Kreditera ett Klarna-köp

Följ

Kopplingen mellan Specter och Klarna har stöd för kreditering för att underlätta arbetet med returer och undvika arbete i två system. Vid hel- eller delkreditering av ett befintligt Klarna-köp i Specter skickas ett anrop till Klarna. Anropet skapar automatiskt upp motsvarande kreditfaktura/retur i Klarna Online.

Viktigt!
* Gör inga manuella krediteringar i Klarna Online i kombination med automatisk kreditering.
* Utgå från originalfakturan vid kreditering i Specter.
* Se till att alla krediterade artiklar har ett artikelnummer.
* Var vaksam om du har artiklar som har samma artikelnummer men olika pris vid krediteringen.


För att kreditera ett Klarna-köp är det viktigt att utgå från originalfakturan i Specter. För att göra det, sök upp fakturan som skall hel- eller delkrediteras. Till höger visas ikonen för kreditering, klicka på den.

 skapa-kredit.png

Kopplingen för kreditering fungerar enbart för fakturor som sålts till Klarna. När en Specter-faktura som sålts till Klarna krediteras visas Klarna-information i högra hörnet, överst på sidan, i krediteringsvyn (Ny kreditfaktura). Om Klarna-informationen inte visas kommer kreditfakturan inte att skickas till Klarna. De fakturanummer som anges avser den krediterade fakturan.

 

När kreditfakturan skapas i Specter skickas en signal till Klarna för att automatiskt skapa upp motsvarande kreditfaktura/retur i Klarna Online. Om anropet går bra och krediteringen gått igenom hos Klarna så visas Specters kreditfaktura på skärmen.

Om anropet att skapa kreditfakturan av någon anledning inte går igenom hos Klarna så visas istället ett felmeddelande liknande det nedan. OBS! Kreditfakturan har i detta läget ändå skapats i Specter. 

Klarna-error.png

För att gå vidare med kreditfakturan i det fall där ett felmeddelande enligt exemplet ovan visas så tar man bort kreditfakturan som skapats i Specter. När det är gjort så kan man kontakta Klarna med informationen om felkod och meddelande. Det kan även vara bra att då hänvisa till originalfakturan hos Klarna genom att t.ex. uppge Klarnas fakturanummer för fakturan.

Om Klarna hänvisar till att göra ett nytt försök så görs det på samma sätt som tidigare. Om inte så måste fakturan troligtvis krediteras manuellt i Klarna Online och sedan i Specter, precis som innan funktionen för den automatiska krediteringen av klarnafakturor aktiverades. I det fallet kryssar man i rutan för "Nej, genomför ingen kreditering i Klarna." när kreditfakturan skapas.

 

Kreditering av Klarna-köp tillåter följande:

  • Vid kreditering av fakturerade artiklar (befintliga artiklar på originalfakturan) kan endast antalet ändras. Artikelnummer- och rabattfälten är låsta.



  • Artiklar som finns på originalfakturan kan krediteras genom att ange antal som skall krediteras. Om artiklarnas saldo skall föras tillbaka till lagret så kryssas rutan för “Lägg tillbaka krediterade artiklar i lager” i. Om systemet har flera lager kan man via dropdown-menyn välja vilket lager saldot för artiklarna skall föras tillbaka till.



  • Artiklar/rader som finns på originalfakturan och som inte skall krediteras skall tas bort. Detta görs genom att klicka på knappen "Ta bort rad".




  • Nya artiklar kan läggas till. Gäller det en kostnad för kunden, som t.ex. en returfrakt, så skall minus anges framför beloppet i á-pris-fältet.


  • Möjlighet att skapa kreditfaktura i Specter utan att skicka den till Klarna.


    Det kan t.ex. röra sig om att kunden vill byta till en likadan vara, med samma pris fast i en annan färg, vilket innebär att det fakturerade beloppet hos Klarna inte ska förändras. Då går det att göra en kreditering i Specter för att lagerföra den returnerade varan utan att förändra köpet hos Klarna.



Begränsningar vid kreditering av Klarna-köp

  • Kreditera inte manuellt i Klarna Online! För att kopplingen ska fungera ska kreditfakturan först skapas i Specter. Om det först gjorts manuella krediteringar i Klarna Online kan det i vissa fall innebära att ett för stort belopp krediteras och skickas tillbaka till kunden.

 

  • Det totala beloppet på kreditfakturan får inte överstiga det fakturerade beloppet på originalfakturan.

 

  • Artiklar som skall krediteras i Klarna måste ha ett artikelnummer då Klarna använder artikelnumret för att identifiera de varor som skall krediteras.

    - Fullständig kreditering av befintlig originalfaktura som även innehåller textartiklar går bra, inga ändringar får ske.

    - Delkreditering av faktura som innehåller textartiklar utan artikelnummer bör undvikas. Det finns ingen garanti att rätt artikel krediteras i Klarna. 




  • Vid kreditering av artiklar från originalfakturan så kan inte det befintliga priset eller rabatten ändras. Detta beror på att Klarna bara tar emot artikelnummer och antal vid kreditering.


  • Kreditering kan bli felaktig om samma artikelnummer förekommer på flera rader på samma order, oavsett om det avser en artikel i artikelregistret eller en textartikel. Det här gäller när artikelraderna har olika priser eller rabatter.

    Klarna kan inte göra skillnad på de olika artikelraderna när det gäller pris och eventuella rabatter. Skulle en av nedan artikelrader krediteras så är det inte självklart vilken av raderna som kommer krediteras i Klarna Online, ej heller till vilket pris.


             

    Detta beror på att Klarna bara tar emot artikelnummer och antal vid kreditering och således kommer att kreditera det angivna antalet på den första vara den hittar för artikelnumret, oavsett vad den artikeln har för pris osv.

    Fullständig kreditering av befintlig originalfaktura som innehåller flera artiklar med samma artikelnummer går bra.

 

  • För att Klarna-köpet ska krediteras med automatik är det viktigt att utgå från originalfakturan i Specter. Det fungerar alltså inte att skapa en fristående kreditfaktura och välja betalsätt Klarna eller att skapa en order med betalsätt Klarna som har negativt totalbelopp. Ingen av dessa kommer att krediteras med automatik hos Klarna.

 

Byte av en artikel till en annan artikel

Skall en kreditering göras på en artikel och ersättas med en annan artikel med ett lägre pris, är priset detsamma så rekommenderas ett annat scenario längre upp i texten, så skapas en kreditering upp på den berörda fakturan. Spara raden som skall krediteras och lägg till en rad med den nya artikeln och priset. Priset skall läggas med ett minus framför då det skall debiteras i Klarna. 

Det ni inte kan göra är att använda er av "lägg tillbaka krediterade artiklar i lager" då ni även använder er av en artikel som egentligen skall utlevereras. Ni får manuellt justera bägge artiklarna om de skall lagerjusteras på något sätt.

 

Återläsning av Kreditfakturan

En återläsning är en fil från Klarna som automatiskt läses in i Specter och sätter fakturan som betald (en grön bock).

Gällande återläsning och betalmarkering av kreditfakturan finns det två scenarion. 

Det första scenariot gäller om fakturan, som kreditfakturan är skapad från, redan är återläst till Specter. Då behöver ni inte göra någonting utan kreditfakturan betalmarkeras via filen från Klarna som läses in automatiskt från Klarna i ert system.

Det andra scenariot är när debetfakturan inte är återläst. Då får ni boka av fakturorna mot varandra manuellt. 

OBS! Avvakta alltid till återläsningen av den berörda perioden är klar innan du betalar av en faktura med en kreditfaktura. Detta för att kreditförsäljningskostnaden och momsen på kreditförsäljningskostnaden skall registreras korrekt. 

 

 

Var denna artikel till hjälp?
6 av 6 tyckte detta var till hjälp

Kommentarer