Bokföring, arbetsflöde med Specter bokföring

Den här texten förutsätter att du redan skapat fakturor, inbetalningar, leverantörsfakturor etc.

För information om andra delar av Specter, se hjälptexterna i systemet.

För att göra bokföringen tydligare och inte blanda moms etc. mellan månader kan du inte skapa bokföringsjournaler som spänner över månadsskiften. Med andra ord måste du skapa bokföringsjournaler minst en gång i månaden.

Däremot kan journaler utan konteringsunderlag spänna sig över vilka tidsperioder som helst.

 

Ta ut journaler utan konteringsunderlag
Journaler sammanfattar bokföringshändelser över en längre tidsperiod.

Vi rekommenderar att du tar ut Utbetalningsjournal och Utgiftsjournal och jämför med ditt kontoutdrag innan du gör en ”riktig” bokföringsjournal, så att du ser att du fått med alla utbetalningar du haft under månaden.

Dessutom kan det vara lämpligt att ta ut Inbetalningsjournal och jämföra mot
dina inbetalningar.

Så här gör du för att ta ut journaler utan konteringsunderlag:

1. Välj Rapporter/Journaler i menyn till vänster.
2. Välj typen av journal du vill ta ut.
3. Sätt datum till intervallet du vill att journalen ska spänna över.
4. Välj Visa Rapport eller Skriv ut Rapport.

Eftersom du inte bokfört någonting än kan du ändra saker om du finner att journalerna inte stämmer.

När du säkerställt att journalerna stämmer är det dags att skapa bokföringsorder av journalerna.

Skapa bokföringsjournaler

Så här gör du för att skapa en bokföringsjournal:

1. Välj Rapporter/Journaler i menyn till vänster.



2. Välj typen av journal du vill ta ut.
3. Klicka i Skapa bokföringsorder och sätt datum till den siste i månaden.
4. Skriv ut journalen.
5. Systemet erbjuder dig nu att bokföra journalen. Väljer du att göra det får journalen ett verifikatnummer, som du lämpligen skriver på journalen.

Du kan även bokföra och skriva ut journalen i efterhand om du vill. Vi kommer att beskriva hur du gör det längre ner i texten.

De bokföringsjournaler du behöver ta ut varje månad är:

Fakturajournal
Inbetalningsjournal

Leverantörsfakturajournal
Utbetalningsjournal
Utgiftsjournal

Kassajournal (Om du använder Specter Butikskassa)

Skriva ut och/eller bokföra journaler efter skapande

Bokföringsjournaler som du skapat hamnar på sidan ”Visa Bokföringsjournaler”.
Den hittar du genom att välja Rapporter/Journaler i menyn till vänster, och sedan Visa Bokföringsjournaler i menyn i överkant.

Välj vilken typ av bokföringsjournal du är intresserad av i dropdown-menyn.
Du får nu upp en lista på alla skapade bokföringsjournaler av denna typ.

Du skriver ut en journal med skrivarikonen i högerkanten ().

Ikonen () i högerkanten visar att journalen är bokförd. Klicka på ikonen så kommer du till verifikatets konteringar. Här kan du lägga till fler konteringsrader om det är något du vill lägga till eller rätta till.

Om du valde att inte bokföra journalen vid skapande visas ikonen Bokför Journal () i högerkanten. Klicka på den så bokförs journalen, och verifikatnummer visas.

Söka efter skapade verifikat

För att leta upp ett verifikat som du redan skapat, välj Bokföring i menyn till vänster i systemet.
Är du redan inne i bokföringsfunktionen kan du även välja Sök verifikat i menyn i överkant.

Här kan du filtrera på datum, verifikatnummer och verifikationstext. Du kan även byta vilket bokföringsår du söker i.

Om verifikatet har en kommentar visas en liten pratbubbla () i högerkant. Håll muspekaren över pratbubblan och kommentaren visas.

Om du håller muspekaren över ikonen () visas hur verifikatet är konterat.

För att lägga till konteringsrader på verifikatet, välj Editera ().

Skapa verifikat manuellt

Det är sällan man använder manuella verifikat i Specter till annat än att bokföra omföringar mellan balanskonton, skatteinbetalningar, uppbokning av löner eller uttag/insättning från bank.

När man skapar journaler och bokför dessa så skapas det automatiskt ett bokföringsverifikat som tilldelas ett unikt nr. Detta görs aldrig manuellt.

För t.ex. avskrivningar och liknande kommer du att behöva skapa manuella verifikat.

För att skapa manuella verifikat, välj Bokföring i menyn till vänster.
Nu får du upp sökmöjligheter för att söka på de verifikat du har inlagda i systemet.

Så här gör du för att skapa ett manuellt verifikat:

1. Välj Nytt verifikat i menyn i överkant.



2. Välj verifikationsdatum.
3. Skriv in en verifikationstext som beskriver verifikatet.
4. Skriv ev. kommentar.
5. Välj konto genom att skriva i fältet Kontonamn. Du kan söka antingen på kontonumret eller på kontots namn.
6. Skriv in belopp i debet och kredit.
7. Spara verifikatet. Nu får du upp en liten ruta där systemet talar om vilket nummer verifikatet tilldelats.

Lägg till rader på ett redan skapat verifikat

Du kan inte ta bort eller ändra verifikat som redan är skapade, men du kan lägga till rader på dem.

För att lägga till rader på ett verifikat du redan skapat, sök upp verifikatet och välj Editera ().



De rader som redan är skapade har nu blivit gråmarkerade, och går inte att ändra på. Lägg till fler rader genom att välja Ny Rad, och spara sedan dina tillägg.

Ta ut resultat- och balansräkning

För att ta ut resultat- och balansrapporter, välj Rapporter/Journaler.
Välj sedan Balans- resp. Resultatrapport och vilken tidsperiod du vill ha.

På Resultatrapport kan du dessutom ha med en period att jämföra med om du så önskar. Lämpligen sätter du denna till att vara lika lång som huvudperioden.