Förskottsbetalning i kassan - Specter POS

Denna texten beskriver ett arbetssätt vid förskottsbetalning i Specter POS. Om ni använder den äldre versionen av kassan finns ett alternativt arbetssätt.

Förskottet kan vara helt eller delvis, beroende på er verksamhet. Beroende på om de sålda produkterna är exakt bestämda eller om det är mer flytande vad kunden köper är förskottet momsbelagt eller momsfritt I normalfallet är det moms på förskottet om det är en redan bestämd vara, det är inte oklart vad som ska köpas.

Nedan beskrivs processen med moms på förskott, då detta är det mest förekommande.

Ett arbetssätt där ni enbart jobbar i kassan med betalningarna kan göras som nedan, däremot skapas order för att administrera inköp, förskott med mera.

Förskottsartikel

Skapa en artikel som heter "förskottsbetalning" med t.ex konto 2420 (förskott från kund) som försäljningskonto samt med momssats 25% ( 0% moms påverkar inte arbetssättet, likadant).

Arbetsgång

Beställning
Kunden köper/beställer en artikel. Skapa en kundorder för artikeln, med totalt utpris.
Lägg in en rad med Förskottsartikeln, antal ett, och minusbelopp exklusive moms på överenskommet förskott. På så sätt kan kunden se betalningsplanen på ordererkännandet (enkelt att maila till kunden).



Förskottsbetalning
Via Specter POS förskottsbetalar kunden genom att artikeln Förskottsbetalning säljs, belopp det överenskomna förskottsbeloppet. Här matas belopp inklusive moms in, systemet delar upp beloppen på moms/icke moms.
Betalningen sker genom att artikeln "förskottsbetalning" väljs. I fältet Utökad benämning noteras ordernumret. Förskottsbeloppet på artikeln skrivs in, kunden betalar med lämpligt betalsätt, oftast kort.
Kunden kan kopplas till köpet för historik, även "köpet" av förskottet kan visas.



Leverans och betalning
Vid leverans och kassabetalning sker betalningen på samma sätt för alla order, oavsett förskottsbetalning eller inte, då förskottet redan är avdraget från ordern. Klicka på Hämta order uppe till höger på skärmen. Sök fram ordern, välj Betala order.




Artikellistan i POS fylls med produkterna från ordern. Förskottsraden minskar det återstående beloppet. Observera att Ordern levereras är förkryssat, utleverans av varorna sker.

Betalningen sker genom att betala det återstående beloppet på samma sätt som andra kassaköp.




Det går självklart också för kunden att förskottsbetala hela summan för ordern. Även då skapas ett kvitto på de sålda artiklarna för garantiändamål etc. Arbetsgången är exakt likadan.

Alternativt arbetssätt - Enbart förskott via kassan, slutbetalning via faktura

Vid order som förskottsbetalas på plats med återstående belopp på faktura kan förskott säljas via kassan på samma sätt som ovan. Förskottet dras av via en förskottsartikelrad på ordern.

Skapa order som vanligt, lägg in en rad med Förskottsartikeln, antal ett, och minusbelopp på överenskommet förskott.

Därefter, kunden betalar i förskott i kassan. I kassan sälj artikeln "förskott", precis som ovan. Kunden betalar överenskommet förskottsbelopp. Lägg till ordernummer i Utökad kommentar för historikens skull.

När fakturan skapas kommer systemet att dra av förskottsraden pga minusbeloppet, återstående fakturabelopp är slutbetalningen.

Fram till dess kundfakturan skapas kan ordern ändras.

Skillnaden mellan varianterna är att i ena fallet görs kassabetalning/leverans, i andra fallet görs fakturabetalning/leverans.

Man kan naturligtvis arbeta med båda varianterna, enbart kassabetalning eller kombinerat kassa/faktura.

Ytterligare en variant på förskottshantering är via Orderhanteringens Förskottshantering som ej berör kassan. Se mer här:  Förskott på order, faktura som slutbetalning

Bokföringshändelser

Nedanstående bokföringshändelser sker automatiskt i systemet när försäljning och leverans sker.

Förskottsbetalning
När kunden betalar förskottet bokförs detta mellan förinställt kassakonto debet och 2420 Förskott samt momskonto i kredit.



Slutbetalning
När köpet slutbetalas bokförs förskottsdelen omvänt mot förskottstillfället, både skuld- och momsbelopp.
Betalningen av köpet bokförs på kassakontot i debet, utnyttjande av förskott 2420 samt momsen på detta i debet och försäljningskonto kredit och moms kredit. 

Då kontorörelserna på momskontot nettas i verifikatet bokas moms upp avseende slutbetalningen.
Förskottets moms bokades upp vid förskottsförsäljningen. Summan av dessa är köpets totala moms.



Leverans
Om systemet har FIFO inställt som lagervärderingsmetod kommer de utlevererade artiklarna att kostnadsföras enligt FIFO-värden.