Visa fakturor

Följ

För att få en överblick på vilka utstående fakturor som finns i systemet, klicka på "Fakturor" i vänstermenyn. Standardsökningen görs direkt när vi går in på sidan och det som då listas är de fakturor som står som obetalda/delbetalda i systemet.

 

Standardsökning på fakturor

Längst upp på sidan visas nu flertalet olika sök- och kryssrutor som fylls i beroende på vilket resultat som skall visas. Nedan förklaras vad de olika rutorna har för sökfunktion.

 


Om man klickar på "Faktura nr" så kan man välja vilken typ av nummer man vill söka på. I listan visas vad de olika valen innebär. När man valt så använder man rutan för "Nr" till höger och skriver in det man vill söka på.

Faktura nr Söker på Specters fakturanummer
Order nr Söker på Specters ordernummer
OCR nr Söker på OCR-nummer på fakturan. OBSERVERA att för att OCR-nummer skall skrivas ut på fakturan så krävs det att OCR-nummergeneringen är aktiv under systeminställningarna för ert system.
Kund nr Sök på kundnummer
Betalreferens Söker på betalreferensnummer på order/faktura. Detta kräver ofta en integration mot en av våra partners inom betalsätt dvs. Klarna, DIBS eller Svea samt ett stöd från en webshopspartner att kunna skicka över värdet.
Externt fakturanr Söker på det externa fakturanumret. Detta kräver en integration mot Klarna eller Svea där vi tar emot det fakturanummer som de sätter på sina fakturor. Detta förutsätter att en fakturas reservation aktiverats via Specter.

 

I rutan under "Faktura nr" så kan man välja vilket datum sökningen skall gå efter. Numret man vill söka på anger man i rutan för "Nr". Om man sedan vill söka på fakturan inom ett tidsintervall så gör man det genom att skriva in datum i rutorna "Fr.o.m." och "T.o.m." enligt YY-MM-DD standarden. Man kan också välja datum genom att klicka på ikonen för anslagstavlan till höger om varje fält.
Följande datum finns att söka på i dropdown-menyn.

Fakturadatum Söker på fakturans fakturadatum
Förfallodatum Söker på fakturans förfallodatum. Betalningsvillkor kan anges under systeminställningarna och anges i antal dagar.
Betaldatum Söker på fakturans betaldatum

 

Vidare kan man utöver att söka på nummer söka på kundnamn i rutan för "Kund". Det går givetvis också att söka på kund och datumintervall utan att söka på något nummer.

 

Med hjälp av att kryssa i och ur kryssrutorna till höger så kan man välja vilka fakturatyper och fakturastatusar som skall visas i sökresultatet. Som standard är alla rutorna utom rutan för "Betald" ikryssad vilket också genererar den standardlistning av alla fakturor som är obetalda eller delbetalda oavsett fakturatyp som listning när man klickar in på fakturor i vänstermeny. Kryssrutornas betydelse är enligt nedan beskrivning:

Förskottsfaktura Visar fakturor där man valt att förskottsfakturera ett visst belopp i SEK eller procent. Förskottsfakturan skapas genom att man väljer "Förskottsfaktura" i läget när man skapar en faktura utifrån en order. Se även avsnittet "Skapa faktura".
Slutfaktura Visar fakturor där fakturatypen är slutfaktura. Se avsnittet "Skapa faktura".
Kreditfaktura Visar fakturor där fakturatypen är kreditfaktura. En kreditfaktura kan skapas utifrån en vanlig faktura eller genom ett menyval under Fakturor. Se hjälpavsnitt för "Skapa ny kreditfaktura" där båda metoderna förklaras.
Obetald Visar fakturor som har statusen obetald. Ikonen för denna statusen är ett rött kryss och visas i samband med att ikonerna i fakturaöversikten presenteras här i denna hjälptext.
Delbetald Visar fakturor som har statusen delbetald. Ikonen för denna statusen är en orange fyrkant och visas i samband med att ikonerna i fakturaöversikten presenteras här i denna hjälptext.
Betald Visar fakturor som har statusen betald. Ikonen för denna statusen är en grön bock och visas i samband med att ikonerna i fakturaöversikten presenteras här i denna hjälptext.


Enligt bilden ovan så kan man också välja hur många rader man vill visa per sida vilket innebär hur många fakturor man vill skall visas per sida då en faktura tar upp en rad i visningen. Standardvärdet är 30 rader per sida och som mest kan visningen generera 100 rader per sida.

 

Utökad sökning på fakturor

Förutom standardfälten för att söka under fakturalistningen så kan vi få fram ytterligare fält som kan vara till hjälp när vi söker efter fakturor. För att visa de fälten så klickar man på knappen "Fler sökkriterier" enligt nedan skärmbild.

Nu visas ytterligare fält som gör att man kan förfina sin sökning. I följande skärmbild beskriver vi de nya fälten och vad de används till.

Den dropdownmeny som visas med standardtexten "Fakturaadress" går att förändra till "Leveransadress" istället. I kombination till vad som väljs i den menyn så skriver man in det land man vill söka på i rutan för "Land" och/eller den ort man önskar söka på i fältet för "Ort". Om man valt ex. Leveransadress så är det landet/orten på leveransadressen på fakturor man söker på.

Vad gäller resterande fält i de utökade sökkriterierna så gäller följande:

Pub. kommentar Söker på eventuellt angiven publicerad kommentar på fakturan. Detta kan vara text som hämtats från ordern, som lagt till vid fakturaskapandet och/eller skickats över från webshopen på ordern. Man kan också ställa in en standardtext för "Publicerad kommentar på order" i systeminställningarna och denna text följer sedan med till fakturan om man inte väljer att manuellt ta bort den. Den publicerade kommentaren skrivs ut på fakturan.
Intern kommentar Söker på eventuellt angiven intern kommentar på fakturan. Detta kan vara en text i fältet för intern kommentar som lagts in per order och som sedan följt med till faktura vid fakturaskapandet om man inte manuellt valt att ta bort den. Den interna kommentaren skrivs INTE ut på fakturan. Om man har integration med en partnerwebshopsleverantör så är det vanligt att de skickar med webshopens ordern som intern kommentar.
Betalsätt Flervalsmeny där man väljer bland de betalsätt som finns aktiva för sitt system. Vilka som finns beror på vad man manuellt lagt upp för betalsätt men också på om man köpt integration via oss mot Klarna, DIBS eller Svea. Det kan också vara andra betalsätt som vi lagt upp i uppstarten av systemet. Administrationen över de betalsätt man har i systemet sker under inställningarna för betalsätt.
Valuta Flervalsmeny där man väljer bland de valutor som man har upplagda i sitt system. Administreringen av valutor i systemet sker i inställningarna för valuta.
Kontonr Möjliggör sökning på de bokföringskonto som använts vid kontering av själva fakturan. Vid sökning med kontonr listas endast de fakturor som är journalförda. En sökning per kontonr kan användas tillsammans med valet för (Visa "Aktuell fordran") där man kan välja alternativet (Visa "Kontosumma") och då få upp den summa per faktura som belastat det konto man valt i listan. OBS! Detta kontoval söker inte på de konton som används vid kontering av en betalning på en faktura. För att lägga till/inaktivera konton så går man till inställningarna för kontoplan.
Visa "Aktuell fordran" Flervalsmeny där man väljer vilken summa som skall visas när fakturorna listas efter genomförd sökning.

  • Visa "Aktuell fordran" visar det resterande beloppet på fakturan. Om en faktura ex. delbetalas så minskar den aktuella fordran till det belopp som återstår innan fakturan är fullt betald. Fullt betalda fakturor har därför en aktuell fordran på 0 i listningen.
  • Visa "Summa exkl moms" visar totalsumman på fakturan exklusive moms.
  • Visa "Summa inkl moms" visar totalsumman på fakturan inklusive moms.
  • Visa "Kontosumma" visar totalsumman som belastar det konto man valt i fältet för "Kontonr" som förklaras ovan. Detta val är utgråat och ej valbart om man inte valt ett kontonr i fältet för "Kontonr".
Resultatenhet Flervalsmeny där man väljer om man vill söka på specifik resultatenhet i fakturalistningen. Detta kräver att man har funktionen för resultatenheter aktiverad i sitt system och att resultatenheter finns upplagda och kopplade. För information om hur man sätter upp resultatenheter och vad det är så kan man gå till hjälpavsnittet för resultatenheter.

 

Fakturaöversikt

När man klickar på "Fakturor" i vänstermenyn så listas, som nämnts i början av denna hjälptext, alla obetalda fakturor i systemet med visningen om 30 rader per sida. Tidigare har vi gått igenom de olika sökalternativen och nedan går vi igenom vad ikoner och rubriker i sökresultatet betyder.

Om vi börjar med rubrikerna på de kolumner som visas så kan man välja att sortera listningen på dessa kolumner, flera klick på en rubrik avgör om man sedan skall sortera i stigande eller fallande ordning. I skärmbilden ovan sorterar man efter fakturanumret i fallande ordning, dvs högst nummer överst.

Det nummer som står i kolumnen för faktura är fakturanumret och det nummer som visas i kolumnen för "Underlag" är numret på ordern som fakturan skapats utifrån. Ett undantag är underlaget som visas om man skapar upp en kreditfaktura utifrån en vanliga fakturan med hjälp av ikonen "Skapa kreditfaktura"  då underlaget i de fallen blir originalfakturans nummer. Ett annat scenario är om man använder den övre menyns alternativ för att skapa upp ny kreditfaktura, då visas ett streck (-) som underlag på kreditfakturan.

Datum är det fakturadatum som sätts på fakturan vid skapandet av fakturan utifrån ordern.

Bet-förkortningen i den fjärde kolumnen står för Betalsätt och visar de fyra första tecknen i det namn som är det betalsätt som gäller för fakturan. Namnet på betalsättet går att ändra under inställningar för betalsätt.

I den femte kolumnen så visas kundnamnet på den kund som fakturan är kopplad till. Om man klickar på kundnamnet så kommer man direkt till kundens kundkort.

Vidare så visas rubriken för "Fakturatyp" som visar vilken typ de olika fakturorna har. Utöver de fakturatyper som man kan söka på via kryssrutorna på översta radens sökkriterier så finns även fakturatypen "Samlingsfaktura" som visar att denna faktura är en samlingsfaktura av två eller fler leveranser mot en kund. I dessa fall så visar en hovring med muspekaren över underlagstexten "sam" en lista över vilka ordrar som är inkluderade i samlingsfakturan. Läs mer om samlingsfaktura och hur en sådan skapas under hjälptexten för samlingsfaktura.

Kolumnen för "Aktuell fordran" visar det resterande beloppet på fakturan. Detta är standardvärdet men det går att förändra om man gör en sökning under "Fler sökkriterier" och väljer något av de andra alternativen istället. Beskrivning av de olika alternativen finns längre upp på denna sida där de beskrivs i samband med sökningen.

Den sista kolumnen med rubrik är kolumnen för "Betald". Denna visar olika status i form av ikoner beroende på om fakturan är obetald, delvis betald eller helt betald. Nedan visas de olika ikonerna och dess betydelse. Oavsett vilken betalstatus en faktura har kan man alltid hovra med muspekaren över ikonen för att se totalsumma på fakturan samt en lista över eventuella de inbetalningar som finns. I skärmbilden nedan ser vi läget när man hovrat över ikonen för en delbetald faktura.

Registreringen under "Inbetalningar / Krediteringar" visar att det har registrerats en betalning på 100 SEK och man kan se att totalbeloppet på fakturan är 200 SEK.

Till höger om inbetalningen visas en papperskorgsikon. Klicka på denna för att ta bort betalningen. Om fakturans betalning inte är journalförd eller fler betalningar har registrerats efter den aktuella inbetalningar så är denna ikon utgråad och går ej att klicka på. Om flera inbetalningar finns registrerade och man vill ta bort alla så måste man trycka på papperskorgsikonen i tur och ordning (nerifrån och upp) för att ta bort dem.

Nedan förklaras de olika symbolerna för betalmarkering av en faktura och vad de innebär:

 Ej betald Denna symbol indikerar att fakturan ej är betald. Klicka på den för att registrera en betalning.
 Delbetald Denna symbol indikerar att fakturan är delbetald. Den kan vara delbetald i flera omgångar och man kan hovra med muspekaren över fyrkanten för att se de registrerade betalningarna.
 Betald Denna symbol indikerar att fakturan är fullt betald.



Vad resterande ikoner till höger om varje faktura betyder presenteras nedan:

 Intern kommentar Om pratpubbleikonen syns så indikerar det att det finns en intern kommentar angiven på fakturan. Hovra med muspekaren över pratbubbleikonen för att se vad som står i fältet. Om man vill förändra texten kan man klicka på editera symbolen  som visas bland ikonerna längre till höger. 
 Konteringsinformation Vid hovring med muspekaren över denna ikon så visas konteringsinformationen för fakturan. Kontona som används är de som är inskrivna på artiklarna som finns i artikelregistret och/eller de standardkonton som är satta för systemet om det förekommer så kallade textartiklar på ordern/fakturan. OBSERVERA att om fakturan inte är journalförd så visas alltid standardkontona i konteringsinformationen för fakturan. 
 eller
Visa Klarnas faktura
Denna ikon visas enbart om man har vår integration mot Klarna aktiverad i sitt system vilket är en tilläggstjänst. En utgråad ikon innebär att fakturans aktivering hos Klarna inte blivit godkänd. Om den är grå så skall också ett felmeddelande ha visats när fakturan skapades. Läs mer om hur Klarna-integrationen fungerar här.
 Skapa kreditfaktura Klicka på denna ikon för att skapa en kreditfaktura med förifyllda rader från orginalfakturan. Läs mer i hjälptexten för Skapa kreditfaktura
  Skicka faktura Om vi vill att ett mail med fakturan skall skickas till kunden så klickar vi på denna ikon. Våra e-postmallar innehåller länkar till dokumenten i HTML och PDF-format om man väljer att de skall skickas med. Om mottagaren av mailet klickar på någon av länkarna så visas detta när man hovrar med muspekaren över brev-ikonen. Man kan också se om någon överhuvudtaget har klickat på något av länkarna. Om ikonen visar  så har ingen klickat på någon av länkarna i mailet. Om ikonen visar  så har mailet skickats iväg men ingen har ännu inte klickat på länkarna. Om ikonen visar  så har någon klickat på en eller båda av länkarna i mailet och då ser man också ip-nummer samt tidsstämpel för när den som mottagit mailet klickade på länkarna i mailet.
 Skapa fakturadokument Genom att klicka på denna ikon kan man skicka ut egna fakturadokument. Detta kräver funktionen för dokumenthantering i Specter. Läs mer om hur funktionen för dokumenthantering fungerar i hjälptexten för Allmänt om dokumenthantering.
 PDF-utskrift Om man vill ta fram ett pdf-dokument på fakturan efter det att man skapat den så klickar man på denna ikon.
 Ändra faktura Om man klickar på denna ikon så har man möjlighet att förändra förfallodatum samt ange en intern kommentar på fakturan. Om denna ikon inte visas i ert Spectersystem så kan det det bero på att rättigheten inte är satt på användaren.
 eller 
Ta bort faktura
Genom att klicka på denna ikon tar du bort fakturan. Fakturan kan endast tas bort om den är sist fakturanummerserien. Den får inte vara journalförd, inte vara såld till Klarna eller ha någon registrerad betalning kopplad till sig. Om det finns en betalning på fakturan så kan denna tas bort (se hjälpavsnittet Ångra inbetalning för vad som gäller för att ta bort en registrerad inbetalning) och sedan kan fakturan tas bort såvida ingen av de andra kriterierna för att ej kunna ta bort den uppfylls. Ikonen visas utgråad om den absolut inte går att ta bort och synlig om det finns möjlighet att ta bort den. Man kan dock få ett meddelande om att det inte går att ta bort fakturan även om ikonen lyser med ett fast sken.

 

 

 

Var denna artikel till hjälp?
0 av 1 tyckte detta var till hjälp

Kommentarer