Bokföring, direktbokföring - att tänka på vad gäller kortbetalningar i butikskassan

Bakgrund

Direktbokföring innebär att varje kassakvitto blir ett eget verifikat. Konsekvensen blir att varje gång kunden betalar med kort så kommer kvittot att bokföras enligt standardinställningen på bankkonto 1930 (om ni inte har ändrat denna inställning).

Konsekvensen av att bokföra varje kortbetalning på 1930 är att det försvårar avstämningen av 1930. Dels då varje försäljning skapar en kontering på 1930, dels då er betalinlösare sätter in en klumpsumma för alla kortbetalningar. Inbetalningarna sker normalt inte på den dag som försäljningen ägt rum. Det vill säga, de bokförda beloppen på 1930 skulle inte överensstämma med de insatta beloppen på ert bankkonto.

Anledningen till att det fram tills nu hjälpligt fungerat att bokföra kortbetalningarna på 1930 är för att Specter tillämpat metoden Journalbokföring. Journalbokföring har gjort att alla beloppen på ett konto summeras i samband med skapandet av Kassajournalen. En kassajournal skapar man en gång per dag. Det har varit samma problematik med avstämning av 1930 tidigare, men det blir tydligare med Direktbokföring.

En inte oväsentlig anledning att ändra standardkonto till ett unikt fordringskonto är att det motsvarar verkligheten. När en kund betalar med kort så får inte handlaren pengarna till sitt konto utan det har endast skapats en fordran på kortinlösaren. Om kortinlösaren dröjer flera dagar med utbetalning av kortbetalningarna kommer det att ligga belopp på 1930 som i verkligheten inte alls har kommit in under en ganska lång tid för en del användare.

Även för de Specteranvändare som inte använder Direktbokföring är det lämpligt att tillämpa dessa inställningar, då det kommer att underlätta avstämningen av 1930.

Rekommendation

För att förenkla avstämningen av bankkontot, normalt 1930, rekommenderas att butikskassaförsäljningens korttransaktioner separeras från bankkontot så att enbart transaktioner som verkligen äger rum på kontot syns. Detta då varje kassakvitto bokförs direkt i huvudboken, inklusive kortbetalningen.

Med andra ord, säkerställ att ändra standardkontot till ett valfritt unikt fordranskonto, tex 1931 "Fordring kortinlösare".

Inställningar

För att ställa in så att varje kassakvitto bokför kortbetalningar på separat konto går du till "Försäljning" /"Kassa" / "Allmänna inställningar".

I andra drop down-menyn uppifrån finns det en inställning avseende standardkonto för "Kortbetalning:". Som standard är den inställd till 1930. Ändra denna till ett annat fordranskonto, t.ex 1931 eller liknande.

PS: Glöm inte att skapa ett unikt fordranskonto först.

Arbetsprocess

1. Varje kvitto bokförs per automatik i huvudboken enligt inställningarna i Specter, de kommer då att bokföras på det unika fordranskontot..
2. När ni mottar pengarna från banken avseende kortbetalningarna bokför ni denna summa mellan det unika kortfordranskontot och bankkontot på rätt utbetalningsdag.

Avstämning fordranskonto

För att stämma av fordranskontot kan ni ta en kontoanalys på fordranskontot för den aktuella dagen. Summan för den perioden skall då motsvara det insatta beloppet.

Om ni vill stämma av saldot för respektive kortleverantör kan ni kontakta er inlösare. De bör kunna skicka er rapporter per automatik avseende detta.