Journaler, inbetalningsjournal

Inbetalningsjournalen visar alla inbetalningar som gjorts i systemet på fakturor under vald period.

Inbetalningsjournalen används även för att skapa bokföringsunderlag. Systemet konterar automatiskt inbetalningarna och ger dig ett verifikat för bokföringsperioden (För att skapa verifikat krävs funktionen för Bokföring i systemet). Bokföringsperioden kan vara upp till en månad lång och får inte lov att gå över ett månadsskifte.

För att ta ut en fakturajournal så klickar du på "Rapporter" i övre/vänster meny, följt av att du väljer "Inbetalningsjournal" under rubriken inkomstrapporter i dropdown-menyn.

För att titta på en inbetalningsjournal, dvs alla fakturor under en viss period så fyller du i datumintervallen fr.o.m och t.o.m. Knappen "Visa detaljerad info" bestämmer om du vill visa en detaljerad konteringsinformation för varje inbetalning i journalen, dvs vilka konton som inbetalningen på fakturorna berör.

Det går också att filtrera resultatet på länder, betalsätt och säljare. För att markera enstaka värden i någon av rutorna för länder och/eller betalsätt så kan man hålla inne tangenten "ctrl" på tangentbordet och sedan klicka på de värden man vill ha med t.ex om du bara vill ha med inbetalningar på fakturor från Sverige och Norge som länder i journalen. För filtreringen av säljare väljer du om säljaren som står som "Ansvarig säljare" på ordern eller på kundkortet skall väljas.

Vidare så kan du välja om du vill inkludera fristående betalningar på journalen du skapar. En fristående inbetalning har med Klarna som betalsätt att göra. När man av någon anledning inte har aktiverat en klarnafaktura genom Specter utan har gått in i Klarna Online och manuellt gjort aktiveringen eller om webshopsleverantören har aktiverat fakturan via Klarna så finns det inget att matcha fakturan mot på motsvarande faktura i Specter. Det gör att inbetalningen från Klarna inte kan matchas men den kommer ändå in i Specter via en fristående inbetalning när återläsningen av avräkningsnotan från Klarna sker. I en inbetalningsjournal ser du tydligt vilka som är fristående inbetalningar då dessa in har något nummer i kolumnen för "Faktnr".

Följden blir att det ligger en faktura med Klarna som betalsätt som ej är betalmarkerad men betalningen från Klarna har ändå kommit in. Det man får göra då är att manuellt betalmarkera fakturan betalningen avser och sedan boka bort samma summa, för att inte få en dubbelbetalning.

Om kryssrutan för "Inkludera fristående betalningar" är ikryssad så tas de med oavsett om du valt att filtrera på andra betalsätt i listan. Ett tips på om man endast vill få ut de fristående betalningarna som ligger i systemet men inte få med andra inbetalningar är att välja ett betalsätt i listan som man vet med sig att man inte använder. Då resulterar journalen enbart i de fristående betalningar som finns under perioden. Om alla fristående betalningar skall bokas bort så kan du i detta fall vända det verifikat som du i så fall skapar. Detta förutsatt att det endast innehåller de fristående betalningar som du vill boka bort.

Kryssrutan för "Skapa bokföringsorder" kryssas i om du vill skapa ett bokföringsunderlag där inbetalningarna från och med senast skapade journal till och med det datum du anger samlas. När journalen är skapad visas en knapp i det högra hörnet med texten "Bokför denna journal". Om du vill gå vidare och bokföra journalen, dvs skapa ett verifikat av den så klickar du på denna knapp.

Om du klickar på fakturaraderna på respektive inbetalning när journalen är skapad så visas konteringsinformationen för fakturan, alltså motsvarande som gäller för samtliga fakturor i listan om "Visa detaljerad information" är ikryssad innan fakturajournalen skapas.

Du kan välja att inte bokföra journalen direkt och i de fallen så stänger du bara popup-fönstret med journalinformationen.

Om du skapar en journal t.om ett datum och systemet upptäcker att det finns inbetalningar i en tidigare period som ännu inte är journalförda så säger systemet ifrån och ber dig gå tillbaka för att ta det datumet där de inbetalningarna finns. Då väljer man det datumet eller den sista dagen i den månaden för att få fram de inbetalningar som inte är journalförda. Det kan till exempel vara inbetalningar som lagts till efter det att journalen för den perioden skapades och då måste ytterligare en journal tas fram för att få med det inbetalningarna i bokföringen.

För att bokföra inbetalningsjournalen i ett senare skede så klickar du på "Rapporter" i övre och vänster meny, följt av "Visa bokföringsjournaler" i den övre menyn. Där kan du sedan välja "Inbetalningsjournal" i dropdown-menyn och i översikten som då visas ser du om en inbetalningsjournal är bokförd (skapad som ett verifikat) eller ej. Om ikonen  visas så är journalen bokförd vilket också syns i kolumnen för "Ver nr" och "Bokföringsdag" och om ikonen  visas så är journalen ännu inte skapad som ett verifikat.

I denna vyn kan du också skriva ut journalen genom att klicka på skrivar-ikonen och titta på journalen genom att klicka på namnet. Du kan även ta bort/backa en journal men det förutsätter att den är sist i journalnummerserien och att den inte är bokförd som ett verifikat i systemet. En utgråad soptunne-ikon innebär att du inte kan ta bort den. Om journalen går att ta bort så visas soptunne-ikonen med en grå färg istället.

För att bokföra journalen så klickar du på ikonen och får då välja vilken verifikationsserie samt vilket verifikationsdatum som journalen ska skapas med.