E-faktura grundinställningar Specter

 För att det skall gå att skicka e-fakturor optimalt från Specter så behöver det göras inställningar i både Specter och Pageros system.

Nedan beskrivs hur man ställer in Specters system. Här hittar ni hur ni ställer in Pageros system.

Användare:

Adminanvändaren får rättigheten, E-faktura kund, per automatik när funktionen slås på i systemet. Har ni fler användare så som standardanvändare eller lageranvändare som skall kunna hantera funktionen behöver ni sätta rättigheten på de berörda användarna. Detta är något adminanvändaren i respektive system har möjlighet till. 

Välj användare i vänster meny och klicka på hänglåset på den användare som rättigheten skall tilldelas.

Klicka i rutan "E-faktura kund" och spara användaren. Nu har även den användaren rättigheten att skapa E-fakturor i systemet. 

Företagsinställningar: 

Under inställningar/Företagsuppgifter i vänster behöver ni ange de tvingande fälten under företagsuppgifterna som är markerade med en *. Det är ert företags avsändaradress för elektroniska fakturor som avses.

När ni kommer till fältet Elektronisk adresstyp finns det tre olika typer att välja mellan. När en av typerna väljs hämtas informationen och Specter fyller i fältet Elektronisk adresstyp per automatik, förutsatt att organisationsnumret och momsregistreringsnumret är ifyllt sedan innan.

Den elektroniska adressen är en identifierare som krävs vid elektronisk fakturakommunikation och är er avsändare. 

De olika typer av Elektroniska adresser är

Organisationsnummer: Ert företags organisationsnummer. I första hand rekommenderas organistationsnummer som e-adress
Momsregistreringsnummer: Landsbeteckning innan organisationsnumret
GLN kod: Den här koden skriver ni in själva utefter den kod ni har skapat i GS1-nätverket.

GLN ges ut och administreras av GS1 Sweden. Läs mer här GS1 Sweden

När används GLN?
Kan användas som identifierare för både avsändare och mottagare. GLN kan vara användbart när du vill skilja på olika funktioner eller roller i dina e-handelsflöden, som till exempel:

• Företag
• Organisatoriska delar, till exempel: avdelning, arbetsställen eller institutioner
• Leveransplatser och godsmottagare, till exempel: central administration av leveransadresser
• Fakturaadresser
• Abonnenter, till exempel: elmätare
•  

 

Kundkort: 

På kundens kundkort görs valet av vilken elektronisk adress som kunden vill använda sig av. Normalt erhåller man adressen från kunden.

I dagsläget hanteras enbart elektroniska fakturor till företag i Sverige och Norge. Välj vilken typ av elektronisk adress som kunden skall använda och fyll i det i fältet Elektronisk adress. Se ovan beskrivning, under företagsinställningarna, gällande de olika typerna av Elektroniska adresser. 

Vid valet "föreslå e-faktura" bockar ni i rutan om kunden skall ges möjlighet att ta emot sina fakturor elektroniskt. I vyn skapa faktura och kreditfaktura, visas "Skicka som E-faktura". Ni kan då bocka ur rutan om fakturan inte önskas skickas elektroniskt och skapas då endast i Specter. Läs mer om hur ni skapar en e-faktura här. 

Privatpersoner och utländska företag, förutom Norska företag, kan enbart få fakturor som bifogad PDF eller en printutskrift. Då kan enbart "Föreslå e-faktura" bockas i och en elektronisk adresstyp inte väljas,  det blir mailadressen på kundkortsfliken kontakter som styr vem som får fakturan.

Till Norge kan elektroniska mottagaradresser av typerna Organisasjonsnummer och GLN-nummer användas.

Mottagaradress vid pdf-faktura - Kontakter 

Vid de tillfällen kunden önskar att en pdf-faktura skall bifogas i ett mail, eller om en elektronisk adress inte är vald eller angiven, är det mailadressen under kontakter som skall anges. Det är den mailadress dit mailet med den bifogade pdf:en skickas.

Att tänka på! Om en mailadress inte finns på fliken kontakter på kundkortet blir det per automatik en printutskrift och kan medföra merkostnader. 

Kunder i vänster meny och klicka på sökknappen. Klicka på kundnamnet på den kund ni önskar. Ni kommer då till kundkortet och väljer fliken kontakter.

Skapa ny kontaktperson, där anger ni den mailadress som skall ta emot mailet med den bifogade pdf-fakturan. Viktigt också att bocka i rutan för "Kontaktperson för fakturadokument". 

Filialer - e-fakturamottagare

Ni kan också skicka e-faktura till filialer. Då väljer ni fliken filialer istället, längst ner finns ett avsnitt gällande E-faktura. 

I denna sektion anger man de specifika uppgifterna för den aktuella filialen (samma fält som på kundkortet). På samma sätt som fakturaadress och leveransadress kan man välja att ignorera filialens elektroniska adressinfo och istället använda använda kundens elektroniska adress.

Vid valet att bocka i rutan "Använd kundens elektroniska adress" används den elektroniska adressen som finns högst upp på kundkortet. Om en ogiltig elektronisk adress är angiven kommer fakturan att skickas till angiven e-post istället som .pdf.

Väljer ni att bocka ur rutan så kan en annan adresstyp väljas om så önskas, på samma sätt som för kundkortet för hela kunden. 

Det är även möjligt att sätta separata faktura- leverans- och besöksadresser per filial. Dessa kommer att skickas med ifall man valt att det ska vara filialens adresser som kunden vill ha i e-postfakturorna.

Enheter - Enhetskoder:

Under inställningar/Grundinställningar/Enheter i vänster meny behöver enheterna kompletteras med en enhetskod för att denna information ska kunna skickas digitalt.  

Editera enheten och välj i rullisten den relevanta koden.

Infoga GTIN/EAN-nummer på e-fakturor

Man kan skicka med GTIN-nummer på E-fakturor,  vilket är samma nummer som EAN-koden, fast utskriven i klartext i stället för med streckkodstypsnitt. Informationen läggs in i fältet Huvudstreckkod i artikelregistret.  Det är alltså ett världsunikt nummer per artikel.

Specter gör ingen kontroll att det enbart är korrekta EAN/GTIN-nummer som läggs in, då det är valfritt för användare att ha egna nummer eller korrekta EAN/GTIN-nummer för annan användning än e-faktura.

OBS! För att kunna använda denna funktionalitet krävs att EAN/GTIN-numret är ett korrekt och registrerat nummer hos GS1, annars kommer e-fakturasystemen att ta bort numret. Läs mer här GS1 Sweden

För att välja att GTIN-nummer ska skickas, gå in under systeminställningar välj "Skicka streckkod på E-faktura". 

Om detta är valt kommer streckkoden/GTIN-numret att läggas till under artikelraden på E-fakturan vid visning i fakturaformat av fakturan. Numret sänds elektroniskt i det avsedda elektroniska fältet.

Exempel på fakturautskrift: