Order, skapa ny order

Om du inte har en offert att utgå ifrån när du skapar en order väljer du huvudrubriken Försäljning och Orderlista i menyn till vänster - Ny Order.

Skriv in order- och leveransdatum eller välj datum genom att klicka på kalendern ().

När du klickar i Kundfältet kommer rullgardin med alla registrerade kunder upp (är det många ange namn/del av namn så får du färre att välja på) markera aktuell kund.

Väljer du en kund på vilken filialer är upplagda fås nytt fält där filial kan väljas. Då hämtas filialens adress till ordern. Har du på filialen angivet en kontaktperson kommer dennes mobilnummer att anges i fältet SMS Avisering. (Förutsätter att leveranssätt med fraktsystem är upplagt samt att man i Systeminställningar har angivet Enligt order på SMS/Brevavisering under rubriken Fraktsystem.)

Ordern kan enkelt kopplas till ett projekt, klicka på ”Hämta projekt” och projektträdet visas. Markera önskat projekt.

Välj referens, om ordern skall kopplas mot återförsäljare, vilket dokumentspråk som skall användas, samt vilken valuta och betalsätt.

Har du funktionen Lagerhantering, välj från vilket lager ordern skall levereras ifrån.

Förskottsorder

Skall ordern förskottsbetalas bockas rutan Förskottsbetalning i och möjligheten att ge en handpenning eller förskottsbetala hela ordern finns.

Vid registrering av en order kan man ange att ordern skall förskottsbetalas. Det finns då också möjlighet att sända ett e-postmeddelande till kund om att ordern skall förskottsbetalas. Inget speciellt underlag till kund för betalningen skapas.

I orderlistningen är leverera-ikonen nergråad som en markering att ordern skall förskottsbetalas helt eller delvis innan leverans görs. Ordern får också ett hänglås som visar att ordern är märkt med Förskottsbetalning.

Fyll i fakturerings- och leveransadress.

Om fakturerings- och leveransadress är samma, fyll i faktureringsadressen och klicka på ”Kopiera fakturaadress”.

”Publicerad kommentar” är den text som kommer synas på ordern, förutom de artiklar du lägger till.

”Intern kommentar” syns bara internt för dig och dina medarbetare i Spectersystemet. Ikon på orderraden visas när internkommentar finns registrerad ().

Skanna orderrader

Det finns nu möjlighet att skanna artiklar när man ska lägga till orderrader på en ny eller befintlig order. 

Nar man har skannat streckkod populeras artikeln med Artikelnummer, Benämning och antal. Antal räknas upp om man skannar samma artikel igen.

Obs! Denna vy sparar inget på ordern utan är till för att underlätta skapande av orderrader. När man klickar lägg till orderrader populeras bakomliggande orderformulär med orderrader och man jobbar vidare med ordern på samma sätt som innan.

Manuellt lägga in orderrader

Sedan är det dags att lägga till de artiklar kunden ska ha.

Om du har lagt in artikeln du vill sälja i Spectersystemet är det bara att söka upp den, antingen på artikelnumret eller på benämningen. Kommentar, pris etc. hämtas och du behöver bara fylla i hur många du vill sälja.

Disponibelt saldo visas direkt på orderraden vid orderläggning

Direkt när man väljer artiklar i orderbilden visas disponibelt lagersaldo på aktuella artiklar. Om man väljer att mata in en del av ett artikelnummer eller -benämning visas alla relevanta artiklar, med disponibelt saldo. Det vill säga att alternativa artiklar visas samtidigt, om en artikel är slut kan ett alternativ enkelt väljas.

Har du inte lagt in artikeln kan du antingen göra det (Artiklar under huvudrubriken Register, se separat hjälpavsnitt om Artiklar), eller helt enkelt skriva in benämning, kommentar, pris och antal rakt i ordern.

Detta är lämpligast att göra om du ska sälja en specialartikel du inte säljer så ofta.

Om du har lagt in en speciell rabattprislista för kunden, eller en stafflingsrabatt på artikeln, tas dessa med automatiskt. Du kan även ställa rabatten själv, om det är någon speciell artikel du vill ge rabatt på.

Har kunden beställt flera artiklar klickar du på ”Ny Rad”, och en ny artikelrad skapas, alternativt fyll i antal, tryck ”Enter” och ny rad skapas.

Ordersumma, exkl. samt inkl. moms visas.

Ställ muspekaren över ikonen för kompletterande information avseende Täckningsbidrag () så visas skillnaden inköpspris/försäljningspris med hänsyn tagen till eventuella rabatter (TB1).

Om du vill kan du välja ”Skriv ut order” vilket genererar en PDF som du kan skriva ut och skicka till kund per post eller ”E-posta order”, vilket mailar ordern till kund.

När du är klar klickar du på ”Skapa Order”. 

Nu får du upp orderbekräftelsen på skärmen. Om du upptäcker att något i ordern blivit fel kan du välja ”Ändra Order” i menyn i överkant och rätta till det.

När du har orderbekräftelsen uppe kan du även välja att leverera och/eller fakturera ordern.

Leveransstatus i ordervyn

Direkt i orderbilden syns vilka kundorder som går att leverera, helt eller delvis.

Ikonernas symbol visar leveransstatus:
= Ej levererad 
= Delvis levererad 
= Helt levererad
 

Färgerna på ikonerna visar (baserat på lagersaldo):
Grönt = Allt kan levereras
Orange = En del kan levereras
Rött = Inget kan levereras

 = Inget levererat på ordern, allt går att leverera.
 = Inget levererat på orden, en del kan levereras.
 = Inget levererat på orden, inget går att leverera.
 = Order delvis levererad, allt resterande går att leverera.
 = Order delvis levererad, en del av restorder går att leverera.
 = Order delvis levererad, inget av restorder går att leverera
 = Helt levererad.

Systemet gör en beräkning på leveransdatum, lagersaldon och tar hänsyn till andra orders. Gäller både orders skapade i Specter samt orders via webbshop-koppling.

Hur leveransstatus skall beräknas kan ställas in med inställningar. Välj inställningar i vänster meny sedan systeminställningar i övre menyn. 




• ”Beräkna – Ej”: Ingen kontroll görs mot lagersaldo, ikon på orderrad visar endast om leverans har skett eller ej (ikoner som visas på orderrad: rött kryss, orange ruta eller grön bock).
• ”Beräkna – Per order”: Enskild order kontrolleras mot lagersaldo, ingen hänsyn tas till eventuellt andra lagda order.
• ”Beräkna – Utifrån lev.datum”: Hänsyn tas till andra order, teoretiskt lagersaldo räknas ner order för order i datum ordning.

Order, skapa ny order


• ”Delleveranser – Leverera delleveranser”: Teoretiskt lagersaldo räknas ner även med order som kan dellevereras.
• ”Delleveranser – Leverera EJ delleveranser”: Ignorera order som endast kan dellevereras.

Dessa två inställningar är endast av intresse om man valt ”Beräkna – Utifrån lev.datum”.

Leverera order

För att leverera en order, tryck på leveransikonen.

För utförligare beskrivning se separat hjälpavsnitt avseende ”Leverera och fakturera order”, du hittar hjälptexten under Orderfunktionen.

Efter leveransen är gjord kan ni också välja att skriva ut etiketter till respektive order. Se vidare under hjälptexten leverera och fakturera. 

Leveransbekräftelse via mail med paketnummer

När varorna levereras kan leveransen samtidigt enkelt bekräftas till kunden med en e-post direkt från Specter med paketnummer kopplat till Postens paketsöktjänst. Detta innebär att kunderna inte behöver ringa er för att kontrollera var deras paket är, de bara klickar på länken i bekräftelsemailet.

Mailet innehåller dessutom en länk till aktuell följesedel. Textinnehållet i mailet läggs in under System/Inställningar/E-postmallar.

Har du avtal med Pacsoft eller Unifaun, fyller du i uppgifterna till det externa fraktsystemet.
,

Restorderhantering

Specter Business Management gör restorderhanteringen enkel och smidig, systemet håller reda på ursprunglig beställning, vad som blivit levererat och vad som är kvar att leverera.




På följesedeln till kund specificeras lättförståligt delleveransen.

Borttag av restorder

Borttag () går ej att göra på order som det skett någon aktivitet på t.ex. blivit delvis levererad, men den går att slutföra (). Se separat hjälpavsnitt avseende ”Slutför order”, du hittar hjälptexten under Orderfunktionen.

Följande lagerrelaterade dokument kan skapas:

Följesedel

I samband med leverans av order kan du skriva ut följesedel.

Plocklista

Markera de orders som du vill skriva ut plocklista till om du inte använder vår massutskrift för plocklistor.

eller längst ner på ordersidan, praktisk om flera orders skall beredas.

Förskottsbetalning av order

När betalning, helt eller delvis, erhålls för ordern då klickar man på hänglåset för att registrera inbetalningen. Betalningen bokas upp mot konto 2420. När faktura skapas på ordern kommer förskottsbetalt belopp att anges som Avgår förskott. Nu kan man levererera ordern. 

 

Fakturan betalmarkeras också med automatik med det förskottsinbetalda beloppet.