Kostnad såld vara.
Sparade FIFO-värden från utleverans tillsammans med kassakvitto gör att korrekt TB och TG kan visas i olika rapporter och visningar i systemet.
Återköp i butikskassan
Återköp i butikskassan när ingående lagersaldot är större än noll:
Saldoökningen av återköpta artiklar inlevereras med lagrets aktuella snittvärde som FIFO-värde per dagens datum för att sedan användas vid FIFO-beräkningar. Ett verifikat skapas med dessa FIFO-värden, omvänt till utleverans.
Återköp i butikskassan när ingående lagersaldot är noll eller mindre:
När lagersaldo är noll eller mindre kommer återköpta artiklar att inlevereras med kalkylinköpspris som FIFO-värde på dagens datum för att sedan användas vid FIFO-beräkningar. Ett verifikat skapas med dessa FIFO-värden, omvänt till utleverans.
Lager
Om flera lager är upplagda i ett Spectersystem kommer det inträffa att snittvärdet för en artikel skiljer sig mellan olika lager. Detta beror på olika FIFO-värde på inleveranser på respektive lager. Variationerna kan bero på otaliga yttre faktorer såsom valutor, inköpspriser m.m.
En specifik inleverans av en artikel som med internleverans flyttas mellan lager behåller sitt FIFO-värde. Detta innebär att effekterna av goda och mindre goda inköp kan följas upp bättre.
Lagersaldojustering - manuell
I Specters lagermodul finns funktionalitet för manuella lagersaldojusteringar, ej kopplade till order, kassaköp eller inköpsorder.
Nedan beskrivs hur Specter beräknar FIFO-värden för sådana lagersaldojusteringar. Som alltid är det enbart förändringen av antalet som sparas med de beskrivna FIFO-värdena, de befintliga artikelsaldona behåller sina FIFO-värden.
OBS! Vid manuell lagerjustering skapas inte några bokföringsverifikat för att spegla förändringen i bokföringen. Rapporten Lagerförändringsrapport kan användas som ungefärligt underlag, kryssa i "Visa enbart manuella saldojusteringar" vid rapportuttag. Denna rapport visar Inventeringspris på artiklar, inte FIFO-värden. Observera att "Manuella lagerjusteringar" inte innefattar manuella Inleveranser, enbart Saldo/Prisjusteringsfunktionen. Manuella Inleveranser ses som vanliga leveranser av rapporten.
-
Lagersaldoökning när ingående lagersaldot är större än noll:
Saldoökning kommer att inlevereras med lagrets aktuella snittvärde som FIFO-värde per dagens datum för att sedan kunna användas vid FIFO-beräkningar.
-
Lagersaldoökning när ingående lagersaldot är noll eller mindre:
Artikelns kalkylinköpspris på artikelkortet sparas som FIFO-värde på de inlevererade artiklarna per dagens datum för att sedan kunna användas vid FIFO-beräkningar.
-
Lagersaldominskning:
När antalet på en artikel minskas används äldsta FIFO-värdena först, på samma sätt som utleverans av kundorder eller kassaköp.
OBS! Om inleverans av inköpsorder gjorts med fel inköpspris, och man vill rätta priset via Saldo/Prisjustering måste hela saldot tas ut och läggas tillbaka med manuellt beräknat genomsnittspris som kalkylinköpspris. Kalkylinköpspriset måste sparas FÖRE nytt saldo läggs in, kan ej göras samtidigt.
Inventering
Avser när inventering görs via inventeringsfunktionen under Lager & Plock / Inventering. Med "ingående lagersaldo" menas det saldo artiklar har i systemet före inventering görs.
-
Inventering med lagersaldoökning när ingående lagersaldot är större än noll:
Ökning av artikels saldo inlevereras med lagrets aktuella snittvärde som FIFO-värde per inventeringens incheckningsdatum för att sedan kunna användas för FIFO-beräkningar.
-
Inventering med lagersaldoökning när ingående lagersaldot är noll eller mindre:
Ökning av artikels saldo inlevereras med kalkylinköpspris som FIFO-värde på de inlevererade artiklarna på inventeringens incheckningsdatum för att sedan kunna användas vid FIFO-beräkningar.
-
Inventering med lagersaldominskning:
När antalet på en artikel minskas kommer Specter att använda sig av FIFO-beräkning på samma sätt som görs för en utleverans av kundorder eller ett kassaköp. Det vill säga, äldsta FIFO-värdena tas först.
OBS! Vid lagerjustering i samband med inventering skapas inte några verifikat för att spegla förändringen i bokföringen. Lämpligen ta lagervärdering före/efter och boka ev. mellanskillnad.
Bakåtdaterad inventering
Görs en bakåtdaterad inventering, det vill säga valt datum för incheckning av inventering har passerats, kommer systemet att sätta justerade lagersaldon på det datum som anges för incheckning av inventeringen.
-
Bakåtdaterad inventering med lagersaldoökning när ingående lagersaldot är större än noll:
Saldoökning på en artikel inlevereras med lagrets aktuella snittvärde som FIFO-värde per incheckningsdatum för att sedan kunna användas i FIFO-beräkningar.
-
Bakåtdaterad inventering med lagersaldoökning när ingående lagersaldot är noll eller mindre:
Artikelns kalkylinköpspris sparas som FIFO-värde per incheckningsdatum för att sedan kunna användas i FIFO-beräkningar.
-
Bakåtdaterad inventering med lagersaldominskning:
När saldo minskas används FIFO-beräkning på samma sätt som utleverans av kundorder eller kassaköp. Det vill säga, äldsta FIFO-värdena tas först.
lagersaldojustering via Import/export-funktionen.
I vissa fall rekommenderas inte att man justerar lagersaldon via Import/export-funktionen om man arbetar med FIFO, se “OBS! Lagersaldoökning ny artikel” nedan.
I övriga fall fungerar det, se nedan.
Generellt gäller vid alla manuella saldojusteringar att inga bokföringsverifikationer skapas.
När saldot justeras upp eller ner via Artikelimport händer följande i systemet:
-
Lagersaldoökning när ingående totala lagersaldot är större än noll:
Ökat artikelantal läggs på lager med aktuellt snittvärde utifrån samtliga lager i systemet på dagens datum för att sedan användas vid FIFO-beräkningar.
-
Lagersaldominskning:
När artikelsaldo minskas används FIFO-beräkning på samma sätt som utleverans av kundorder eller kassaköp. Det vill säga, äldsta FIFO-värdena tas först.
-
Lagersaldoökning när ingående lagersaldot är noll eller mindre, befintlig artikel:
Artikelns kalkylinköpspris på artikelkortet sparas som FIFO-värde på dagens datum för att sedan användas vid FIFO-beräkningar.
-
OBS! Lagersaldoökning ny artikel, inget tidigare saldo. Att importera och skapa artikel via import med saldo i importfilen rekommenderas inte.
Istället, importera artikeln med all data utom saldot, och gör en inköpsorder med rätt FIFO-värde samt inleverera sedan inköpsordern.
Alternativt ändra antalet via manuell saldojustering, då kommer Kalkylinköpspris att hämtas.
- För nya system görs import av artiklar inkl saldon med lagervärderingsmetoden satt till inventeringspris. Korrekt inventeringspris importeras samtidigt. När registret är klart, byt lagervärderingsmetod till FIFO, alla FIFO_värden uppdateras med Inventeringspriset.
Vid Import till Multilager, dvs flera lager i systemet:
Lagersaldoökning när ingående lagersaldot i ett lager är noll eller mindre:
Systemet beräknar snittpris på totalt inneliggande lager, dvs alla lagrens sammanlagda saldo samt FIFO-priser.
Detta snittpris sätts som FIFO-värde på importerat antal till specifikt lager, sparas på dagens datum, används vid FIFO-beräkningar.
Rapporter
Lagervärderingsrapport
Lagervärderingsrapporten visar artiklar med lagersaldo och deras FIFO-värde vid valt värderingsdatum.
FIFO-värdet per artikel skrivs ut som ett snitt av de ingående artiklarnas FIFO-värden baserat på olika inleveranser.
Hur olika FIFO-värdena per händelse sätts beskrivs ovan i hjälptexten.
Kostnad sålda varor
Direktbokföringsfunktionen gör att denna rapport inte behövs. Utleveranserna kostnadsförs i stället automatiskt genom ett verifikat per utleverans med varukostnad enligt FIFO. Mer nedan under stycket Bokföring.
Om inte Direktbokföring är påslaget i systemet kan Rapporten “Kostnad sålda varor” användas. Rapporten visar varuleveranser under vald period. Rapporten tar endast med leveranser via kundorder eller butikskassa. Inga manuella saldojusteringar ingår.
Se även under rubriken Bokföring i FIFO nedan.
Hur de olika FIFO-värdena sätts per händelse beskrivs ovan i hjälptexten.
Total täckningsbidragsrapport
Visar täckningsbidrag och täckningsgrad för artiklar som levererats och fakturerats eller sålts via butikskassa under vald period. Både leverans och dess kassakvitto/faktura ska alltså ha skapats under samma period för att komma med.
Kolumnen “Totalt inköpspris” visar summan av FIFO-värden från leveranser via order och kassa.
Hur de olika FIFO-värdena per händelse sätts beskrivs ovan i hjälptexten.
Total täckningsbidragsrapport baserad på order
Visar orderlagda artiklar med inköpspriser från FIFO-värden på orderläggningsdagen och därmed följande täckningsbidrag och täckningsgrad under vald period.
Kolumnen Inköpspris uppdateras alltså inte med faktiskt FIFO-värde från leveranserna av ingående order på rapporten, varför rapportens siffror ska ses som preliminära.
Exempel, om en inköpsorder skapas utifrån en order kommer ordern att vara skapad före inköpsordern har inlevererats, FIFO-värden hämtas i stället från inneliggande lager, inte inköpsordern.
Inte heller kreditfakturor kommer med, då dessa normalt inte berör order.
Hur de olika FIFO-värdena sätts per händelse beskrivs ovan i hjälptexten.
Bokföring med FIFO
FIFO-funktionaliteten kan bara användas på artiklar med artikeltypen Lagerförd, inga andra typer kan ha saldon. När lagervärdering enligt FIFO-metod är valt i Specter gäller följande:
- Konto för Lager skall anges under Standardkonto.
- Leverantörsfaktura registrerad utifrån en inköpsorder bokförs kreditbelopp på standardkontot för lager vid lagerförd artikel. Artiklar med annan artikeltyp bokförs på kostnadskonto inställt på respektive artikel. Om leverantörsfakturan omfattas av EU-importmoms skapas automatiskt kontering för detta.
- Vid registrering av leverantörsfaktura via Utgiftsfunktionen föreslås inköpskonto angivet på leverantören.
- Beroende på hanteringssätt for leverantörsfakturor finns behov av komplettering av bokföringen. Antingen uppdatera lagerkontot med motsvarande belopp som EU-inköp/Import eller skapa transaktioner på EU-inköp motsvarande inleveranserna. Oavsett om Specter används för leverantörsfakturor eller i annat system finns information här, Lagerbokföring.
- Om Direktbokföring används sker kostnadsförning direkt vid utleverans av order. Ett verifikat skapas mellan standard lagerkonto och kostnadskonto hämtat från artiklarnas kostnadskonto i artikelregistret, fältet Inköp/Kostnadskonto.
Om ordern har resultatenhet kopplad läggs kostnaden på resultatenhet.
- För system utan Direktbokföring kan KSV-rapporten användas.
Vid skapande av rapporten “Kostnad sålda varor” kan bokföringsorder genereras. Bokföringsordern krediterar lagerkontot med levererade lagerförda artiklars FIFO-värde och debiterar respektive artikels kostnadskonto. Bokföringsunderlaget kan bokföras och blir då verifikat. Endast leveranser gjorda efter att FIFO aktiverats räknas med på bokföringsunderlaget.
Summan på rapporten motsvarar värdeförändringen av lagret.
- Manuella lagerjusteringar och inventeringsförändringar bokförs inte av systemet. Genom uttag av lagervärderingsrapport och avstämning mot lagerkonto vid periodslut kan detta korrigeras.
Tänk på att kundfakturan bör vara daterad i samma period som utleveransen sker. Annars kommer bokförd kostnad för sålda varor finnas i en period men intäkten i en annan.
En leverantörsfaktura bör vara registrerad i samma period som inleveransen. Annars kommer bokfört värde för lagret att skilja sig från verkligt lagervärde.
Kommentarer