Specters rapport för OSS-rapportering skall ses som ett verktyg och hjälpmedel för att skapa en rapporteringsfil i det format som Skatteverket kräver för OSS-rapportering enligt Unionsordningen.

För att informationen i filen skall bli korrekt så krävs det att fakturaunderlaget är korrekt i Specter och att du filtrerar bort länder, lager mm. som inte skall rapporteras in till Skatteverket. I slutändan så är det ert ansvar att filen innehåller korrekt information.

Rapporten är till för att redovisa all EU-intern försäljning och faller under Unionsordningen till Skatteverket enligt de krav som Skatteverket ställt upp. För mer info läs på Skatteverkets hemsida.

För att redovisa försäljnings- och momsbelopp till Skatteverket måste man ladda upp en fil till Skatteverkets OSS-tjänst. Du laddar ner denna fil från Specters OSS-rapport vilket beskrivs längre ner i denna text.

För dig som vill veta mer om hur denna fil skall vara utformad för att accepteras av Skatteverket finns en beskrivning av filformatet på Skatteverkets hemsida.

Vad kommer med i rapporten

Rapporten baseras på levererade och fakturerade orderrader med moms (ej bokförda värden i huvudboken). 

Rapporten visar en rad per avsändarland, konsumtionsland, momssats och om det är en vara eller tjänst. 

De fakturarader som ligger till grund för rapporten avser beställningar som levererats från ett EU-land till ett annat EU-land och där mottagarlandet är upplagt som momsland.

Leveranser som påbörjas och avslutas inom samma land kommer inte med. Detta gäller dock inte dropship-ordrar som levereras direkt från leverantör till slutkund i samma land, dessa redovisas då för s.k. “deemed supplier” (faktisk leverantör).

Observera att en slutfaktura avseende en dellevererad order bara kommer att redovisa de fakturarader som är levererade. Orderrader som eventuellt levereras senare kommer inte att redovisas i kommande period då rapporten går på fakturadatum. Med detta som bakgrund är det viktigt att ni levererar och fakturerar de order som skall ingå i perioden.

Textartiklar kommer att redovisas som tjänst i rapporten. Det vill säga att försäljning av varor som inte har egna artiklar kommer att bli textartiklar och därmed redovisas som tjänsteförsäljning.

Om en webbshop sänder in en order med rabatter angivna som textrad med ett negativt belopp innebär detta att rabatten kommer att räknas som tjänst, även om det är rabatt på varor. Därmed blåses varuförsäljningen upp och tjänsteförsäljningen minskas. Om rabatterna överstiger tjänsteförsäljningen kommer summan av tjänsteförsäljningen bli negativ. Detta medför att beloppet inte tas med i OSS-rapporten, då enbart positiva belopp räknas med i rapporteringen enligt Skatteverkets regler.

Om ett sådant fel har uppstått, ta ut OSS-rapporten och justera den manuellt i en texteditor. För framtida rapportering, använd inte textartiklar, utan skapa riktiga rabattartiklar. Kontoinställningar på dessa artiklar ska vara samma som på de rabatterade artiklarna. Med både positiva och negativa belopp avseende varuförsäljning samlat kommer OSS-rapporten direkt att vara korrekt.

Hur sätts avsändarland?

Avsändarland hämtas i normalfallet från det lager som utleveransen gjorts från. Denna uppgift är inte obligatorisk i Specter men måste fyllas i för att rapporten ska bli komplett. 

Fakturarader där avsändarland saknas kommer ändå att visas i rapporten, men visas utan avsändarland. Detta för att uppmärksamma användaren på att det saknas underlag. Lösningen är enkel, komplettera lageruppgifterna i efterhand och ta ut rapporten på nytt.

I de fall som ni är momspliktiga i ett annat EU-land, och levererar från eget lager i det landet till ett annat mottagarland, redovisas avsändarlandet med momsregistreringsnummer, givet att det finns angivet på det specifika momslandet i Specter.

För dropship-ordrar så anges landskoden för det land som är registrerat på leverantören i Specter enligt regelverket för faktisk leverantör (deemed supplier).

Ej lagerförda artiklar, tjänster, avtalsfakturor och fristående kreditfakturor kommer att få det land som ni angivit i Specter under Inställningar / Systeminställningar / Företagsuppgifter som avsändarland. 

Hjälp-ikoner i rapporten

Om man klickar på ögat ute till höger på raden får man upp en ny vy som listar de fakturor som utgör underlaget för den aktuella raden. 

Observera att det är fakturor som har något belopp i raden, vilket innebär att om man säljer både varor och tjänster kommer samma faktura upp i båda visningarna. Fakturabeloppet som visas är totalbeloppet, inte det belopp som avser vara eller tjänst.

Rapporten kontrollerar rapportens underlag, dvs fakturaraderna, mot bokföringen för de omsättnings- och momskonton som angetts för radens momskod. Finns det manuella verifikat för aktuell period visas en varning på raden, då dessa inte är underlag för visat värde i rapporten. Denna varning länkar även till en vy som visar en lista med de aktuella verifikaten som inte ingår i underlaget för raden.

Filter

Eftersom OSS-rapporteringen är valfri och man kan välja att rapportera sin moms direkt till ett lands skattemyndighet finns det möjlighet att filtrera bort enskilda länder (mottagarländer) som då varken kommer med i rapporten eller filen.

Det går även att filtrera bort artikelgrupper vilket kan användas dels för att hantera presentkortsförsäljning som felaktigt belagts med moms men även vissa typer av artiklar som inte omfattas av OSS-reglerna, bl.a. nya fordon och punktbeskattade varor.

Slutligen finns det ett filter på lager vilket kan användas i olika situationer där man vill undanta ett specifikt lager från rapporten, t.ex om man säljer via en marknadsplats.

Valutakurser och omsättning i EUR

Rapportering enligt Unionsordningen skall ske kvartalsvis till Skatteverket. 

Oavsett vilken valuta som som används på kundfakturan, alla belopp skall rapporteras in i Euro (EUR). 

Omräkningen från andra valutor baseras på den valutakurs som anges av Europeiska centralbankens den sista bankdagen i kvartalet/perioden som rapporten avser. Det är därför inte möjligt att ta ut rapporten förrän kvartalet har avslutats.

Länk till Europeiska centralbankens växelkurser:

https://www.ecb.europa.eu/stats/policy_and_exchange_rates/euro_reference_exchange_rates/html/index.en.html

OBS: Eftersom fakturor bokförs fortlöpande under kvartalet, med systemets vid var tid gällande valutakurs, kommer bokföringens belopp inte stämma överens med rapportens belopp som baseras på ECBs valutakurs för den sista dagen i kvartalet. Differensen bokas lämpligen upp som valutadifferens.

Rapporterings fil till Skatteverket

När ni har filtrerat ut rätt rapporteringsunderlag i rapporten så kan ni ta ut en rapporteringsfil som ni kan tanka in i Skatteverkets webbportal.

För att ta ut filen så klickar ni på ikonen med pil på i rapportverktygets huvudment och väljer "Fil till Skatteverket" enligt nedan.

Kontrollera inför OSS-rapportering till Skatteverket

• Har alla lager ett land?
  

• I de länder ni är momsregistrerade, har ni angivit ett momsregistreringsnummer under respektive momsland?
  

• Är allt som skall med i rapporten för perioden fakturerat och levererat?

Det är viktigt att tänka på att ordrar som är fakturerade men inte levererade när rapporten tas ut inte kommer att redovisas alls då rapporten går på både fakturadatum och att de är markerade som levererade. De kommer därför inte med i nästa kvartal heller.

Ordrar som faktureras senare, och som är markerade som levererade, kommer med i nästa kvartal så länge de inte bakdateras till ett tidigare kvartal. Leveransdatum spelar med andra ord ingen roll för rapporten så länge ordern är levererad och fakturerad när rapporten tas ut.

Presentkortsförsäljning inom EU och OSS-rapportering

Om ni säljer presentkort till andra EU-länder så hanteras de per definition som en multifunktionsvoucher. Dvs, försäljningen av presentkort skall vara momsbefriad. Detta för att det är oklart vilken momssats som produkterna man köper har när presentkortet används.

Med andra ord ska inte presentkortsförsäljningen ingå i OSS-rapporteringen.

TIPS: Om ni tidigare har använt moms vid presentkortsförsäljningen, skapa en artikelgrupp som ni döper till tex Presentkort, och lägg till presentkorts-artiklarna till den artikelgruppen. I rapporten kan ni sedan exkludera just den artikelgruppen så att den inte kommer med i OSS-rapporten.

Försäljning av produkter i webshopen med felaktigt angivna momssatser

Har du sålt produkter med felaktigt angivna momssatser i webshopen måste du rätta till dessa felaktigheter manuellt i den fil som du laddar ner från Specter.

Tex, om en artikel har 0% moms kommer den inte med på rapporten. Denna försäljning måste läggas till i rapporten efter att ni har laddat ner filen.

Tex, om en artikel har ett värde större än 0 och som skiljer sig från landets momssatser kommer denna momssats att få en egen rad på rapporten. Då är det viktigt att ta bort dessa rader från den nedladdade filen och lägga till korrekta belopp på rätt rader i filen.