Faktura, avtalsfakturering

Avtalsfakturering förenklar arbetet med att skapa återkommande fakturor. Lägg upp ett avtal mot en kund och systemet skapar automatiskt fakturaförslag innan starten av varje avtalsperiod.

Huvudmeny Ekonomi - Kundreskontra och Avtal att fakturera.

Flödet i arbetet med avtalsfaktureringen görs lämpligen i nedanstående följd:

1. Ny avtalsmall - lägg upp de vanligast förekommande avtalstyperna som mallar.

• Namnge avtalsmallen och definiera vilka villkor som ska gälla för avtalet.
  
  
• Lägg upp de artiklar som ska faktureras via avtalsfakturering.
  
  
• Det finns möjlighet för systemet att hämta upp vilken avtalsperiod en faktura gäller och skriva ut det på fakturan. För detta syfte används variablerna $periodStartdatum och$periodSlutdatum som kan anges antingen i artikelkommentarer eller i den publicerade kommentaren.
  
  $periodStartdatum = Första dagen i den fakturerade perioden.
  $periodSlutdatum = Sista dagen i den fakturerade perioden.

2. Nytt avtal – lägg upp avtal mot kund

• Se till att kunden finns registrerad i systemet.
  
  
• Skapa nytt avtal. Välj en lämplig avtalsmall och rätt kund.
  
  
• Om avtalsmallen inte överensstämmer med kundens avtal går det att justera genom lägga tillfler artiklar, ändra pris, rabatt, villkor osv.

3. Visa avtal – se alla avtal

Under ”Visa avtal” samlas alla avtal som skapats. Här finns möjlighet att editera dem (genom att klicka på "editera"-knappen, ) eller makulera dem, d.v.s. avsluta dem i förtid, genom att klicka på soptunnan (). Du kan även kopiera ett avtal:

4. Avtal att fakturera – skapa avtalsfakturor

• Systemet visar förslag på fakturor som kan skapas enligt de avtal som är upplagda och som är aktuella att fakturera.
  
  
• Fakturaförslagen går att editera genom att klicka på "editera"-knappen ().
  
  
• Om det i listan finns fakturaförslag som för tillfället inte ska faktureras ska dessa markerasmed en bock i kolumnen ”Vänta med att skapa faktura” (under den gula symbolen, ). Det gör att fakturan för det markerade avtalet skjuts upp och kan skapas nästa gång du klickar på ”Avtal att fakturera”.
  
  
• Om det i listan finns fakturaförslag som inte ska faktureras alls i den aktuella perioden ska dessa markeras med en bock i kolumnen ”Makulera fakturaförslag” (under den blå symbolen, ). Det gör att fakturaförslaget tas bort men att det skapas ett nytt fakturaförslag inför nästa avtalsperiod.
  
  
• De fakturaförslag som ska generera en faktura ska markeras med en bock i kolumnen ”Skapa faktura” (under den gröna symbolen,). Det innebär att det kommer att skapas en faktura av förslaget när du klickar på knappen "Skapa faktura".
  
  
• De fakturor som ska skickas till kunden med e-post ska markeras med en bock i kolumnen ”E-posta faktura” (under kuvert-symbolen, ). Om du vill se fakturorna innan du e-postar dem, eller vill skicka fakturorna per post, bör kolumnen alltså vara tom. För att ett fakturaförslag ska få en bock i e-post-kolumnen krävs en inställning på avtalet. Inställningen heter ”Skicka faktura via e-post” och kan ändras vid editering av avtalet. (Alla skapade fakturor kan även skickas per e-post i efterhand, gå då till fakturasidan, klicka på kuvert-symbolen för den aktuella fakturan och följ instruktionerna.)
  
  
• När du är nöjd med fakturaförslagen klickar du på ”Skapa fakturor”, då skapas alla valda fakturor och e-post skickas ut för dem som har det alternativet valt. Samtidigt visas de skapade fakturorna på skärmen. Det finns möjlighet att välja vilka fakturor som ska visas, antingen visas alla skapade fakturor eller endast de som valts att inte skickas per e-post. Detta väljs i rullisten ovanför knappen ”Skapa fakturor”.

Ett befintligt avtal kan kopieras för att skapa ett nytt avtal. Alla uppgifter från det kopierade avtalet hämtas med till nytt avtal och kan där editeras.

När avtalet är kopierat finns möjlighet att byta avtalsmall. Då kan väljas om artikelraderna skall vara enligt det kopierade avtalet eller enligt avtalsmall. Startdatum kopieras inte, det blir aktuell dags datum.