Guide till Specters Integration med Shopify

Info Specters integration till Shopify

Lagerhantering

Specter är huvudsystem (master) för lagersaldo.

All hantering och alla förändringar av lagersaldo måste alltid utföras i Specter. Lagerändringar (t.ex. justeringar eller utleveranser) som görs i Shopify kommer inte att synkroniseras tillbaka till Specter.

Specter hanterar lagret på hela ordern (ordernivå), inte per enskild artikel (radnivå). Vilket Specter-lager ordern läggs mot bestäms av lagret som specificeras på orderens första rad i Shopify.

Lagersynkronisering

För att synkroniseringen ska fungera krävs det att lagret skapas med exakt samma namn i både Specter och Shopify.

För att lagersaldot ska synkroniseras till Shopify, måste du markera lagret i Specter med statusen "Webbshopslager".

Observera att samtliga lager som är “Webbshopslager” i Specter behöver synkas till Shopify för att integrationen ska fungera.

Multilagerhantering och Synkroniseringskrav

För att arbeta med flera lager och säkerställa korrekt synkronisering av lagersaldo mellan Specter och Shopify, måste följande krav uppfyllas:

1. Grundkrav för lager

• Identiska namn: Alla lager som ska synkroniseras måste skapas med exakt samma namn i både Specter och Shopify.
• Aktivering av synkning: I Specter måste det aktuella lagret vara markerat med statusen "Webbshopslager" för att lagersaldot ska överföras till Shopify.

När ett nytt lager har skapats måste du utföra en manuell justering i Specter för att tvinga fram den första synkroniseringen av lagersaldot:

1. Gå till "Lager & Plock" i Specter.
2. Välj "Lagerjustering".
3. Välj "Justeringstyp Saldo- / Prisjustering".
4. Välj det aktuella lagret och det artikelnummer du vill synkronisera.
5. Klicka på "Sök".
6. Slutligen, spara justeringen utan att göra några faktiska saldoändringar. Detta utlöser synkroniseringen av det aktuella saldot till Shopify.

Artiklar

Variantartiklar

För att säkerställa korrekt synkroniseringsstruktur, måste artikelvarianterna skapas i Shopify först. Varje variant registreras därefter som en unik artikel i Specter.

Bundles / Paketartiklar

Shopify-funktionen "Bundles" liknas Specters paketartiklar. Synkroniseringen sker dock genom att paketet bryts ned:

• De ingående artiklarna skickas som enskilda rader till Specter, inte som en paketartikel.
• Priset på de enskilda artiklarna justeras automatiskt så att den totala summan stämmer överens med det övergripande utpriset för hela paketet.

Viktig information: Observera att hantering av paketartiklar från Specter för närvarande inte stöds i integrationen. Kontakta Specter för mer ingående information.

Specter ↔ Shopify Artikelsynkronisering

Denna tabell visar mappningen av datafält mellan Specter och Shopify, inklusive synkroniseringsriktningen. 
 

Fält i Specter	Fält i Shopify	Synkroniseringsriktning	Anteckning/Krav
Artikelnr	SKU	Specter ↔ Shopify	OBS! SKU är obligatoriskt på alla produkter i Shopify för synkning till Specter. SKU måste vara unikt för att säkerställa att synkningen blir korrekt.
Benämning	Titel + variantinfo	Specter ↔ Shopify	Fältet i Shopifys API som synkas heter “Display Name” och kombinerar fältet “Titel” med inlagd variantinfo, t ex “Tröja - Large / Röd”
Ordinarie pris	Jämför pris	Specter ↔ Shopify
Enhetspris	Pris	Specter ↔ Shopify
Kalkylinköpspris	Kostnad per artikel	Specter ↔ Shopify
Streckkod	Streckkod	Specter ↔ Shopify
Lagerförd / Ej lagerförd	Lager spåras / Spåra inte	Specter ↔ Shopify
Vikt	Produktvikt	Specter ↔ Shopify
Momssatser	Ta ut moms på den här produkten	Specter ← Shopify	Momssatser hänger enbart med på order. Observera att artiklar som synkas från Shopify alltid får 25% moms i Specter om checkrutan “Ta ut Moms” är ibockad och 0% moms om checkrutan är urbockad. Viktigt: För artiklar med avvikande momssats måste det korrekta kontot manuellt ändras i Specter.
Bildlänk	Bild	Specter ← Shopify	Länk på bild från Shopify kan skickas till Specter och visas på artikelkort och digital plocklista. OBS! Endast bilder applicerade på varianten i Shopify överförs.
Lagersaldo	Lagersaldo	Specter → Shopify	OBS! Lagerförändringar görs endast i Specter.

För att artiklar ska synkroniseras mellan systemen, måste du se till att:

• I Shopify måste artikeln ha ett SKU och vara aktiv.
• I Specter måste alternativet "Publicera i webshop" vara markerat.

När en artikel skapas i Shopify och synkroniseras till Specter, markeras den automatiskt med "Publicera i webshop".

OBS! Lagersaldot synkas inte automatiskt till Specter när du skapar en ny artikel i Shopify. Detta sker endast vid integrationens initiala start.

Kundorderhantering

Regel för kundmatchning: Kundorderprocessen matchar kunden i Shopify mot befintliga kunder i Specter med hjälp av e-postadressen. Är kunden ny skapas ett kundkort, annars kopplas ordern till det befintliga kundkortet.

Kundinformation	Synkroniseras från Shopify	Anteckningar / Krav
E-postadress	Ja	Krävs för kundmatchning och synkronisering.
För- och Efternamn	Ja
Leveransadress	Ja
Fakturaadress	Ja
Telefonnummer	Ja
Företagsnamn	Ja	Läggs till på adressfältet som "Att:" i Specter.

Endast privatpersoner stöds 

Systemet hanterar och skapar enbart privatpersoner (B2C) som kunder i Specter. Företagskunder (B2B) stöds för närvarande inte i synkroniseringen.

Orderhantering

Orderriktning: Enkelriktad (från Shopify till Specter)

Nya order skapade i Shopify synkroniseras till Specter. Inga orderuppdateringar sker mellan systemen och ordrar som skapas direkt i Specter synkroniseras inte till Shopify.

Orderstatus vid synkronisering

Order från Shopify skickas alltid till Specter med statusarna "Ej levererad" och "Ej fakturerad". Observera att betalstatusen i Shopify (även om ordern är betald, t.ex. via Shopify Pay) inte överförs till Specter.

Fält i Specter	Källa från Shopify	Anteckningar/krav
Kund	Kundinformation	Baseras på matchning (se kundprocessen).
Betalsätt	Betalsätt-identifierare	Identifikationen av betalmetoden.
Referens	Betalningsreferens
Fraktsätt (*)	Fraktsätt	Fraktsättets namn i Shopify måste stämma överens med den "Externa nyckeln" på leveranssättet i Specter. Undantag: Vid fraktsättet "Hämta i butik" ska den externa nyckeln vara namnet på Specter-lagret.
Fraktkostnad	Fraktkostnad	OBS: Läggs som en separat textartikel på orderraden.
Publicerad kommentar	Orderns kommentar
Lager (**)	Plats i Shopify	OBS: Lager avgörs av den första orderraden från denna plats (se multilagerhantering).

Orderrader

Fält i Specter	Information
Artikel	Artikelnummer / SKU (från Shopify)
Antal	Antal beställda enheter
Pris	Försäljningspris per enhet (justerat vid hantering av Bundles)
Valuta	Oavsett valuta i Shopify kommer ordern skapas med valuta SEK. Shopifys egenomvandlade priser i SEK används vid skapandet.

Kundinformation som medföljer ordern

Följande kunddata synkroniseras från Shopify till Specter via ordern:

• Namn (För- och efternamn)
• Leverans- och Fakturaadress
• Land
• Telefonnummer
• Mailadress (Kritiskt för kundmatchning)
   

Stöd för utnyttjande av presentkort saknas i kopplingen för närvarande. En order som delvis betalats med presentkort kommer in med fullt belopp i Specter utan avdrag för den del som betalats med presentkort.

Begränsning av Orderdata

Shopify tillåter hämtning av orderdata upp till 60 dagar som standard. I samband med uppstart görs ansökan automatiskt för att möjliggöra tillgång till äldre orderdata. Ingen kostnad tillförs utan detta är endast Shopifys procedur för utökad tillgång.

Utleverans av Kundorder

När en utleverans slutförs i Specter, uppdateras orderstatusen i Shopify automatiskt till "Distribuerad".

Avbrutna och raderade kundorder

Order som avbryts eller tas bort måste i nuläget hanteras manuellt i både Specter och Shopify.

Returer

För returer där lagersaldot ska återställas, måste du:

1. Lager och Fakturering: Utföra nödvändiga lagerjusteringar eller kreditfakturor i Specter.
2. Återbetalning: Hantera och genomföra själva återbetalningen av pengar i Shopify, förutsatt att den ursprungliga betalmetoden stödjer detta.