Uppstart Ekonomikoppling - Fortnox

Om man vill koppla sitt Spectersystem till ett bokföringsprogram beställer man först integrationen via någon av Specters säljare ( [e-mail] ) som också kan ge er information om hur ytterligare registrering via Fortnox görs. Kopplingen behöver beställas även från Fortnox.

Efter att kontakt, godkänd offert och beställning via en av våra säljare är gjord, kommer ni få ett välkomstmail från vårt onboarding-team. I detta mail finns även nedan punkter, som listar viktiga saker att tänka på innan integrationen aktiveras, både i Fortnox och i Specter.

Har ni inte angett önskat startdatum i er dialog med våra säljare så kommer även detta att efterfrågas av vårt onboarding-team.

Förutsättningar: 

• Integrationen fungerar enbart med Specters NextGen-version. Mer information om NextGen hittar ni här:
  NextGen - info 
• Med ekonomikopplingen ingår funktionalitet som automatiskt skapar verifikat i Specter för affärshändelser. Dessa synkas direkt till Fortnox och håller din bokföring i Fortnox uppdaterad.

Aktivera koppling i Fortnox

För att vi skall kunna starta er integration behöver ni aktivera kopplingen i Fortnox.
Logga in på ert konto i Fortnox (det konto som skall kopplas till ert Spectersystem) och sök upp Specter-kopplingen under Integrationer.  Välj sedan Specter WMS & POS:

Välj " Aktivera integrationen"

När integrationen är aktiverad kommer ni att få ett bekräftelsemail från vår integrationspartner att allt är klart.

Att tänka på:

Observera att det finns några inställningar som behöver göras i Fortnox före integrationen körs igång:

Om ni kör Specters Direktbokföring:

Inställningar som måste finnas i Fortnox

• Verifikationsserierna måste vara lika i Specter och Fortnox. Det är Specters inställning som bestämmer vilken verifikationsserie som verifikationerna får I Fortnox. Du ställer in det i Specter under bokföring - Verifikationsserier.
  
  
• Eventuella kostnadsställe som används i Specter skall också skapas upp i Fortnox.
  
  
• Om ett verifikat från Specter innehåller ett konto som inte går att matcha mot ett existerande konto i Fortnox,  skapas kontot upp per automatik i Fortnox - Observera, det blir ingen momskod på kontot i Fortnox, vilket ni efterhand får justera själv. 
  
  
• Finns kontot i Fortnox, hämtas kontouppgifterna och används.
• Om man kör Specters journalbokföring måste man, utöver punkterna ovan, dessutom tänka på att allt är journal- och bokfört fram till startdatum.

Skapandedatum styr, inte verifikationsdatum

När kopplingen startas kan Startdatum antingen vara dagens datum eller en bakåtdatering av startdatum, till exempel ett redan passerat månadsskifte. 

Mycket viktigt är att verifikatens skapandedatum styr, inte verifikationsdatum.  Om man exempelvis betalmarkerar en kundfaktura några dagar in på den nya månaden med betaldatum i slutet av föregående månad kommer detta verifikat att exporteras till Fortnox. Dagen för skapandet av verifikatet är efter att kopplingen slagits på. Även om verifikationsdatum ligger före kopplingens startdatum har den skapats efter startdatum och exporteras därmed.

Detta innebär att om bokföring ska flyttas till Fortnox från ett annat bokföringsprogram, till exempel Specter, ska SIE-filen läsas in i Fortnox precis före kopplingens startdatum. Då kommer verifikaten att hamna i rätt ordning och inget dubbelbokas.

Övergången blir alltså direkt, från startdatum görs inga manuella konteringar etc i Specter, utan enbart transaktioner som skapar automatiska verifikat används. Till exempel kundfakturabetalningar hanteras som vanligt i Specter, och de skapade verifikaten förs direkt över till Fortnox.

Månaden före startdatum får med andra ord avslutas och stämmas av i Fortnox.