Faktura - sökning och filtrering

Följ

Genom att klicka på "Fakturor" i vänstermenyn kommer man till standardvyn i fakturalistan, vilket ger en översiktsbild över alla obetalda och delbetalda fakturor. Denna lista kan sorteras och filtreras på olika sätt.

Listningen på kolumnerna kan sorteras, flera klick på en rubrik avgör om sorteringen skall ske i stigande eller fallande ordning. Läs mer om fakturavyn, dess ikoner och rubriker här.

Standardvärdet är 30 rader per sida och som mest kan visningen generera 100 rader per sida.

 Standardsökning på fakturor

mceclip0.png

I listan nedan visas vad de olika valen innebär:

Fakturanr
Ordernr
Kundnr
Sökning på Specters fakturanr/ordernr/kundnr. Extra: exakt nummer/börjar på/innehåller - gäller alla sökrutor.
OCR nr OBSERVERA att för att OCR-nummer skall skrivas ut på fakturan så krävs det att OCR-nummergeneringen är aktiv under systeminställningarna för ert system. Extra - se ovan.
Betalreferens Sökning på betalreferensnummer på order/faktura. Detta kräver ofta en integration mot en av våra partners inom betalsätt dvs. Klarna, DIBS, Svea eller Fortus samt ett stöd från en webshopspartner att kunna skicka över värdet. Extra - se ovan.
Externt fakturanr Söker på det externa fakturanumret. Detta kräver en integration mot Klarna eller Svea där vi tar emot det fakturanummer som de sätter på sina fakturor. Detta förutsätter att en fakturas reservation aktiverats via Specter. Extra - se ovan.

 

Tidsintervall anges enligt YY-MM-DD standarden. Man kan också välja datum genom att klicka på ikonen för anslagstavlan till höger om varje fält.
Följande datum finns att söka på i dropdown-menyn. 

mceclip2.pngmceclip1.png

Fakturadatum Söker på fakturans fakturadatum
Förfallodatum Söker på fakturans förfallodatum. Betalningsvillkor kan anges under systeminställningarna och anges i antal dagar.
Betaldatum Söker på fakturans betaldatum

 

Kombinera kryssrutorna med listor i dropdown-menyerna för önskat sökresultat. 

Följande kryssrutor kan klickas i, en eller flera samtidigt:

Förskottsfaktura Visar fakturor där man valt att förskottsfakturera ett visst belopp i SEK eller procent. Förskottsfakturan skapas genom att man väljer "Förskottsfaktura" i läget när man skapar en faktura utifrån en order. Se även avsnittet "Skapa faktura".
Slutfaktura Visar fakturor där fakturatypen är slutfaktura. Se avsnittet "Skapa faktura".
Kreditfaktura Visar fakturor där fakturatypen är kreditfaktura. En kreditfaktura kan skapas utifrån en vanlig faktura eller genom ett menyval under Fakturor. Se hjälpavsnitt för "Skapa ny kreditfaktura" där båda metoderna förklaras.
Obetald Filtrering på obetalda fakturor. Ikonen för denna statusen är ett rött kryss . Klicka på krysset för att registrera en betalning.
Delbetald Filtrering på delbetalda fakturor. Ikonen för denna statusen är en orange fyrkant . Hovra med muspekaren över fyrkanten för att se den registrerade betalningen eller flera betalningar.
Betald Filtrering på betalda fakturor. Ikonen för denna statusen är en grön bock 
Överbetald Filtrering på överbetalda fakturor, orange kryss mceclip3.png

 

Utökad sökning på fakturor - "Fler sökkriterier"

Klickar man på knappen "Fler sökkriterier" , visas det ännu fler filtreringsmöjligheter.

Den dropdownmeny som visas med standardtexten "Fakturaadress" går att förändra till "Leveransadress". Detta kan kombineras med "Land", "Intern kommentar" eller något av de andra i bilden nedan. Istället för det förvalda "Visa aktuell fordran" kan t.ex. "Visa summa exkl moms" väljas, se nedan.

mceclip7.png

För betalsätt Klarna, SVEA, DIBS och Fortus finns ytterligare val: "Aktiverad" och "Ej aktiverad". OBS! Denna visning är kopplad endast för dessa betalsätt.

mceclip6.png

 

Beskrivning av resterande fält i de utökade sökkriterierna:

Pub. kommentar Söker på eventuellt angiven publicerad kommentar på fakturan. Detta kan vara text som hämtats från ordern, som lagt till vid fakturaskapandet och/eller skickats över från webshopen på ordern. Man kan också ställa in en standardtext för "Publicerad kommentar på order" i systeminställningarna och denna text följer sedan med till fakturan om man inte väljer att manuellt ta bort den. Den publicerade kommentaren skrivs ut på fakturan.
Intern kommentar Söker på eventuellt angiven intern kommentar på fakturan. Detta kan vara en text i fältet för intern kommentar som lagts in per order och som sedan följt med till faktura vid fakturaskapandet om man inte manuellt valt att ta bort den. Den interna kommentaren skrivs INTE ut på fakturan. Om man har integration med en partnerwebshopsleverantör så är det vanligt att de skickar med webshopens ordern som intern kommentar.
Betalsätt Flervalsmeny där man väljer bland de betalsätt som finns aktiva för sitt system. Vilka som finns beror på vad man manuellt lagt upp för betalsätt men också på om man köpt integration via oss mot Klarna, DIBS, Svea eller Fortus. För betalsätt Klarna, SVEA, DIBS och Fortus finns ytterligare val: "Aktiverad" och "Ej aktiverad". Det kan också vara andra betalsätt som vi lagt upp i uppstarten av systemet. Administrationen över de betalsätt man har i systemet sker under inställningarna för betalsätt.
Valuta Flervalsmeny där man väljer bland de valutor som man har upplagda i sitt system. Administreringen av valutor i systemet sker i inställningarna för valuta.
Kontonr Möjliggör sökning på de bokföringskonto som använts vid kontering av själva fakturan. Vid sökning med kontonr listas endast de fakturor som är journalförda. En sökning per kontonr kan användas tillsammans med valet för (Visa "Aktuell fordran") där man kan välja alternativet (Visa "Kontosumma") och då få upp den summa per faktura som bokats mot det konto man valt i listan. OBS! Detta kontoval söker inte på de konton som används vid kontering av en betalning på en faktura. För att lägga till/inaktivera konton så går man till inställningarna för kontoplan.
Visa "Aktuell fordran" Flervalsmeny där man väljer vilken summa som skall visas när fakturorna listas efter genomförd sökning.

  • Visa "Aktuell fordran" visar det resterande beloppet på fakturan. Om en faktura ex. delbetalas så minskar den aktuella fordran till det belopp som återstår innan fakturan är fullt betald. Fullt betalda fakturor har därför en aktuell fordran på 0 i listningen.
  • Visa "Summa exkl moms" visar totalsumman på fakturan exklusive moms.
  • Visa "Summa inkl moms" visar totalsumman på fakturan inklusive moms.
  • Visa "Kontosumma" visar totalsumman som belastar det konto man valt i fältet för "Kontonr" som förklaras ovan. Detta val är utgråat och ej valbart om man inte valt ett kontonr i fältet för "Kontonr".
Resultatenhet Flervalsmeny där man väljer om man vill söka på specifik resultatenhet i fakturalistningen. Detta kräver att man har funktionen för resultatenheter aktiverad i sitt system och att resultatenheter finns upplagda och kopplade. För information om hur man sätter upp resultatenheter och vad det är så kan man gå till hjälpavsnittet för resultatenheter.

 

 

Var denna artikel till hjälp?
0 av 1 tyckte detta var till hjälp

Kommentarer